لا يزال المكتب اللاورقي يراوغنا

أجرت شركة Adobe ، التي اشترت شركة التوقيع الرقمي Echosign في عام 2011 ، دراسة لمعرفة كيف الأمور تتقدم على الطريق إلى المستقبل الوثائق الرقمية لدينا. تستند الدراسة إلى البيانات التي تم جمعها من استطلاع عبر الإنترنت بين 1051 من مديري الولايات المتحدة الذين يقومون بصياغة أو إرسال أو توقيع العقود والاتفاقيات في الشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة.

التقرير ، "الورقة: الأنواع المهددة بالانقراض؟" يكشف بعض النتائج المثيرة للاهتمام. يعتقد أكثر من نصف المستجيبين ، 51 في المائة ، أن تدفق العمل الرقمي يجعل عملية حفظ الوثائق وإدارتها أسهل ، ويقول 61 في المائة إن العمل يخفض التكاليف من الناحية الرقمية. ما يقرب من الثلث يشعرون أن سير العمل الرقمي يمنحهم ميزة ويساعدهم على كسب الأعمال.

عادلة بما فيه الكفاية. وبالنظر إلى رسم الخرائط من Adobe ، فإن هذه الأرقام تميل في الاتجاه الصحيح ، وإن لم يكن بقوة كما أتوقع بعد عقود من وعد المكتب اللاورقي. ثم نصل إلى العقود. نتائج الاستبيان تقترب بالإجماع تقريباً (98

نتائج المسح الإحصائي لـ Adobe من الدراسة.

في المائة) أن العقود الفعلية أو الوثائق القانونية لا تزال تتم باستخدام الورق - رغم أن ما يقرب من ثلاثة أرباع الناس يعتقدون أن الحياة ستكون أسهل إذا تمت العقود رقميًا.

كمحلل ومستشار حر ، أستطيع أن أؤكد حقيقة أن معظم الشركات لا تزال تعتمد على الورق. لقد كنت على جانبي الفجوة بين الأوراق والرقائق الرقمية ، ويمكنني أن أقول من التجربة أن العقود الرقمية أكثر كفاءة بكثير.) أن العقود الفعلية أو الوثائق القانونية لا تزال تتم باستخدام الورق ، على الرغم من أن ما يقرب من ثلاثة أرباع يفكرون ستكون الحياة أسهل إذا تمت العقود رقميًا.

عادةً ، عندما أوافق على العمل مع عميل ، أقوم بإرسال بعض مسودات اللغة لاستخدامها كعقد. يقوم العميل بعد ذلك بتعبئة أي تفاصيل مفقودة ، ويرسل المستند بشكل عام في شكل ملف PDF. يجب أن أقوم بعد ذلك بطباعة ملف PDF حتى أتمكن من التوقيع عليه ، ومسح المستند الموقّع حتى أتمكن من إعادته إلى العميل. بعد ذلك ، يجب على العميل طباعة نسخته الموقعة ، وتوقيعه بأنفسهم حتى يتمكنوا من مسحه وإرجاع العقد المكتمل لي. إنها عملية شاقة تهدر الورق في كلا الطرفين.

لقد عملت أيضًا مع العملاء الذين يستخدمون أداة توقيع رقمي. تلقيت بريدًا إلكترونيًا يحتوي على رابط "لتسجيل" المستند. لقد وقعت العقد رقميًا ، وانتهينا ونحن على استعداد للقيام بأعمال تجارية. لا ضجة ، لا ضجة ، ولا ورقة مهدرة.

البنوك هي واحدة من أسوأ المخالفين. عندما اشتريت سيارتي ، وعندما اشتريت بيتي كان هناك رزم من الورق المستخدم. حتى أنهم أرادوا استخدام بعض الأشياء القديمة التي تسمى جهاز الفاكس (ابحث عنها على ويكيبيديا). أنا بالأحرف الأولى ووقعت ورقة كافية لإنزال غابة صغيرة فقط لإكمال المعاملات.

مكتب بلا ورق؟ نحن نحرز تقدمًا بطيئًا نحو هذا الهدف ، لكننا بعيدون عن تحقيق حلم الأنبوب الطوباوي.