المراجعة: يقدم Adobe Acrobat XI Pro مفهوم المكتب اللاورقي ، ولكن يسلط الضوء أيضًا على العقبات

بالإضافة إلى كونها عدواً قاتلاً للأشجار ، فإن الورق هو عدو إنتاجية الشركات ، وفقا لأدوبي. يهدف برنامج Adobe Acrobat XI Pro لتنسيق المستندات المحمول الجديد إلى جعل كلا الطرفين صالحًا من خلال تسهيل العمل بدون استخدام الورق. بطبيعة الحال ، ربما تكون كل هذه الأشجار ، ولكن تنفيذ Adobe لسير عمل غير ورقية قد لا يجعل من السهل على الشركات تغيير طرقها.

الواجهة الافتراضية لـ Acrobat XI Pro تبدو بنفس الطريقة التي كانت بها في الإصدار السابق ، على الرغم من أنه يمكنك الآن إنشاء مجموعات الأدوات المخصصة وحفظها وتصديرها وتوزيعها عبر مؤسسة. يمكنك تنزيل مجموعات الأدوات المخصصة التي قام الآخرون بإنشائها أيضًا.

بينما يتوفر إصدار Pro ، الذي يحتوي على كافة ميزات البرنامج ، لكل من Mac و Windows ، يتوفر الإصدار القياسي الذي يفتقر إلى ميزات معينة معينة ، لأنظمة تشغيل Windows فقط.

الرجاء تسجيل الدخول هنا

إن القدرة على توقيع المستندات رقمياً ليست جديدة ، ولكن يمكنك الآن طلب التوقيعات الرقمية وتلقيها وإدارتها باستخدام موقع EchoSign المكتوب حديثًا من Adobe. قم بإنشاء المستند الخاص بك في Acrobat XI Pro ، ثم انقر فوق الزر Sign ثم Send for Signature. يقوم Acrobat XI Pro بتحميل المستند إلى EchoSign.com ومن ثم يوجهك لإتمام المعاملة هناك.

جون هانكوك هنا ، من فضلك: بعد قيام Acrobat XI Pro بإرسال المستند إلى EchoSign ، فقط أدخل المرسل إليه ، اسم المستند ، رسالة ثم انقر فوق إرسال.

يمكنك إرسال حتى خمس وثائق في الشهر مع حساب EchoSign مجاني ، أو يمكنك اختيار أنواع الحسابات التي تسمح لأعداد أكبر من المستخدمين والميزات الإضافية - على سبيل المثال ، العلامة التجارية للشركة على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تكاليف تتراوح من 15 دولارًا في الشهر إلى 400 دولار شهريًا.

إذا كنت قد سجّلت الدخول إلى EchoSign ، فكل ما عليك هو إدخال عنوان البريد الإلكتروني للمستلم ، وتحديد عدد من الخيارات (أرسله إليك بالبريد الإلكتروني أو أرسله بالفاكس إلى أنت) ، وانقر فوق إرسال. يبدأ الآن التتبع والساعة: يرسل الموقع المستند إلى المستلم ورسالة بريد إلكتروني إليك تشير إلى أنه قد تم إرسالها ، ثم يرسل لك رسالة بريد إلكتروني عندما يقوم المستلم إما بتسجيل المستند أو رفضه. لا يحتاج المستلمون إلى امتلاك حسابات EchoSign ؛ عليهم فقط النقر فوق الرابط في البريد الإلكتروني المرسل من قبل النظام. يمكنك أن ترى متى تم إرسال المستندات و متوسط ​​الوقت المستغرق لاستلامها مرة أخرى.

الكثير من اللافتات على الحائط: يعرض لك EchoSign لوحة تحكم حيث توجد الوثائق في عملية التوقيع.

البريد الإلكتروني الذي يقوم النظام يرسل يحتوي على رابط عام ورابط لمستخدمي الجهاز المحمول. لسوء الحظ ، أخذني رابط أجهزة الجوّال إلى صفحة ويب تحتوي على صورة لمستند تم ضغطه كثيرًا لدرجة أنني لم أتمكن من قراءة أي نص أساسي ، سواء على الهاتف الذكي الذي يعمل بنظام التشغيل Android أو على الجهاز اللوحي Google Nexus 7 Android. تحتوي الصفحة أيضًا على روابط سمحت لي بتنزيل ملف PDF الأصلي ، وكان ملف PDF قابلاً للقراءة تمامًا في النسخة المحمولة من Acrobat Reader ، ولكن لم أتمكن من توقيع المستندات الخاصة بي هناك ؛ اضطررت للعودة إلى صفحة الويب لتوقيع المستند. يمكنك تسجيل المستندات وإعادة توجيهها رقميًا في تطبيق Adobe EchoSign للجوال ، ولكنها متاحة فقط لنظام iOS وليس Android.

أنت الآن تغادر Acrobat: بعد أن تقوم بتحميل مستند للتوقيع عليه إلى EchoSign ، يتم الانتهاء من Acrobat XI Pro.

علاوة على ذلك ، لا تحتاج إلى Acrobat XI Pro لاستخدام EchoSign. يمكنك تحميل المستندات التي تم إنشاؤها باستخدام Microsoft Word ، أو الإصدارات القديمة من Acrobat ، أو تطبيقات أخرى إلى موقع EchoSign على الويب. يضيف تكامل Acrobat XI Pro و EchoSign الحد الأدنى من الراحة ؛ لا يمكنك إرسال شيء للتوقيع مباشرة من Acrobat XI Pro.

توقيع حياتي: اكتب اسمك في مربع توقيع EchoSign ، ويقوم الموقع بتحويله إلى نص برمجي جميل.

تشكيل خط هنا

لتعزيز إنشاء نماذج Acrobat ، اتبع Adobe منهجًا مختلفًا. يأتي Acrobat XI Pro مرفقًا بـ FormsCentral ، وهو تطبيق سطح مكتب منفصل يتفاعل مع موقع Adobe FormsCentral.com. FormsCentral.com ليس جديدًا ، ولكن تكامله مع Acrobat XI Pro أو بالأحرى ، تكامله مع تطبيق FormsCentral هو. لطالما كان Acrobat يتمتع بقدرات إنشاء النماذج النجمية ، ولكنها كانت فقط للنماذج داخل ملفات PDF ؛ الآن مع FormsCentral ، يمكنك إنشاء نماذج متطورة يمكن تتبعها تعتمد على الويب.

يمكنك إنشاء نماذج طريقة البقاء القديمة في Acrobat XI Pro-but Adobe لتوجيهك نحو FormsCentral. يمكنك الاختيار من بين 50 نموذجًا للنماذج سابقة التكوين ، أو يمكنك إنشاء واحدة من المحتوى الموجود أو من الصفر. يمكنك تخصيص أي من هذه القوالب ، بالطبع ، وحفظها بنفسك لاستخدامها في المستقبل ، وعندما تنتهي من ذلك ، يمكنك نشرها إما بتنسيق PDF أو كنموذج قائم على الويب.

تم تشكيلها بالكامل: منشئ نماذج FormsCentral سهل الاستخدام ويقوم بإنشاء PDF أو نماذج ويب.

الإصدارات السابقة من Acrobat تسمح لك بإنشاء نماذج تتفاعل مع Acrobat.com لتجميع الردود على النموذج وتجميعها ، ولكن يمكن للنماذج أن تكون ملفات PDF فقط. باستخدام نموذج ويب ، يمكنك الارتباط بنموذجك على FormsCentral.com ، أو يمكنك تضمينه على صفحة الويب الخاصة بك أو على صفحة Facebook. يمكنك ربط حساب PayPal بحيث تقبل الدفع أيضًا.

ولكن الجزء الأكثر إثارة للاهتمام في FormsCentral هو البيانات التي تحصل عليها مرة أخرى. يمكنك فرز نتائج التصفية وترتيبها وإضافة وظائف أساسية تشبه Excel (مثل Sum و Average و Count و Min و Max) ، ومشاهدة تقرير ملخص سريع مكتمل بمخططات الشريطية. يمكنك تصدير بيانات التقديم في Excel أو.csv بحيث يمكنك استيرادها إلى برنامج CRM أو تطبيق آخر. يمكنك جعل الحقول مطلوبة ، كما أتوقع ، وتتطلب أن تكون حقول الإدخال عبارة عن نص أو أرقام أو عملة أو نسب مئوية أو تواريخ أو عناوين بريد إلكتروني ، ولكن ما لم تستخدم القوائم المنسدلة ، لا يمكنك فرض التنسيق (مثل الشرطات بدلاً من بين قوسين في أرقام الهواتف) ، مما يعني أنك قد تحتاج إلى القيام ببعض عمليات تنظيف البيانات قبل استيرادها إلى قاعدة بيانات.

النتائج موجودة في: FormsCentral تمنحك نتائج فورية لعمليات إرسال النماذج.

هناك طرق أخرى لإنتاج وإدارة النماذج المستندة إلى الويب ، ولكن معظمها إن لم يكن جميعها تأتي بسعر. بعض وحدات نظام إدارة محتوى موقع الويب تقدمه ، وبعض خدمات الويب - على سبيل المثال ، Jotform-offer ، أيضًا. يتكلف FormsCentral 15 دولارًا شهريًا للخدمة الأساسية ، والتي تتضمن خمسة نماذج شهريًا و 500 رد كحد أقصى ، أو 144 دولارًا سنويًا لخدمة Plus ، والتي تتيح عددًا غير محدود من النماذج و 5000 رد كحد أقصى لكل نموذج.

ولكن كما هو الحال مع EchoSign ، لا تحتاج إلى Acrobat XI Pro لاستخدام FormsCentral. لهذه المسألة ، لا تحتاج إلى تطبيق FormsCentral سواء ، لأن موقع FormsCentral يبدو ويشبه تمامًا مثل التطبيق.

تحرير ملفات PDF

أعترف بأنني غالباً ما أستخدم إمكانات التحرير في Acrobat لتعديل ملف PDF بدلاً من حفر المستند الأصلي اعتدت على إنشائه. لكن Acrobat XI Pro يتيح إمكانات تحرير أكبر بكثير ، لذا قد لا تحتاج إلى الرجوع إلى تلك الوثائق الأصلية ، حتى بالنسبة إلى التعديلات الهامة.

أسوأ كابوس للمخرج الإبداعي: ​​الآن يمكنك القرد باستخدام نص أو صور PDF دون الحاجة إلى حفر المستند الأصلي.

بالإضافة إلى تحرير النص في السطر ، كما كان بإمكانك من قبل ، الآن ، يمكنك إضافة كتل النص والصور وتحريكها وتغيير حجمها ، ويمكنك تغيير سمات الخطوط. لا يحتوي Acrobat XI Pro على جميع التعديلات النصية الدقيقة في InDesign ، ولكنه يحتوي على تباعد بين الخطين العمودي والأفقي والتباعد بين الحروف الأساسية. يمكنك العثور على نص واستبداله (ولكن التطبيق لن يسمح لك باستبدال كل المثيلات في تدوينة واحدة ؛ يجب النقر فوق استبدال كلما كان ذلك ضروريًا.

في المستندات التي أنشأتها من Word ، بقيت الفقرات معًا ، ولكن في مستند تم إنشاؤه باستخدام Adobe InDesign ، حيث تم النظر إلى العديد من أسطر المستند كعناصر منفصلة في Acrobat XI Pro ، لذلك لإعادة ترتيب الصفحة ، كان عليّ نقل وتغيير حجم كل سطر. علاوة على ذلك ، إذا قمت بنقل صورة أو كتلة نصية إلى موضع حيث يوجد عنصر آخر ، فلن يتحرك العنصر ؛ سوف تتداخل. يحتوي Acrobat XI Pro على أمر ترتيب لإحضار العناصر إلى الأمام أو إرسالها إلى الخلف ، ولكن ليس لها إمكانيات التفاف ، لذلك يجب عليك تغيير حجم النص أو تحريكه بحيث لا يحجب الصورة. لا يوفر Acrobat XI Pro أية إمكانيات تتبع لميزات التحرير الجديدة.

يساعدك "معالج الإجراءات" الجديد على إنشاء مجموعات قياسية من الإعدادات. يمكنك استخدام هذه الإعدادات للعديد من الإعدادات المختلفة في Acrobat ، بما في ذلك الأمان ؛ قم بحفظ الإجراء إلى شريط أدوات الجانب الأيمن لـ Acrobat XI Pro ، ثم في كل مرة تنقر فيها فوق الزر ، يقوم التطبيق بإخطارك من خلال الإعدادات المطلوبة. يمكنك تصدير الإجراءات وتوزيعها على مستوى المؤسسة.

راجع ما تقوم بتنسيق PDF: يعرض مربع Combine Files المجدد في Acrobat XI معاينات مصغر لمستنداتك ويتيح لك تجاهل الصفحات داخل المستند.

دمج Acrobat XI Pro تم تحسين القدرات أيضا. الآن ، لا يمكنك مشاهدة معاينة لمعظم المستندات فقط ، بل يمكنك إعادة ترتيبها في عرض أيقونة قابل للتطوير ، ومعرفة ما تبدو عليه كل صفحة من كل وثيقة ، ويمكنك تعيين صفحات الوثيقة التي تم تضمينها في ملف التصدير النهائي.. يمكنك الآن تحويل ملفات PDF إلى عروض Microsoft PowerPoint قابلة للتحرير.

Bottom line

التقطت معًا ، Adobe Acrobat XI Pro و EchoSign و FormsCentral تتمتع بإمكانيات رائعة ، لكن الروابط الخاصة بـ EchoSign و FormsCentral هي مجرد روابط. هذا هو مدى اندماجهم في Acrobat XI Pro. إنها مكونات منفصلة بأقل تكامل ، وأظن أن التعامل مع ثلاثة مكونات مختلفة سيجعل مفهوم المكتب اللاورقي يبدو جيداً فقط على …