الدليل الكامل لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook 2010

معظمنا ممن يستخدمون خدمات البريد الإلكتروني الشائعة على الويب مثل Gmail و Outlook.com قد لا يقلقهم أبدًا الأرشفة ، نظرًا لأن لدينا غيغابايت من التخزين السحابي تحت تصرفنا. ومع ذلك ، إذا كنت تعمل في مؤسسة ما ، أو لديك حساب بريد إلكتروني تعليمي حيث لديك مساحة خادم محدودة فقط لتخزين رسائل البريد الإلكتروني ، فمن الضروري أرشفتها من وقت لآخر.

سنقوم اليوم بإخبارك بكل ما تحتاج لمعرفته حول أرشفة رسائل البريد الإلكتروني على عميل البريد الإلكتروني لبرنامج Outlook 2010 ، والذي يمكن تنفيذه بسهولة على إصداراته الأخرى أيضًا.

لذلك دعونا نبدأ بإنشاء أرشيف للبريد الإلكتروني على Outlook 2010.

إنشاء ملف الأرشيف

أول شيء عليك القيام به هو إنشاء ملف أرشيف جديد والذي سيخزن جميع رسائل البريد الإلكتروني محليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لإنشائه ، انقر فوق القائمة "ملف" في Outlook 2010 وحدد خيار " أدوات التنظيف". لا تقلق ، لن نقوم بحذف أي من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

في أدوات التنظيف ، سترى خيارًا يسمى الأرشفة. انقر عليها لفتح نافذة إنشاء أرشيف. في النافذة ، حدد المجلدات التي تريد أرشفتها. يمكنك أيضًا تحديد البريد الوارد بأكمله إذا كنت ترغب في ذلك. لتضمين رسائل البريد الإلكتروني القديمة في وقت إنشاء الأرشيف مباشرةً ، حدد نطاق التاريخ المقابل.

أخيرًا ، حدد الموقع الذي ترغب في أرشفة الملفات إليه وانقر فوق الزر "موافق". يمكنك أيضًا تحديد محرك الأقراص المشترك إذا تم تعيينه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. سيقوم Outlook بإنشاء ملف PST لحفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني كأرشيف على نظامك.

بمجرد إنشاء الأرشيف ، سترى قسم الأرشيف أسفل مجلدات صندوق البريد في الجزء الأيمن. قد يستغرق الأرشفة الأولية بعض الوقت حسب عدد رسائل البريد الإلكتروني التي قمت بتضمينها في الأرشيف.

ستتضمن رسائل البريد الإلكتروني المؤرشفة نفس بنية صندوق البريد الخاص بك على الإنترنت ، مع كل المجلدات والمجلدات الفرعية. إذا قمت بتحديد مجلدات محددة فقط لأرشفتها ، فستتضمن تلقائيًا جميع المجلدات الفرعية.

نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى الأرشيف

يمكنك نقل رسالة بريد إلكتروني للأرشفة عن طريق إسقاطها في قسم الأرشيف في الشريط الأيمن. لنقل رسائل البريد الإلكتروني الجماعية ، حدد الرسائل التي تريد نقلها وانقر عليها بزر الماوس الأيمن لفتح قائمة السياق. هنا ، حدد مجلدات الأرشفة أسفل قسم المجلد وانقر على "موافق" لنقل رسائل البريد الإلكتروني.

يمكنك أيضًا إنشاء إعدادات الأرشفة التلقائية لرسائل البريد الإلكتروني. إذا كنت ترغب في إنشاء الأرشفة التلقائية لمجلد معين فقط في صندوق البريد الخاص بك ، انقر بزر الماوس الأيمن على المجلد وحدد خصائص.

انتقل هنا إلى الأرشفة التلقائية وحدد الإعدادات التي تناسبك. لتطبيق قاعدة الأرشفة التلقائية على صندوق البريد بأكمله ، افتح خيار Outlook من القائمة وحدد الإعدادات المتقدمة.

انقر هنا على إعدادات الأرشفة التلقائية وقم بإنشاء قواعد لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني في صندوق البريد الخاص بك تلقائيًا.

نقل ملف الأرشيف

في بعض الأحيان ، تحتاج إلى التبديل من كمبيوتر إلى آخر (الترقية من كمبيوتر قديم) أو قد تنفد المساحة على محرك الأقراص المشترك للمؤسسة. في هذه الظروف ، سيتعين عليك نقل ملفات الأرشيف الخاصة بك وربطها مرة أخرى بـ Outlook. لذلك دعونا نرى كيف يمكن القيام بذلك.

قم بفك الارتباط ونقل ملف الأرشيف

قبل نقل ملف الأرشيف ، نحتاج إلى إزالة الرابط من Outlook. للقيام بذلك ، افتح قائمة "ملف" وحدد الخيار " إعدادات الحساب".

في إعدادات الحساب ، انتقل إلى قسم ملفات البيانات وسترى ملف الأرشيف الذي كنت تحتفظ به على النظام الحالي.

كل ما عليك فعله الآن هو تحديد ملف الأرشيف والنقر فوق الزر " إزالة". لا تقلق ، لن تقوم بحذف ملف الأرشيف ، لكنك ستحذف الرابط الخاص به فقط داخل Outlook.

الآن قم بنقل الملف إلى الموقع الجديد باستخدام أي من محركات التخزين لديك.

ربط ملف الأرشيف

لربط ملف الأرشيف بـ Outlook ، افتح قسم "ملف البيانات" مرة أخرى من إعدادات الحساب في Outlook وانقر على زر "إضافة". الآن قم باستيراد ملف PST الخاص بالأرشيف الذي قمت بنسخه احتياطيًا وافتح رسائل البريد الإلكتروني من قسم الأرشيف.

ضغط ملف الأرشيف

إذا كنت تقوم بحفظ ملف الأرشيف على القرص الثابت المحلي ، فربما لا داعي للقلق بشأن حجم ملف الأرشيف ، ولكن إذا كان محرك أقراص مشتركًا في مؤسسة أو حسابًا سحابيًا لديك مساحة تخزين محدودة سيكون ضغط ملف الأرشيف لحفظ التخزين هو الشيء الحكيم الذي يجب القيام به.

لضغط حجم الأرشيف ، انقر بزر الماوس الأيمن على قسم الأرشفة في الجزء الأيسر وحدد خصائص ملف البيانات. انقر هنا على الزر "خيارات متقدمة" لفتح ملف بيانات Outlook. كل ما عليك فعله الآن هو النقر فوق الزر " ضغط الآن" لتقليل حجم ملف الأرشيف.

استنتاج

لذلك كان كل ما يحتاج المرء إلى معرفته عن أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook 2010 وأنا متأكد من أنه يمكنك استخدام هذه الخطوات في Outlook 2013 أيضًا. إذا كانت لديك أي شكوك إضافية حول أرشفة رسائل البريد الإلكتروني ، فما عليك سوى إسقاط تعليق وسنكون سعداء بمساعدتك.