كن مستخدمًا قويًا لـ QuickBooks في 11 خطوة بسيطة

هناك سبب يظل QuickBooks أشهر برامج محاسبة الأعمال الصغيرة. أمضى Intuit 13 عاما شحذ معالمها ، بعد كل شيء. نظرًا لأن هناك إصدارًا جديدًا كل عام ، قد لا تكون قادرًا على سرعة كل ما يمكنك القيام به لجعل QuickBooks أسهل وأسرع في الاستخدام.

سواء كنت تبني تقارير أو تبحث عن اختصارات لاستدعاء المعلومات الأساسية ، فإن هذه النصائح سيوفر لك الوقت وضربات المفاتيح. يتم تمييز كل تلميح بسنة الإصدار QuickBooks التي ظهرت فيها لأول مرة ، والعودة إلى QuickBooks 2010. أي شيء أقدم يتم عرضه ببساطة كـ pre-2010.

Make QuickBooks follow your preferences

QuickBooks تقدم عددًا كبيرًا من الخيارات في نافذة التفضيلات الخاصة به ، والتي يمكنك الوصول إليها من قائمة "تحرير". لكل عنصر تفضيل ، يمكنك الحصول على علامات تبويب للخيارات الشخصية وخيارات الشركة. تنطبق الخيارات الشخصية على المستخدم الحالي فقط ، بينما تظهر خيارات الشركة لجميع المستخدمين. من المفيد النقر على علامتي التبويب لرؤية جميع خيارات التخصيص الخاصة بك.

1. اختر سطح المكتب (QB2010)

عرض سطح المكتب

يظهر مخطط التدفق الافتراضي الذي يظهر عند إطلاق إصدار جديد من QuickBooks لأول مرة كأنه شيء من فئة محاسبة ، ولكن لحسن الحظ لا تلتصق به. في تفضيلات ، عرض سطح المكتب ، يمكنك اختيار شاشة بدء تشغيل أخرى ، مثل الشائع لقطة الشركة ، بالانتقال إلى النافذة التي تفضلها ثم النقر فوق حفظ زر راديو سطح المكتب الحالي. أو بدلاً من ذلك ، يمكنك جعل QuickBooks ببساطة حفظ النوافذ التي تعمل بها عند إغلاقها بالنقر فوق Save عند إغلاق الشركة. في هذه النافذة نفسها ، يمكنك أيضًا الاختيار بين الخيار الافتراضي أو الاحتفاظ بنوافذ متعددة عند العمل أو الخيار الوحيد في وقت معين (عند فتح نافذة ، يتم إغلاق النافذة السابقة تلقائيًا).

2. تسريع عمليات البحث (QB2012)

تتيح لك ميزة البحث

البحث في QuickBooks البحث عن العناصر في ملف شركتك أو ملفات المساعدة الخاصة بالبرنامج. بشكل افتراضي ، يظهر حقل البحث في شريط الرموز العلوي (يتم استدعائه في عرض ، ثم شريط الرموز أعلى ، ولكن تحت تفضيلات ، البحث يمكنك إزالة ذلك ، وأيضا تحديد ما إذا كنت تريد شركة أو ملف البحث في ملف. (بشكل افتراضي ، تتيح لك QuickBooks الاختيار من قائمة منسدلة أسفل البحث الذي تم حفظه في كل مرة تبدأ فيها عملية بحث.) في علامة تبويب الشركة ، يمكنك أيضًا تحديد عدد المرات التي يجب فيها على QuickBooks فهرسة ملف شركتك بحيث تعكس عمليات البحث الإدخالات الحديثة. توصي QuickBooks بالفهرسة في فواصل زمنية مدتها 30 دقيقة ، ولكن بما أن الفهرسة قد تبطئ البرنامج ، فقد ترغب في اختيار امتدادات أطول. عندما تحتاج إلى العثور على معاملة حديثة ، يمكنك دائمًا النقر فوق الزر "التحديث الآن" في هذه النافذة.

3. البحث عن الرسائل القديمة (قبل QB2010)

يحتوي QuickBooks افتراضيًا على مجموعة من التذكيرات التي يمكنك إيقافها عن طريق تحديد مربع do-not-show-this-message-again في الرسالة. ولكن إذا كنت ترغب في إعادتها ، فانتقل إلى نافذة التفضيلات العامة وانقر على مربع "استعادة جميع الرسائل لمرة واحدة". هنا يمكنك أيضًا استخدام QuickBooks باستخدام مفتاح Enter للجدولة بين الحقول ، أو إظهار (أو منع) النص المقطوع في تلميحات الأدوات ، الاختيار بين استخدام تاريخ اليوم وتاريخ آخر معاملة للمعاملات الجديدة ، وأكثر من ذلك بكثير. تمنحك إصدارات 2012 والإصدارات الأحدث خيار تشغيل QuickBooks في الخلفية لتسريع إطلاقه.

العمل بشكل أفضل مع البيانات والتقارير

4. إضافة أو تحرير إدخالات قائمة متعددة (QB2011)

إدخالات قائمة متعددة

لنفترض أنك بحاجة إلى تحديث قائمة QuickBooks وأي شيء من العملاء والباعة إلى الخدمات والأجزاء. يوفر إضافة / تحرير إدخالات متعددة أسفل عنصر القائمة "قوائم" العديد من الطرق المفيدة للقيام بذلك. من خلال عرض بيانات القائمة في تنسيق شبكة تشبه جداول البيانات ، فإنه يسمح لك بإدراج أو إزالة أو تحريك الأعمدة ولصق خلايا Excel المنسوخة ، بالإضافة إلى كتابة إدخالات جديدة. A سيؤدي الأمر "نسخ أسفل" الذي يظهر عند النقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية إلى ملء باقي العمود بمحتويات الخلية. ومع ذلك ، استخدم بعناية لأنها ستستبدل أي محتويات سابقة.

5. تعديل تقرير قبل تشغيله (قبل QB2010)

تعديل تقرير

يجعل QuickBooks تقارير tweaking سهلة جدًا ، ولكن لا يلزمك الانتظار حتى يتم فتح التقرير قبل إجراء التغييرات. انتقل إلى التفضيلات والتقارير ، وتحقق من مطالبتك بتعديل خيارات التقرير قبل فتح التقرير. من الآن فصاعدًا ، عند اختيار تقرير ، ستحصل على نافذة بها خياراتها قبل تشغيل التقرير الفعلي. إذا كانت مجموعات البيانات الخاصة بك كبيرة ، فيمكن أن يكون هذا موفرًا زمنيًا حقيقيًا.

6. تقارير التحديث التلقائي في Excel (QB2012)

تحديث التقارير تلقائيًا.

يفضل العديد من مستخدمي QuickBooks تصدير بيانات التقرير إلى جدول بيانات Excel ، حيث يمكنهم عمل تعديلات تتراوح من تغييرات التنسيق إلى إضافة الصيغ. جعلت QuickBooks منذ بعض الوقت إنشاء جدول البيانات السهل عن طريق وضع زر Excel في الجزء العلوي من التقارير ، مما يؤدي إلى نافذة مع خيارات التصدير. يمكنك أيضًا تعيين بعض خيارات Excel قبل تصدير البيانات بالنقر فوق الزر "خيارات متقدمة".

المشكلة في هذا الإصدار في الإصدارات السابقة هي أن تحديث جدول البيانات المعدّل ببيانات جديدة من QuickBooks قد يكون فوضويًا. على سبيل المثال ، لم يتم تطبيق تغييرات التنسيق على البيانات الجديدة. قامت طبعة 2012 من QuickBooks بترقية وظيفة تصدير Excel لمعالجة بعض هذه المشكلات على الأقل. بمجرد إنشاء مصنف Excel مع بيانات تم تصديرها ، يقوم QuickBooks بإنشاء عنصر قائمة في Excel يتيح لك تحديث جدول البيانات دون تشغيل QuickBooks.

لا تزال العملية غير مثالية: حتى يضيف QuickBooks ورقة في مصنفات Excel التي تم إنشاؤها باستخدام ميزة التصدير لشرح بعض من قيودها. ومع ذلك ، يمكن أن يجعل الحياة أسهل إذا كنت ترغب في تدليك بيانات QuickBooks في Excel.

البحث عن الاختصارات وتخصيصات القائمة

7. تشغيل المفضلة (QB2011)

يحتوي QuickBooks على العديد من التقارير القياسية التي قد تؤدي إلى العثور على تلك التي تستخدمها بانتظام من قوائمها. يمكنك تجنب تصفح القائمة عن طريق تعيين التقارير على أنها أصداء من خلال النقر على رمز القلب أسفل أي تقرير قياسي أو حفظ أو المساهمة في مركز التقارير. بعد ذلك ، ستظهر في علامة التبويب "المفضلة" في "مركز التقارير" ، كما يوجد أمر "تشغيل التقارير المفضلة" حتى يتم تحديث كل تلك التقارير بنقرة واحدة.

8. تخصيص شريط الرموز (قبل QB2010)

لا تأخذ فقط شريط الأيقونات لأنه يأتي!

يتم تحميل واجهة QuickBooks القياسية مع الرموز إلى العناصر التي قد لا تحتاج إليها ، وأحيانًا ما تريدها. يمكنك جعل شريط الرموز أكثر ملاءمة للطريقة التي تستخدم بها QuickBooks عن طريق إضافة أو إزالة الرموز في نافذة شريط تخصيص الرمز باختيار عرض ، ثم شريط الرموز تخصيص. أو ، قم بإنشاء رموز جديدة بالنقر فوق الزر متقدم في تلك النافذة.

9. معلومات المنتج QuickBooks (قبل QB2010)

يوفر إطار معلومات المنتج QuickBooks ثروة من الإحصائيات والتفاصيل الأخرى التي قد تحتاجها للدعم الفني أو مشكلات أخرى. من بين أشياء أخرى ، يمكنك معرفة متى قمت بتثبيت نسختك ، رقم الإصدار الدقيق ، معلومات الترخيص ، تفاصيل حول عدد المستخدمين وعناصر القائمة ، وأكثر من ذلك بكثير. قم بالوصول إليه عن طريق الضغط على مفتاح F2 على كمبيوتر يعمل بنظام Windows.

10. حاسبة منبثقة (قبل QB2010)

آلة حاسبة منبثقة

إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض العمليات الحسابية السريعة أثناء إنشاء تقدير أو أمر مبيعات أو فاتورة ، فلا داعي للخروج من نموذج QuickBooks. عند وضع المؤشر على أي حقل بالدولار ، انقر ببساطة على أحد مفاتيح + أو - أو * أو / (للإضافة ، الطرح أو الضرب أو القسمة) ، وستظهر نافذة حاسبة صغيرة.

11. الكثير من اختصارات لوحة المفاتيح (قبل QB2010) : الأشخاص الذين يفضلون اختصارات لوحة المفاتيح للنقر حول القوائم والنوافذ الرسومية لديهم الكثير من الخيارات في QuickBooks ، يعود العديد منها إلى أصول DOS الخاصة به. على سبيل المثال ، يستدعي CTRL-F نافذة البحث التفصيلية لتتبع معاملات معينة ؛ CTRL-R ينتج السجل المرتبط بالمعاملة الحالية. هناك أيضًا أطنان من الاختصارات الحساسة للسياق والتي لا تنطبق إلا على أنواع بيانات محددة - على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في حقل تاريخ ، فإن ضرب Y يغير التاريخ إلى اليوم الأول من السنة الحالية. للاطلاع على قوائم كاملة باختصارات لوحة المفاتيح ، ابدأ بالانتقال إلى صفحة مساعدة QuickBooks حول هذا الموضوع. من هناك ، يمكنك الوصول إلى القوائم لجميع فئات الاختصارات: عام ، التواريخ ، التحرير ، تعليمات Windows ، الأنشطة ، والانتقال حول نافذة.