استخدام القواعد لتنظيم البريد الإلكتروني تلقائيًا

مع خيارات قليلة ، تقوم قواعد بريد Outlook تلقائيًا بفرز الرسائل الواردة في سلسلة من المجلدات. تنتقل الرسائل من محرر معين حول موضوع معين إلى مجلد واحد. ينتقل البريد الذي يحتوي على مرفقات من المحتمل أن تكون غير مرغوب فيها إلى مجلد غير هام. تدخل الرسائل ذات الأولوية العالية من الأشخاص الذين يحترمون تلك العلامة في مجلد ثالث. هذه ليست سوى عدة طرق لفرز البريد للحفاظ على الأعمال تتحرك.

دعونا نبحث عن رسائل من شخص معين حول موضوع معين. قبل إنشاء القاعدة ، أضف مجلدًا جديدًا إذا لزم الأمر. اختر ملف ، جديد ، مجلد ، اكتب اسمًا ، وانقر فوق موافق. إذا كنت تستخدم خادم IMAP وترغب في مزامنة المجلدات عبر أجهزة مختلفة ، فقم أولاً بتمييز حساب البريد هذا في المنطقة السفلية.

داخل الإطار الرئيسي في Outlook ، اختر أدوات ، القواعد والتنبيهات. انقر فوق قاعدة جديدة. من المحتمل أن ترغب في اختيار أحد خيارات Stay Organized ؛ تعتمد قواعدي في الغالب على الخيار الأول ، نقل الرسالة من شخص إلى مجلد. انقر فوق التالي.

انقر فوق مربع الاختيار الأول ، من الأشخاص أو قائمة التوزيع. ضع علامة على خانة الاختيار التي تقول بكلمات محددة في الموضوع أو النص الأساسي. في الجزء السفلي من النافذة ، انقر فوق الزر الأزرق الأشخاص أو قائمة التوزيع ، وحدد جهة اتصال ، وانقر فوق موافق. انقر فوق كلمات معينة ، وأضف كلمة أو عبارة شائعة الاستخدام ، مثل "التقرير الأسبوعي" ، وانقر فوق إضافة و موافق. انقر فوق المحدد ، واختر مجلدًا ، ثم انقر فوق موافق. انقر فوق التالي مرتين.

تتيح لك نافذة الاستثناءات إضافة البحث القديم "وليس النمط" ، مع استخدام حق النقض ضد القواعد المسبقة إذا تم تشغيل أحد هذه القواعد. لا أحتاج إلى هذه القواعد لهذه القائمة البسيطة ، لكنني سأستخدم نظام فرز آخر في وقت لاحق. انقر فوق التالي. أدخل اسمًا للقاعدة ، وانقر فوق إنهاء.

يعجبني إضافة بعض الشروط الإضافية لقواعد أخرى ، مثل الفرز للمجلد ذي الأولوية العليا الذي تم الإبلاغ عنه. يستخدم الكثير من الأشخاص علامة البريد ذات الأولوية العالية لمجرد نزوة. لتكوين قاعدة تقوم بفرز هذه الرسائل في مجلد معين ، حدد المربع المحدد على أنه أهمية ، واضبط ذلك على عالي. اختر المرسل في دفتر العناوين المحدد ، واختر جهات اتصال Outlook الخاصة بك بحيث لا يؤدي البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه أو البريد غير المرغوب فيه إلى تشغيل القاعدة. في شاشة الاستثناءات ، استخدم الخيار باستثناء ما إذا كان من الأشخاص أو قائمة التوزيع لأخذ جهات الاتصال التي تظهر المشغِّل خارج القاعدة.

اختبر طرقًا لطبقة هذه القواعد للمساعدة في مسح فوضى البريد الوارد والعمل بكفاءة. في كل مرة تصل فيها رسالة ، سيتم تسديد الدفعات مقابل الوقت المستغرق في إنشاء القواعد.