المشاركة والتعاون مع Microsoft Office Web Apps

لقد بدأت Microsoft تشغيل "معاينة تقنية" لـ Office Web Apps ، وقمت باختبار الأدوات لمعرفة ما لقد حان مايكروسوفت مع. تتمثل إحدى المزايا الأساسية للعمل مع تطبيقات Microsoft Office في السحابة في القدرة على الوصول إلى المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية والدفترية والعمل معها من أي جهاز كمبيوتر مُمكّن من الويب ، من أي مكان في العالم. طالما قمت بتخزين ملفاتك على SkyDrive ، يمكنك السفر بدون كمبيوتر محمول ولا يزال لديك إمكانية الوصول إلى بياناتك.

يتيح لك خيار المزيد اختيار النسخ ، أو إعادة التسمية ، أو المشاركة.

ميزة أكبر للعمل عبر السحاب ، يمكنك مشاركة الملفات والتعاون مع أي شخص آخر في العالم. بعد كل شيء ، الويب هي السحابة ، والويب هي منصة لتبادل المعلومات - بشكل عام في شكل صفحات ويب.

حقيقة أن الملفات والبيانات موجودة في السحابة بدلاً من داخل شبكة معزولة أو على القرص الصلب المحلي للمستخدم تعني أنه يمكن لأي شخص مشاركة الملفات والوصول إليها.

[اقرأ المزيد: أفضل خدمات البث التلفزيوني]

يشبه الهيكل الافتراضي للمجلدات في SkyDrive ما يشاهده المستخدمون في Windows Vista و Windows 7. يمكنك الحصول على مجلد "المستندات" ، والذي من شأنه أن يحتفظ بمعظم بياناتك ظاهريًا ، جنبًا إلى جنب مع المجلد العام ، حيث تقوم بتخزين الملفات التي تريد مشاركتها.

يمكنك النقر فوق إرسل رابط أو نسخ التعليمة البرمجية لتضمين الملف في صفحة ويب.

بشكل افتراضي ، يسمح المجلد العام للجميع بمشاهدة الملفات ولكنه يقيد المستخدمين من تعديل أو حذف الملفات. لأنه المجلد العمومي ، لا يمكنك تعديل هذه الأذونات.

يمكنك مشاركة ملف في المجلد العمومي بتحديد الملف ثم النقر فوق المزيد لإنتاج قائمة منسدلة بنسخ ، إعادة تسمية أو خيارات المشاركة. عند تحديد "مشاركة" ، يمكنك اختيار إما إرسال ارتباط دعوة بالبريد الإلكتروني لمستخدمين محددين أو تضمين تعليمات برمجية في صفحة ويب تعرض الملف المشترك.

إذا قررت إرسال ارتباط عبر البريد الإلكتروني ، فيمكنك حدد من جهات الاتصال المرتبطة بحسابك في Windows Live أو أضف عناوين بريد إلكتروني يدويًا. تتضمن رسالة البريد الإلكتروني المرسلة إلى المستخدمين المعينين رابطًا لهم لعرض الملف.

اختيار 'Select People' يمنحك مجموعة من الخيارات لتعيين الوصول.

استخدام شفرة HTML لتضمين الملف في سيعرض موقع ويب رمزًا للملف على صفحة الويب ، والذي يمكن للمستخدمين النقر عليه للوصول إلى الملف من موقعه في المجلد SkyDrive Public. إحدى ميزات تضمين البيانات مثل هذه هي إمكانية تعديل الملف أو تحديثه ، وسيشاهد زوار موقع الويب دائمًا الإصدار الحالي.

بالنسبة لمجلد "المستندات" ، أو أي مجلدات تقوم بإنشائها ، يمكنك تخصيص الوصول من خلال الخيارات المسماة Just Me و Everyone و My Network (والتي تتضمن كل جهة اتصال لديك في Windows Live) أو Select People. إذا اخترت Select People ، فسترى عندئذ مجموعة أوسع من الخيارات ، بما في ذلك القدرة على تعيين الوصول استنادًا إلى المجموعات التي قمت بإنشائها داخل جهات الاتصال الخاصة بك ، أو القدرة على إضافة مستخدمين في كل مرة عن طريق كتابة عنوان بريدهم الإلكتروني. لاحظ أنه يجب إقران عنوان البريد الإلكتروني المعني بحساب Windows Live ليتمكن المستخدم من الوصول إلى البيانات.

سوف يتلقى المستخدمون الذين منحهم حق الوصول إلى المجلدات على SkyDrive دعوة عبر البريد الإلكتروني مثل هذه الرسالة

لكل مجموعة أو فرد تحدده ، يمكنك السماح لهم فقط بعرض الملفات ، أو يمكنك منح وصول أكثر قوة مثل إمكانية إضافة الملفات وتعديلها وحذفها. يمكنك الحصول على دعوة بالبريد الإلكتروني تم إرسالها إلى أولئك الذين تم تعيينهم بإمكانية الوصول.

إن إمكانية الوصول إلى الملفات في السحابة ومشاركة ذلك الوصول مع الآخرين ليست جديدة: هذه الميزات هي وظيفة لـ SkyDrive وهي متوفرة لبعض زمن. لكن الجديد هو أن المستخدمين سيتمكنون من عرض الملفات بغض النظر عما إذا كانت لديهم تطبيقات Microsoft Office المرتبطة بها ، وسيتم عرض كل ملف تمامًا كما سيرى المستخدم إذا كان يفتح الملف في تطبيقه الأصلي.

حيث يقوم Office Web Apps بالفعل بتغيير المشاركة والتعاون في قدرة العديد من المستخدمين على الوصول إلى نفس الملف والعمل معه في نفس الوقت في Excel أو OneNote. تطبيق OneNote غير متاح بعد في المعاينة الفنية ، لكنني تمكنت من العمل مع ميزة التعاون في الوقت الفعلي في Excel.

المحرر (الشخص الذي كنت أشارك الملف معه) وتمكنت من الوصول إلى جداول البيانات إكسل في وقت واحد. قام كل منا بتحرير الحقول ويمكنه رؤية ما كان يكتبه الشخص الآخر في الوقت الفعلي. إن القدرة على العمل باستخدام جداول بيانات Excel و دفاتر ملاحظات OneNote بهذه الطريقة - التعاون مع الزملاء أو العملاء في الوقت الفعلي عبر السحابة - هي قوة معززة للإنتاجية.

لم يكن العمل من خلال الأذونات ومنح حق الوصول إلى المشاركين دعوة كما بديهية أو سهلة الاستخدام كما أود. ولكن في النهاية ، ليست القدرة على مشاركة البيانات في السحابة مثيرة للإعجاب ، ولكن القدرة على التفاعل مع هذه البيانات من خلال تطبيقات Office Web Apps.

هل تريد مشاهدة المزيد من تطبيقات Microsoft Office Web Apps؟ إلقاء نظرة فاحصة على Excel Web App و PowerPoint Web App. في الوقت الصحفي ، لم يكن Word و OneNote يعملان بشكل كامل حتى الآن.

توني برادلي هو خبير في مجال أمن المعلومات والاتصالات الموحدة مع أكثر من عقد من الخبرة في تكنولوجيا المعلومات للشركات. وهو يعمل على PCSecurityNews ويقدم نصائح ومشورة ومراجعات حول أمن المعلومات وتقنيات الاتصالات الموحدة على موقعه على tonybradley.com.