الطاقة عبر Gmail مع 21 حيلًا لتوفير الوقت

Gmail هي خدمة البريد الإلكتروني الأكثر شيوعًا على مستوى العالم ، ولكن بعض أفضل ميزاتها تختفي على مرأى من الجميع ، وهي غير معروفة لمعظم المستخدمين. على الرغم من أن Gmail يوفر إمكانات بحث غير مسبوقة ، وتصفية كبيرة للرسائل غير المرغوب فيها ، فضلاً عن كميات كبيرة من السعة التخزينية المجانية (10 غيغابايت في آخر عملية تحقق) ، فإنه يوفر أيضًا المزيد والمزيد - وهناك دائمًا مساحة للتحسين أيضًا. باستخدام القليل من المعرفة وبعض الوظائف الإضافية الأساسية ، يمكنك جعل خدمة بريد الويب من Google تنتقل عبر الأطواق بطرق لم تكن تفكر بها ممكنًا.

هل سئمت من عرض المحادثة المتسلسلة في Gmail؟ أطفئه. هل تريد معرفة اختصارات لوحة المفاتيح؟ تم إنشاء ورقة الغش منبثقة مباشرة. ولن يكون من الجيد إذا كان يمكنك حفظ المرفقات مباشرة إلى حساب Dropbox الخاص بك؟ سهل بما فيه الكفاية - باستخدام الأداة المناسبة.

سوف يساعد هذا الدليل المبتدئين والخبراء في Gmail على حد سواء في الضغط أكثر من الخدمة. تعتمد معظم النصائح على استخدام Gmail في مستعرض ويب ، ولكن تأكد من رؤية قسم "Gmail من الخارج في" لمعرفة كيفية تحقيق أقصى استفادة من Gmail حتى عندما لا تكون في متصفحك.

العمل بشكل أكثر ذكاءً ، وليس أكثر صعوبة

1. البحث عن المرفقات الكبيرة

عثرنا بسرعة على رسائل تحتوي على كلمة "طاقة" و 15 ميغابايت من المرفقات.

تشتهر Gmail بقدرات البحث القوية ، وهي تدعم الآن معلمة بحث أخرى سهلة الاستخدام: حجم الرسالة. لذا إذا كنت تريد العثور على جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات أكبر من 10 ميغابايت على سبيل المثال ، فكل ما عليك هو البحث عن الحجم: 10 م . ويمكنك إقران ذلك بمعدّل "older_than" لعمليات البحث مثل الحجم: 10 م old_than: 6m (للحصول على جميع رسائل البريد الإلكتروني أكبر من 10 ميغابايت وأكبر من ستة أشهر).

2. العمل دون اتصال

العمل على طائرة بدون Wi-Fi؟ هل تعيش في منطقة يكون فيها الوصول إلى الإنترنت بطيئًا أم متقطعاً؟ في كلتا الحالتين ، قم بتثبيت Gmail Offline. يمكنك من خلاله قراءة الرسائل والرد عليها وتأليفها والبحث عنها وأرشفتها ، والتي سيتم إرسالها جميعًا أو مزامنتها تلقائيًا في المرة القادمة التي تكون فيها متصلاً بالإنترنت. صيد واحد فقط: يتطلب Google Chrome. إذا كنت تستخدم متصفحًا آخر ، فأنت محظوظ.

3. Tame الفوضوي يجيب

كلما طالت مدة محادثة البريد الإلكتروني (أو "الخيط") ، كلما أصبح من الصعب اختراق هذا النص الفوضوي المليء بالنص. ذلك لأنك عادةً ، عندما تنقر فوق الرد ، يقتبس Gmail البريد الإلكتروني الأصلي بأكمله وجميع الردود اللاحقة. لحسن الحظ ، لديك حل سهل: في رسالة المرسل ، حدد النص الدقيق الذي ترد عليه إلى لحم الرسالة ، كما كان ، ثم انقر فوق الرد. الآن ، عندما يُنشئ Gmail الرد ، سيتضمن النص المحدد فقط. ترجمة: الكثير أقل فوضى.

4. قم بإيقاف تشغيل طريقة عرض المحادثة

إذا كنت ترغب في مظهر صندوق الوارد التقليدي ، فقم بإيقاف تشغيل عرض المحادثة.

عند التحدث عن الفوضى ، قد يجادل بعض الأشخاص بأن عرض المحادثة الخاص بـ Gmail (المعروف أيضًا باسم ترابط الرسائل) يجعل الأشياء شديدة للغاية ، تجميع الرسائل مع نفس الموضوع. إذا كنت تفضل توزيع رسائلك ، وبالتالي سهولة التنقل في لمحة ، توجه إلى إعدادات Gmail (ضمن علامة التبويب عام وحدد عرض المحادثة من.

5. اختصارات لوحة المفاتيح الرئيسية

يقترح KeyRocket اختصارات لوحة المفاتيح للإجراءات التي قمت بها مؤخرًا.

إيقاف الماوس. يمكنك تسريع عمليات Gmail بشكل كبير من خلال تعلم اختصارات لوحة المفاتيح المختلفة: R للرد ، Ctrl-K لإدراج رابط ، Ctrl-Enter للإرسال ، وهكذا. للحصول على قائمة كاملة من الاختصارات المتاحة ، اضغط على Shift-؟ أثناء مشاهدة البريد الوارد في Gmail. لدى Google أيضًا صفحة ويب تسرد جميع اختصارات Gmail. وإذا كنت من مستخدمي Chrome ، فيمكنك التعرف على الاختصارات بشكل أسرع عن طريق تثبيت KeyRocket لإضافة Gmail ، والذي يعلمك أثناء العمل.

6. جعل الرسائل الهامة فقاعة إلى أعلى

البريد الإلكتروني من العمل والأصدقاء والأقارب المهم. البريد الإلكتروني من المتاجر و Facebook والأشخاص الذين لا تعرفهم أقل أهمية. يمكن لميزة البريد الهام في Gmail تحديد أولويات بريدك بحيث تظهر الأشياء المهمة في الجزء العلوي ، حيث يقل احتمال ضياعها في التبديل. لتمكين الميزة ، توجه إلى الإعدادات ، انقر فوق علامة التبويب علبة الوارد> ، واختر البريد الهام من أداة اختيار نوع البريد الوارد. قد تكون هذه الميزة صعبة للغاية لفك رأسك ، لذا اقرأ نظرة عامة على علبة الوارد في Google إذا كنت بحاجة إلى مساعدة.

7. استعادة أزرار المدرسة القديمة

يمكن أن تكون الأزرار بدون تسميات نصية مربكة. لحسن الحظ ، يتيح لك Gmail استعادتها.

أثناء العودة ، استبدل Gmail معظم أزراره - الأرشيف ، والحذف ، والبريد العشوائي ، وغير ذلك من الرموز التي يجدها بعض المستخدمين غير واضحة ، أو على الأقل صعوبة التعرف عليها في لمح البصر. إذا كنت تفضل استخدام أزرار تحتوي على نص بدلاً من الرموز ، فيمكنك استعادتها: ما عليك سوى الانتقال إلى الإعدادات> عام ، والتمرير لأسفل إلى تسميات الأزرار ، وتغيير الإعداد إلى النص.

إحضار الوظائف الإضافية

8. إضافة زر غفوة إلى صندوق البريد الوارد

غير مستعد للرد؟ حدد موعدًا تذكيرًا.

لا يمكن الحضور إلى رسالة معينة الآن؟ حتى إذا وضعت علامة على أنها غير مقروءة ، فسيؤدي البريد الإلكتروني الأحدث في النهاية إلى إبعادها عن نطاق الرؤية. ما تحتاجه هو طريقة "تأجيل" تلك الرسالة ، لجعلها تعود إلى الجزء العلوي من علبة الوارد الخاصة بك في وقت معين. خياران رائعان هما Boomerang و Snooze Your Email. يتكامل كلاهما مع Gmail ، مع إضافة أزرار تجعل من السهل ضبط التأخير لعدد محدد من الدقائق أو الأيام. يعمل Boomerang مع Chrome و Firefox ويكلف 5 دولارات شهريًا ؛ غفوة البريد الإلكتروني الخاص بك مجاني ، لكنه يعمل فقط مع Chrome.

9. تحويل البريد الإلكتروني إلى مهام

يحتوي Gmail على قائمة مهام مضمنة ، ولكنه ضعيف قليلاً - خاصة إذا كنت ترغب في الوصول إلى تلك القائمة في مكان آخر. إذا كنت تبحث عن شيء أكثر قوة ، فابحث عن أستريد ، مدير المهام المجانية المستند إلى الويب والذي يصنف دائمًا بين المستخدمين المفضلين. تضيف الوظيفة الجديدة Remind Me لـ Google Chrome خدمة Astrid إلى Gmail: يمكنك عرض مهامك الحالية ، بل والأفضل ، انقر فوق زر لتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة جديدة.

10. حفظ مرفقات Gmail تلقائيًا إلى السحابة المفضلة

احفظ مرفقات Gmail مع أربع خدمات تخزين سحابي شهيرة.

هل ترغب أبدًا في حفظ المرفقات مباشرةً إلى ، على سبيل المثال ، حساب Dropbox الخاص بك؟ Attachments.me هي خدمة مجانية يمكنها تحميل مرفقات Gmail إلى Box أو Dropbox أو Google Drive أو SkyDrive. ما عليك سوى تثبيت المكون الإضافي للمتصفح (متاح لمتصفح Chrome و Firefox) ، ثم ربطه بواحدة أو أكثر من الخدمات السحابية المذكورة سابقًا. مع القيام بذلك ، فهرسة جميع المرفقات الخاصة بك ، ثم كتالوجات لهم لسهولة المشاهدة والبحث. من خلال بضع نقرات فقط ، يمكنك عرض مرفق أو تنزيله أو مشاركته أو أرشفته.

11. امنح Gmail مظهرًا اجتماعيًا جديدًا

تعرف على التدريب: ستحصل على رسالة بريد إلكتروني من LinkedIn أو Twitter أو ما شابه ، ومن ثم يجب عليك النقر فوق ارتباط داخل تلك الرسالة لعرض الاتصال أو الارتباط أو التحديث أو أي شيء. يتضمن PowerInbox جميع هذه الأشياء داخل Gmail ، مما يتيح لك عرض محتويات مختلف رسائل الشبكات الاجتماعية داخل الرسائل مباشرةً. تتيح لك إضافة Chrome هذه أيضًا تنفيذ إجراءات معينة ، مثل التعليق على تحديثات Facebook وقبول طلبات الاتصال.

12. اجعل بريدك الوارد "smartr"

Smartr Inbox يجلب شريطًا جانبيًا يشبه Xobni إلى Gmail.

قد يكون لدى المغتربين في Outlook ذكريات جميلة عن Xobni ، وهو نوع من دفتر العناوين عن المنشطات. يوفر Smartr Inbox for Gmail نفس الخير على بريد الويب الخاص بك ، وتعبئة معلومات الاتصال ، وتحديثات الشبكات الاجتماعية ، وتاريخ الرسائل ، وجهات الاتصال ذات الصلة في شريط جانبي جذاب يمكنك عرضه أو إخفاؤه حسب الحاجة. وهي متوفرة لمتصفح Chrome و Firefox و Safari ، وهي واحدة من تلك الأدوات التي ستجدها بسرعة ولا يمكنك العيش بدونها.

13. الاحتفاظ بالرسائل ذات العلامة التجارية خارج البريد الوارد

احتفظ بالبريد الإلكتروني غير الضروري من بريدك الوارد باستخدام PhilterIt.

اعترف بذلك: يأتي نصف الفوضى في بريدك الوارد من المتاجر والشبكات الاجتماعية وغيرها من المصادر "ذات العلامات التجارية". PhilterIt لـ Chrome "تنقيط" كل تلك الأشياء من بريدك الوارد ، مما يؤدي إلى قصرها على شريط جانبي Gmail مليء بالرسائل حيث يمكنك مراجعتها لاحقًا ، على راحتك. إنها طريقة سريعة وسهلة لتوليد فوضى صندوق الوارد ، مع الاحتفاظ بالأشياء التي قد ترغب في رؤيتها.

14. إضافة مرفقات من خدمات أخرى غير Google Drive

إذا كنت من مستخدمي Gmail ، فأنت تعرف مدى سهولة إرفاق الملفات من Google Drive. ولكن ماذا لو كنت تريد إرفاق شيء من Box أو Dropbox أو Evernote أو Facebook أو Flickr؟ يتيح لك Cloudy for Chrome إرفاق ملفات من هذه الخدمات و Hangouts الأخرى في السحاب. ما عليك سوى النقر فوق الزر إرفاق أثناء إنشاء رسالة جديدة ، ثم اختيار خدمة سحابية أو شبكة اجتماعية. يمكنك حتى إرفاق عدة عناصر من خدمات متعددة.

لقد جاء من المعمل

15. الرد على البريد بشكل أسرع باستخدام الردود المعلبة

الردود الجاهزة تسمح لك بإدراج نص الأمبراطور بسرعة في البريد الإلكتروني.

هل تجد نفسك بشكل روتيني كتابة نفس الردود مرارًا وتكرارًا؟ ميزة الميزات الاختبارية يمكن أن توفر الردود الجاهزة الوقت ، طالما يمكنك الاحتفاظ بالرسائل قصيرة. بعد تمكينه ، قم فقط بإنشاء رسالة أو الرد عليها ، انقر فوق السهم المزيد من الخيارات ، والماوس فوق الردود المعلبة> ، واختر الواحد الذي تريده. يمكنك أيضًا إنشاء أخرى جديدة حسب الحاجة. إنها ليست الإضافة الأكثر أناقة إلى Gmail ، ولكنها بالتأكيد مفيدة.

16. عرض الرسائل دون النقر فوق

هل سبق أن كان لدى Gmail جزء معاينة؟ يمكنك إعطائها واحدة.

Gmail يفتقر إلى خيار جزء المعاينة ، مما يعني أنه يجب عليك النقر فوق أي بريد إلكتروني تريد قراءته ثم العودة إلى البريد الوارد والنقر فوق آخر - عملية بطيئة ومضيعة للوقت. ولحسن الحظ ، ميزة Labs Message Sneak Peak تقوم بتبسيط الأشياء قليلاً: فقط انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي رسالة لترى محتوياتها فورًا في نافذة المعاينة. والأفضل من ذلك ، يمكنك تمكين Preview Pane ، والذي يمنحك نافذة معاينة حسنة النية بجانب صندوق الوارد الخاص بك.

17. وضع علامة على الرسائل كمقروءة بنقرة واحدة أقل

في بعض الأحيان تكون أفضل الأوقات هي الأبسط. إذا كنت قد استخدمت ، مثلاً ، Message Sneak Peek لإلقاء نظرة على رسالة بريد إلكتروني وتريد الآن وضع علامة عليها كمقروءة دون النقر فوق قائمة المزيد ، فقم بتمكين ميزة Labs وضع علامة على زر القراءة. بعد تحديد رسالة واحدة أو أكثر ، سترى هذا الزر في شريط الأدوات. بنقرة واحدة ، والمعزة.

Gmail من الخارج في

18. قم بإعداد المشغلات الذكية

Bend Gmail لإرادتك بمساعدة من IFTTT.com.

أليس من الرائع أن يقوم Gmail بإعلامك عبر الهاتف الذكي عندما تأتي رسالة إلكترونية تحمل علامة "عاجل"؟ أو إذا كان بإمكانه حفظ الرسائل المميزة بنجمة تلقائيًا في حسابك في Evernote؟ هذه مجرد بعض "الوصفات" المتاحة على قناة If This Then That Gmail ، والتي تسمح لك أيضًا بإنشاء مشغلاتك الخاصة لجعل Gmail يقوم بكل أنواع الأشياء الرائعة.

19. إضافة إشارات مرجعية محددة في Gmail إلى متصفحك

إضافة اختصار إنشاء إلى المتصفح.

عندما تريد إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة ، فإنك تعرف التدريب: افتح Gmail ، ثم انقر على الزر إنشاء. ولكن يمكنك حفظ خطوة بإضافة إشارة مرجعية إلى شريط المفضلة في متصفحك وليس فقط لإنشاء ، بل أيضًا لأشياء مثل الرسائل المميزة بنجمة ، والبريد المرسل ، وحتى التصنيفات المحددة. ببساطة انقر فوق الخيار المطلوب في المستعرض الخاص بك ، ثم قم بإنشاء إشارة مرجعية جديدة له عن طريق سحب عنوان URL في شريط عنوان المستعرض إلى شريط المفضلة بالمتصفح. يمكنك الآن الوصول بنقرة واحدة إلى وظائف Gmail المفضلة لديك.

20. بدّل إلى Mailbox for iOS

هل ترغب في استخدام تطبيق Mailbox الجديد؟ الصبر.

على الرغم من كونه لا يزال في الإصدار التجريبي ، فإن صندوق البريد لـ iOS يظهر بشكل سريع مثل التطبيق المفضل لاستخدام Gmail على iPhone. من بين الميزات الأخرى ، فإنه يتيح لك "غفوة" الرسائل في وقت لاحق (مثل الكثير # 8 طرف ، أعلاه). وهو بالتأكيد يعزز فلسفة "inbox zero" لتبسيط بريدك الإلكتروني. أفضل من ذلك كله ، إنه مجاني ، على الرغم من أنك قد تضطر إلى الانتظار في طابور للحصول عليه.

21. إضافة تشفير PGP إلى بريد Gmail الإلكتروني الخاص بك

هل أنت قلق بشأن أمان البريد الإلكتروني؟ يجب أن تكون: Webmail بشكل خاص يميل إلى أن يكون غير آمن إلى حد ما ، كما يتضح من أي عدد من الاختراقات الأخيرة رفيعة المستوى. Mailvelope (في الإصدار التجريبي لمتصفح Chrome و Firefox) يتيح لك تبادل البريد الإلكتروني المشفر عن طريق تشفير OpenPGP. يمكنك إنشاء مفاتيحك العامة والخاصة ، ثم النقر فوق أيقونة قفل صغيرة للتأكد من مرور البريد الخاص بك بحماية شديدة.