تأكد من الحصول على إجابة البريد الإلكتروني العام

كيف يتعامل عملك مع البريد الإلكتروني العام والاستعلام عن المبيعات؟ في العديد من المؤسسات ، تنتقل هذه الرسائل إلى حساب بريد إلكتروني مشترك ، مثل [email protected]. قد تكون الإجابة عليها مسئولية أي واحد من عدة ممثلين للشركة.

ولكن كيف يمكنك التأكد من أن شركتك تعالج جميع الاستفسارات المرسلة إلى عنوان بريد إلكتروني مشترك على الفور؟ في عالم الأعمال سريع الخطى اليوم ، فإن السماح بالبريد الإلكتروني لفترة طويلة دون إجابة يمكن أن يميز الفرق بين الفوز بأمر مبيعات وفقدانه. وكيف يمكنك منع العديد من الموظفين من إهدار وقتهم (وإعطاء العميل انطباعًا سيئًا عن عمليات أعمالك) عن طريق الإجابة على نفس طلب البحث؟

Email Center Pro (ECP) يمكنه المساعدة. إنها خدمة جديدة تستند إلى الويب لمشاركة رسائل البريد الإلكتروني بين زملاء العمل الذين قد يضيفون تعليقات على الرسائل ويستخدمون النماذج أو يتعاونون لتقديم ردود في الوقت المناسب.

اعتمادًا على كيفية إعداد النظام ، قد يكون لمشاركة الرسائل آثار على الخصوصية. لم يتم تصميم ECP ليحل محل البريد الإلكتروني الخاص بالعمل الخاص بك؛ وهي تعمل مع خدمتك الحالية للتأكد من أن موظفيك لا يسقطون الكرة في مراسلاتهم الإلكترونية.

يمكنك تقييم ECP باستخدام خطة مجانية مدعومة بالإعلانات. تبدأ الخطط المدفوعة في 19 دولارًا أمريكيًا شهريًا.

استخدام البريد الإلكتروني Pro

يمكنك الاشتراك للحصول على حساب ECP عبر الإنترنت - وإنشاء صندوق بريد واحد أو أكثر - في غضون دقيقتين فقط. يوصي ECP بأن تقوم بتوجيه البريد إلى الخدمة عن طريق إعداد استرداد POP من علبة بريد محددة (على سبيل المثال ، [email protected]) ؛ ولكن إذا كنت تفضل ذلك ، يمكنك إعادة توجيه البريد كما يأتي ، أو ببساطة إعطاء عنوان صندوق البريد الخاص بك ECP (على الرغم من أن هذا سيخلق عنوان clunkier-looking - مثل [email protected]).

يمكنك استخدام الخدمة للحسابات الخاصة ، بالطبع ، ولكن القيام بذلك سيجعل البريد الإلكتروني الخاص بالفرد لا يعد خاصًا. ومع ذلك ، عندما يمرض الموظفون أو يذهبون في إجازة أو إجازة أمومة ، فإن استخدام ECP للتعامل مع حساباتهم (ربما عن طريق توجيه رسائلهم مؤقتًا إلى ECP) ​​يمكن أن يساعد زملاء العمل في التقاط الركود على البريد الإلكتروني الذي كان سيعاني من ذلك إلى أن يعود الموظفون الغائبون

بعد تسجيل الدخول إلى خدمة ECP عبر الإنترنت ، يمكنك عرض كافة رسائل البريد الإلكتروني في الحسابات المغطاة والبحث فيها ، وهو ما يمثل تاريخًا لاتصالات العملاء. أيضًا ، لإنشاء سجل أكثر اكتمالاً ، يمكنك إعادة توجيه الرسائل القديمة والرسائل ذات الصلة من الحسابات الفردية التي لم تتم معالجتها بواسطة الخدمة.

يستخدم ECP SpamAssassin كعامل تصفية antispam. لا يتم احتساب الرسائل غير المرغوب فيها الواردة في مقابل حصص الرسائل الإلكترونية الشهرية الضيقة في الخدمة.

يتيح لك البريد الإلكتروني Center Pro تعيين الرسائل في صندوق بريد مشترك للموظفين الفرديين للمتابعة.

تتيح لك القائمة المنسدلة تعيين رسالة جديدة لشخص محدد للمتابعة. يمكنك أيضًا ترتيب إرسال إشعارات رسائل جديدة ، ويمكنك تتبع الردود لمعرفة المدة التي مضى فيها البريد الإلكتروني دون إجابة - أو إلحاق الملاحظات بمؤشر البريد الإلكتروني مع أحد العملاء ، لمشاركة المعلومات مع فريقك.

يسمح لك المحرر المدمج بإنشاء قوالب رسائل مخصصة ، مما يقلل الوقت المطلوب لصياغة استجابة مخصصة وإدخال درجة من التناسق في إجابات شركتك.

تتيح لك المجلدات الذكية تنظيم بريدك الإلكتروني من خلال تصفية المعايير التي حدد - مثل موضوع الرسالة أو البريد الإلكتروني المخصص لك للاستجابة. تسهل عليك هذه المجلدات عرض الرسائل التي تعتبرها أكثر أهمية.

هل البريد الإلكتروني Pro Pro مناسب لك؟

نما ECP من الحاجة من قبل مطور برامج تخطيط الأعمال Palo Alto Software لتحسين إدارة البريد الخاص به -بريد. تقول الشركة أنه نظرًا لأن ECP تستخدم البنية الأساسية لخدمات Amazon Web Services ، فإنها تمتلك نفس مستوى الموثوقية مثل متجر Amazon.com.

توفر الخطة المجانية ، المدعومة بالإعلانات في تذييلات البريد الإلكتروني ، سعة تخزين تبلغ 1 غيغابايت ، وتقبل 250 رسالة بريد إلكتروني غير شهرية ، وتستوعب خمسة مستخدمين وصندوقين بريد. تبدأ الخطط المدفوعة بدون إعلانات بسعر 19 دولارًا شهريًا لتخزين 5 غيغابايت و 2500 رسالة بريد إلكتروني شهريًا وعدد غير محدود من المستخدمين وخمس صناديق بريد ؛ وتشمل هذه الخطط أيضًا خدمة لنسخ البيانات احتياطيًا.

تكلف الخطة الأغلى 149 دولارًا شهريًا لتخزين 30 غيغابايت من التخزين و 15000 رسالة بريد إلكتروني شهريًا واتصال آمن عبر طبقة المقابس الآمنة وعدد غير محدود من المستخدمين وصناديق بريد.

ECP isn الطريقة الوحيدة لإدارة البريد الإلكتروني المشترك. لقد ناقشت استراتيجية أقل أناقة (وأقل تكلفة) في عمود سابق. إن نظام حجز تذاكر مكتب المساعدة ، مثل Cerberus Helpdesk ، هو خيار آخر. ومع ذلك ، ECP سهل الاستخدام وبسيط للإعداد جنبا إلى جنب مع نظام البريد الإلكتروني الحالي.

كما أنشأت الشركة أيضًا عرض ترويجي لقراء PC World: أدخل pcworld08 في مربع الرمز أثناء التسجيل للحصول على ستضمن لك الخطة القياسية (19 دولارًا أمريكيًا) ثلاثة أشهر من الخدمة المجانية.

ريتشارد موروشوف مستشار وكاتب في مجال تكنولوجيا المعلومات. أرسل له أسئلة حول استخدام التكنولوجيا في أعمالك الصغيرة والمتوسطة الحجم المتصلة عبر البريد الإلكتروني. يجوز لـ PC World تحرير استعلامك ولا يمكن ضمان الإجابة على جميع الأسئلة.