كيف تحافظ على "الموظفين العاملين من المنزل" - دون التجسس

لقد كنت موظفًا بدوام جزئي ، يعمل من المنزل منذ سنوات. ونعم ، أعمل. كثير. ومع ذلك ، أسمع همسات من زملاء العمل الذين يتساءلون إن كنت أتجنب التنقل لقضاء وقت ممتع مع غسيل الملابس. ثم هناك الأمهات اللواتي ألتقي بهم في الحديقة في اليوم الذي أقف فيه ممن يقولون إنهم يحبون "العمل من المنزل" (كاملة مع اقتباسات الهواء) لأنه "يمنحني الكثير من وقت الفراغ."

إنهم يعطيني اسما سيئا لكن قلقي الأكبر هو ما إذا كان رئيسي في العمل يعرف حجم العمل الذي أقوم به.

العمل من المنزل. العمل عن بعد. من بعد. بغض النظر عن ما تسمونه ، فقد أصبح العمل من أي مكان آخر غير مكتب الشركة في حالة سيئة في الآونة الأخيرة. مع فرض الرئيس التنفيذي لشركة ياهو ماريسا ماير حظرا على هذه الممارسة ، ووضع بيست باي قيودًا صارمة على سياسة العمل من المنزل ، فقد كانت الأخبار سلبية لكل من المديرين والموظفين الذين يعتمدون على المرونة التي يمكن أن يقدمها العمل عن بعد.

[المزيد من القراءة: أفضل خدمات البث التلفزيوني]

كبار المسئولين عن العمل والرؤساء الذين يوظفوننا. واليوم ، أصبح العمل عن بعد أسهل من أي وقت مضى ، ويرجع الفضل في ذلك إلى حد كبير إلى مجموعة من المنتجات المجانية منخفضة التكلفة التي يمكن أن تساعد في إبقاء الموظفين عن بُعد منتجين ومساءلين وعلى اتصال. معظم الأدوات فعالة من حيث التكلفة وسهلة الاستخدام لدرجة أنه حتى أصغر الشركات الصغيرة يمكنها الاعتماد عليها.

لا تشتري سوء الحظ

لقد ازدهرت ترتيبات العمل المرنة منذ ظهور الإنترنت عالي السرعة ، وقد اكتسبوا المزيد من القوة مع صعود الهاتف الذكي. في بعض الأحيان ، تستلزم الجدولة السماح للموظفين في الموقع بالعمل من المنزل يومًا أو يومين في الأسبوع ؛ ولكن في كثير من الأحيان تقوم الشركات بتعيين موظفين يعيشون في دول بعيدة ومناطق زمنية مختلفة. لسوء الحظ ، فإن سياسة ياهو الجديدة عن بعد ، والتي من المقرر أن تدخل حيز التنفيذ في يونيو ، تلقي هذه الترتيبات في ضوء سيء.

معظم موظفي بدء التشغيل في شركة Ordr.in يعملون في نفس المكتب ، إلى جانب المقاولين والمتدربين. يحافظ البرنامج الصحيح على الموظفين البعيدين في الحلقة وعلى قدم المساواة.

ورد أن ماير اتخذت القرار بعد التحقق من سجلات VPN الخاصة بالشركة لمعرفة عدد المرات التي يقوم فيها الموظفون البعيدين بالدخول. من الواضح أنها لم تعجبها ما رأت. وقد أضاف الإثارة الإعلامية الناتجة عن ذلك إلى وقود النيران لأولئك الذين يعتقدون أن الموظفين العاملين في المنزل لا يعملون في يوم عمل شريف.

> لا ينبغي أن تنهي الصحافة السيئة العمل عن بعد للجميع. تحدثنا إلى العديد من المدراء التنفيذيين ومديري الموارد البشرية وشركات تكنولوجيا المعلومات في الشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم لمعرفة ما يفعلونه لضمان عمل عمالهم البعيدين في الواقع. جميع الأشخاص الذين قابلناهم موافقون على ما يلي: اتخاذ الترتيبات اللازمة للعمال البعيدين يمكن أن يجعل كل من أرباب العمل والموظفين أكثر سعادة. كما يمكن لترتيبات العمل من المنزل تحقيق أقصى قدر من الوقت على مدار الساعة وتوفير جميع الأموال. والأفضل من ذلك ، أن الشركات يمكنها مراقبة العمل عن بعد دون التحقق من سجل VPN.

في شركة كبيرة ، يكلف الرئيس التنفيذي بتتبع تصرفات عشرات الآلاف من الموظفين ، ويعتبر فحص سجلات VPN طريقة عقلانية تمامًا يقول ديفيد بلوم ، الرئيس التنفيذي لشركة Ordr.in ، التي تدير فريقًا مؤلفًا من خمسة موظفين ، يعمل أحدهم عن بُعد: "ابدأ هذه العملية". "ولكن إذا كنت تفعل ذلك لشركتك الصغيرة ، فقد خسرت بالفعل. لقد فقدت قدرًا من الثقة. في شركة صغيرة ، يجب أن يكون لدى الرئيس التنفيذي علاقات شخصية وتفاعلية أكثر بكثير مع موظفيها. يجب أن يكون لديك نظام في مكانه لتعرف أنه يقوم بعمله ، دون النظر إلى أي سجلات للخادم. "

يتحدث وجهًا لوجه

يقول بلوم إنه يعتمد بشدة على الدردشات المرئية اليومية التي تتم عبر خدمة دردشة فيديو Google Hangouts مجانًا. "كل شخص يقوم بتسجيل الدخول لمدة 15 دقيقة كل صباح ، حتى نتمكن جميعًا من الحديث عما أنجزناه وما نعمل عليه. لدينا خمسة موظفين ، وأربعة منا في نفس المكان ، لكننا جميعًا نتسجل بشكل منفصل. وهذا يسمح لنا بالاجتماع وجهًا لوجه حيث يكون الجميع متساوين. ليس الأربعة منا يجلسون في مكان واحد ، مع زميلنا يجلس في مكان آخر. "

لم يكن الوصول إلى هذا النظام سهلاً. يقول بلوم إنه حاول تبادل رسائل البريد الإلكتروني اليومية ، والاجتماعات الأسبوعية ، والتقارير الأسبوعية من الرئيس التنفيذي ورئيس CTO قبل إدراك أن الاجتماع المباشر ، وجهاً لوجه ، (وإن كان ذلك تقريبًا) كان أفضل طريقة لموظفي Ordr.in للمس قاعدة. ويحافظ الترتيب على جميع موظفيه للمساءلة عن أعمالهم.

بالإضافة إلى إجراء هذه الاجتماعات اليومية ، يستخدم Ordr.in برنامج إدارة المهام Asana ، وهو مجاني للفرق التي تضم ما يصل إلى 29 عضوًا. يدير البرنامج 100 دولار شهريًا للفرق التي تضم 30 إلى 50 عضوًا ، والأسعار ترتفع من هناك.

GoToMeeting وإعداد ثنائي للشاشة يساعدان مدير الشؤون المالية والعمليات في HiringThing ، تعمل Jess Tejani من منزلها في خليج سان فرانسيسكو المنطقة.

جوش سيلر ، مؤسس و CTO لشركة HiringThing ، التي تنشئ برامج للشركات التي تبحث عن وظائف عبر الإنترنت ، تعتقد بالمثل أن الاتصال المباشر وجهاً لوجه هو واحد من أفضل الأدوات لإدارة الموظفين البعيدين. قام بتأسيس شركة HiringThing كشركة افتراضية منذ البداية ، ويعيش موظفوها الستة في أماكن مختلفة على الساحل الغربي.

"نستخدم GoToMeeting لعقد مؤتمرات الفيديو ثلاث مرات في الأسبوع" ، يقول سيلر. "أن تكون قادرًا على رؤية وجه شخص ما يحدث فرقًا كبيرًا." ولا يكلف الكثير: GoToMeeting ، الذي يتيح لك إجراء مؤتمرات فيديو عالية الوضوح يمكن للحاضرين الانضمام إليها من جهاز كمبيوتر أو من جهاز محمول ، يبدأ من 49 دولارًا أمريكيًا شهرًا مقابل اجتماعات غير محدودة لما يصل إلى 25 شخصًا.

ويقول سيلر إن المكتب الافتراضي الذي أنشأه في HiringThing كان فعالًا. ويلاحظ أن الشركة تعتمد بشكل كبير على الاتصال المجاني وعقد المؤتمرات عبر الفيديو من سكايب ، بالإضافة إلى 37 أداة إشارات "إشعال نار المعسكر" ، والتي تبدأ من 12 دولارًا في الشهر للخطة الأساسية التي تغطي 12 مستخدمًا وتوفر 1 غيغابايت من السعة التخزينية. يستخدم HiringThing أيضًا تطبيقات Gmail والتقويم من Google للشركات ، والتي تبدأ بسعر 5 دولارات لكل مستخدم شهريًا ، و GitHub ، والذي يقدم أدوات عبر الإنترنت لتطوير البرامج. إن GitHub مجاني لمستخدمي المصادر المفتوحة ، ويبدأ بسعر 7 دولارات شهريًا لجميع مطوري البرامج الآخرين.

ولكن سيلر ، على الرغم من أهمية المنتجات التي يستخدمها HiringThing هي ثقافة الشركة التي ظهرت ، يقول سيلر. "نحن مستندين إلى الثقة ، ولا نقوم بتفتيت الموظفين لدينا. نحكم على الجميع بناء على إنتاجهم. يمكن لأي شخص أن يجعل جدوله مرنًا ، طالما أنه يفي بالتزاماته تجاه زملائه في العمل. "إن موظفينا يعلمون أن أدائهم هو ما يهم ، ونحن نتحدث عنه بشكل منتظم."

التجمع في المبرد المائي الافتراضي

بيتر كيروان ، الابن ، الرئيس التنفيذي والمؤسس المشارك لكول كوليشن ، على الإنترنت بدء التشغيل يستعد لإطلاق موقع لهواة جمع ، كما يستخدم سكايب على جهاز تلفزيون 65 بوصة للبقاء على اتصال مع الموظفين عن بعد على أساس ، في بعض الحالات ، على بعد آلاف الأميال من مقر شركته في سان دييغو. يعتمد Kirwan أيضًا على البريد الإلكتروني والتقويم في Google Apps ، وهما أدوات Google Drive لمشاركة الملفات وأدوات Skype على الإنترنت للمشاركة في الملفات ، وهي متاحة الآن بسعر يبدأ من 16 دولارًا أمريكيًا في الشهر. يوافق دوج تايلور أحد مؤلفي Collexion على أن الويكي الذي يستخدمونه ، و Atlassian's Confluence - المتوفر مع رخصة Starter (لعشرة مستخدمين أو أقل) مقابل 10 دولار في الشهر - هو مفتاح نجاحهم مع العمال البعيدين.

Collexion's 'daily استخدامات اجتماعية لـ Skype وتلفزيون 65 بوصة مع كاميرا مدمجة للحفاظ على الموظفين عن بعد والموظفين الداخليين في نفس الصفحة.

"بفضل الشبكات الاجتماعية ، أصبح الناس أكثر فعالية في التعبير عن أفكار صغيرة على الإنترنت ، "تايلور يقول. "يسمح لهم الويكي بالتعبير عن أنفسهم بهذه الطريقة ، ويسمح للأشخاص بالاستماع إلى المحادثة ، والاحتفاظ بها مستمرة. كما أنه يخلق المساءلة ، لأننا نعرف متى قال أحدهم شيئًا ما إذا كان مكتوبًا على الويكي. "

من الأهمية بمكان أيضًا أن تكون Collexion هي برنامج إدارة المهام في Asana (نفس البرنامج المستخدم في Ordr.in.) ، والذي يسمح للموظفين بإنشاء تعيين المهام للآخرين - حتى رئيسه. "قد يكون الأمر صعباً على بعض الناس ، لكننا عملنا على خلق ثقافة من الأعلى إلى الأسفل حيث يكون من الجيد إرسال مهمة إلى رئيسك في العمل. يقول كيروان: "لا نريد أن يرسل الأشخاص بريدًا إلكترونيًا ، بل نريدهم إرسال مهام". ويضيف أن قدرة البرنامج على السماح بالتعليقات على المهام تساعد في إبقاء الجميع مسؤولين.

خلق المناخ الصحيح (الافتراضي)

في حين أن جميع هذه الأدوات والمنتجات يمكن أن تبقي الموظفين البعيدين على اتصال وقابلية للمساءلة ، فإن كل من قابلناهم لهذه المقالة يوافقون على أنه لا توجد أداة تستحق الكثير إذا لم يكن لدى شركتك الاتجاه الصحيح والثقافة. لاستيعاب الموظفين عن بعد. وبعض الناس لا يعتمدون على التكنولوجيا على الإطلاق.

"أنا مؤمن كبير بحركة ROWE [نتائج العمل فقط]. يقول بن يوبانك ، مدير الموارد البشرية لشركة بيناكل سوليوشنز ، وهي شركة تقدم خدمات هندسة وتدريبات مؤلفة من 70 فرداً ومقرها في هانتسفيل ، ألاباما ، إن الأمر يتعلق بمعالجة موظفيك مثل البالغين والسماح لهم بإدارة وقتهم الخاص. نظرًا لعملها كمقاول حكومي ، تدير Pinnacle Solutions حاليًا عددًا أكبر من الموظفين الذين يقعون خارج مكتبها في المنزل بدلاً من مقرها ، ولكن Eubanks تقول إن Pinnacle لا تستخدم أي منتجات تقنية معينة للتأكد من إنجازها لعملها.

"لدينا عملية توظيف صارمة ، ونجري فحصًا دقيقًا للعثور على الأشخاص الذين يستوفون قيمنا الأساسية ، والتي نتواصل في وقت مبكر وفي كثير من الأحيان. في بعض الأوقات ، واجهنا أناسًا لا يستطيعون التعامل مع أشخاص الحرية الذين يريدون أن يعملوا بدلاً من العمل. لكن يمكننا أن نقول عندما لا يتم الوفاء بالمواعيد النهائية ، ونبدأ بالعملية للعثور على شخص آخر قادر على ذلك ، يقول يوبانك. "يعود كل ذلك إلى قيمنا الأساسية وقدرتنا على توصيلها."

التواصل هو المفتاح ، سواء كنت تدير طاقمًا من 2 أو 222. ويمكنك العثور على الكثير من المنتجات المصممة لمساعدتك على إبقاء الجميع على المهمة - دون إجبارك على لعب taskmaster.