ذكري المظهر

كيفية إنشاء قواعد تستند إلى موضوعات البريد الإلكتروني في Outlook 2013

Week 9

Week 9

جدول المحتويات:

Anonim

هل تستخدم MS Outlook كعميل البريد الإلكتروني لسطح المكتب؟ وهل تستخدمه فقط لغرض إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني؟ هل تعلم أنه يمكنك وضعه على استخدامات أخرى مثل تنظيم قوائم المهام والتذكير بالمهام؟

حسنا ، أنا أفعل الكثير مع بلدي. أستخدمه كإعادة تلقائية للبريد الإلكتروني ، كأداة لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي وغير ذلك الكثير. واحدة من المفضلة هي استخدام MS Outlook لإجراء استطلاعات الرأي. يمكن للعميل فرز وتسجيل إحصائيات مسح البريد الإلكتروني تلقائيًا وتلقائيًا. في الواقع ، يمكن تطبيق الخدعة اللازمة لإنجاز ذلك في العديد من الحالات الأخرى. نحن نتحدث عن إنشاء قواعد لرسائل البريد الإلكتروني بناءً على خطوط المواضيع الخاصة بهم.

دعنا نواصل مع مثال المسح. لنفترض أنك في مؤسسة ومن المفترض أن ترسل دعوة للحدث الجماعي للموظفين أثناء جمع بيانات عن عدد الذين يرغبون في الحضور. من السهل ، ببساطة إضافة زر التصويت واطلب من المستلمين الرد باستخدام نعم أو لا بالضغط على زر التصويت.

ملاحظة: يعتمد برنامجنا التعليمي على برنامج MS Outlook 2013. ومع ذلك ، فإن الإعداد ينطبق على الإصدارات الأقل أيضًا. الفرق الوحيد سيكون واجهة المستخدم.

الآن ، المشكلة هي جمع الإحصاءات. هل ستقوم بالتمرير خلال صندوق الوارد الخاص بك وحساب كل استجابة وفصل بين " نعم" و " لا" يدويًا؟ هناك طرق أفضل ؛ سوف نظهر لك واحدة.

سأرسل بريدًا إلكترونيًا مع موضوع "أدلي بصوتك وزر التصويت" الذي يمكن استخدامه للرد بنعم أو لا. انقر فوق الخيار " استخدام أزرار التصويت" لإدراج الأزرار.

قبل إرسالها ، سأقوم بإعداد الأداة لتكون مستعدًا للاستماع إلى الردود وحساب الإحصائيات بمفردها. إليك ما أحتاج إلى إعداد.

إنشاء مجلدات الإحصاء

أود الانتقال إلى صندوق الوارد الخاص بي ، في الجزء الأيمن ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوقه ، وقم بإنشاء مجلد جديد. أود أن أسميها صوتت نعم.

وبالمثل ، أود أن إنشاء واحد آخر اسمه رقم صوت. تظهر النتيجة في الصورة أدناه.

إنشاء قواعد المستمع

الآن ، أحتاج إلى إنشاء قواعد حتى تتمكن Outlook من تطبيق القواعد على الرسائل فور وصولها ودفعها في المجلدات الخاصة بكل منها. اتبع الخطوات لإنشاء القواعد.

الخطوة 1: انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية. ضمن قسم " نقل" ، مرر الماوس فوق القواعد ثم انقر فوق " إدارة القواعد والتنبيهات".

الخطوة 2: ابدأ بالنقر فوق " قاعدة جديدة".

الخطوة 3: في " معالج القواعد" ، ابدأ من قاعدة فارغة عن طريق تحديد " تطبيق القواعد" على الرسائل التي أتلقاها. انقر فوق التالي.

الخطوة 4: حدد الشرط. أفضل طريقة هي استخدام كلمات محددة في الموضوع. يمكنك اختيار الحصول على مزيد من الشروط.

الخطوة 5: في الجزء السفلي من نفس النافذة ، انقر على كلمات محددة. أضف سلسلة بحث باسم نعم: أدلي بصوتك. انقر فوق التالي.

الخطوة 6: تحديد إجراء. القصد المطلوب مع استجابة واردة هو نقله إلى مجلد محدد.

الخطوة 7: في الجزء السفلي من نفس النافذة ، انقر على المحدد. الآن حدد المجلد " صوت نعم" وانقر فوق " موافق".

الخطوة 8: العودة إلى معالج القواعد ، انقر فوق " إنهاء". اتبع الخطوة 2 إلى الخطوة 7 مرة أخرى. هذه المرة مع سلسلة البحث (الخطوة 5) كـ " لا": قم بالإدلاء بصوتك ومجلدك (الخطوة 7) كرقم صوت.

هذا هو. ارجع إلى البريد الإلكتروني الموجود أسفل المسودة ، وأضف قائمة المستلمين وإرسال. بمجرد وصول الردود ، تحقق فقط من العد في كل مجلد.

ملاحظة: كما ذكر سابقًا ، تستند القاعدة إلى موضوع البريد الإلكتروني. سوف تسبق الاستجابة الاستجابة المصوتة لسطر الموضوع. وبالتالي ، يتم محاذاة القواعد بهذه الطريقة. مع خيارات التصويت التي تستخدمها ، ستختلف القواعد.

هل هذا الصوت مثير للاهتمام؟ هل هذا يعني أيضا الكثير من العمل المخفض؟ جربه وأخبرنا كيف نجحت.