استراتيجيات البريد الإلكتروني: المرفقات ، خطوط الموضوعات

الناس: إنه 2009. البريد الإلكتروني ليست ظاهرة جديدة. ككوكب ، لقد كنا في ذلك لعدة عقود الآن. لدينا حتى أدلة إرشادية حول الموضوع (مثل "آداب البريد الإلكتروني: نصائح للمنزل والعمل" و "آداب البريد الإلكتروني" على سبيل المثال). ومع ذلك ، فإن بعض الأشخاص الذين يتحلون بذكاء شديد ، وأنا متأكد من ذلك ، ما زالوا لم يتقنوا الأساسيات. مثل كتابة سطر موضوع فعال.

على سبيل المثال ، تلقيت مؤخرًا رسالة بريد إلكتروني بهذا الموضوع: "من مستخدم جو". (تم تغيير الأسماء لحماية ، إيه ، مضللة).

أم ، جو؟ أنا أعلم أنه منكم يقول ذلك هناك حق في الحقل من. ما لا أعرفه هو ما هو البريد الإلكتروني الخاص بك أو لماذا يجب أن أقرأه.

[اقرأ المزيد: يحتاج جهاز الكمبيوتر الجديد الخاص بك إلى هذه البرامج المجانية الممتازة الـ 15]

لقد جاءت رسالة أخرى مع الموضوع ". مشاحنة." مرة أخرى ، لا شيء ينير هناك. هل تحتاج إلى مساعدة في حل مشكلة أو هل تكتب لمشاعري؟ لقد حصلت على الكثير من هذا بالفعل ، شكرا.

أعتقد أن أسوأ المخالفين هم الناس الذين لا يمكن ازعاجهم لكتابة سطر الموضوع على الإطلاق. هذا مثل الحصول على طرق على الباب ، من خلال فحص ثقب الباب ، ورؤية لا أحد على الجانب الآخر. أعتقد أنني لست بحاجة إلى فتحه!

الآن ، من واجبي قراءة البريد الخاص بك ، وأنا أفعل ذلك ، لحسن الحظ. (للأسف ، لا يمكنني الإجابة عن كل ذلك ، لكنني أحاول الإجابة عن الأسئلة هنا كلما استطعت). ولكن إذا كنت تأمل في الحصول على أفضل رد ممكن من أي بريد إلكتروني ترسله ، فمن المهم أن تعتني به سطر الموضوع الخاص بك.

وبعبارة أخرى ، اجعلها قصيرة ولكنها غنية بالمعلومات. إذا كنت تكتب إلى PC-Hassle-Free ، على سبيل المثال ، قدم وصفًا سريعًا لمشكلتك. مثال رائع: "لا يتعرف الكمبيوتر على محركات أقراص DVD / CD-ROM."

تذكر أن سطر الموضوع الخاص ببريدك الإلكتروني هو أول شيء يراه المستلم. يجب أن يكون ملخصًا صغيرًا لما يوجد في نص الرسالة الإلكترونية. قد يتم التغاضي عن أي شيء آخر أو رسالتك أو تمريرها أو تجاهلها ببساطة.

ثلاث طرق لتجنّب المرفقات المنسية

لأنني مثالي في كل شيء ، لم أنسَ أي وقت مضى أن أرفق ملفًا بريد الكتروني. لكنني كنت في الطرف المتلقي ، ولا شيء يتفوق على الشعور بالتفوق الذي يأتي من تأليف هذا الرد: "نسيت الملحق ، doofus!"

لتجنب البريد الإلكتروني smackdowns من هذا القبيل ، والنظر في تثبيت المكونات في ذلك ينبهك إلى المرفقات المنسية (المكافئ الرقمي للظهور عند باب أحد الأشخاص دون أي سروال).

تفحص هذه الأدوات الرسائل الصادرة بحثًا عن كلمات رئيسية مثل "ملف" و "مرفق" و "مرفق". إذا اكتشفوا كلمة من هذا القبيل ولكن لا يوجد شيء مرفق ، فستحصل على تنبيه - مما يتيح لك إرفاق الملف المقصود وتجنب الإحراج في المستقبل.

يمكن لمستخدمي Outlook 2007 الاستيلاء على مرفق المفقود PowerToy أو أكثر قوة كاشف المرفقات المنسي (الذي يدعم الكلمات الرئيسية المخصصة ويمكن أن يحذرك حتى عن أسطر الموضوع الفارغة).

إذا كنت تستخدم إصدارًا سابقًا من Outlook ، فجرب Attached4Sure - فهو يدعم جميع الإصدارات التي يعود تاريخها إلى عام 2002.

أفضل خبر كل شيء؟ كل أداة توصيل واحدة ذكرتها مجانية.

Rick Broida يكتب مدونة PC World's Hassle-Free. اشترك للحصول على رسالة إخبارية من ريك أرسل إليك كل أسبوع.