طرق أفضل لمشاركة المستندات

إحدى أسهل الطرق للتعاون مع شريك تجاري أو زميل له هو إرسال مستند إليه عبر البريد الإلكتروني ، ولكنه أيضًا أحد أصعب العادات التي يجب كسرها أيضًا. وفي حين أن البريد الإلكتروني واسع الانتشار وفوريًا تقريبًا ، فإن فكرة التعاون التسلسلي - أعمل على المستند وأرسله إليك وأنت تعمل عليه وترسله مرة أخرى - هي خرقاء. يمكن أن تسد المستندات المرفقة أنظمة البريد الإلكتروني أو يتم رفضها بواسطة المرشحات. إذا كان هناك أكثر من شخصين يعملان عليه ، يجب أن يكون شخص ما مسؤولاً عن حل النزاعات.

هناك طرق أفضل وسأوضح لك بعض البدائل. للالتفاف على إرسال ملفات كبيرة عبر البريد الإلكتروني ، هناك على الأرجح أكثر من عشرة خدمات أو أكثر مثل YouSendIt.com التي تسمح لك بتحميل الملف ، ثم استخدام البريد الإلكتروني فقط لإعلام الأشخاص بالمكان الذي يمكنهم الذهاب إليه لتنزيله. ولكن هذا ليس مرضًا للغاية ، والخيار الأفضل هو استخدام شيء ما مثل محرر مستندات Google. فكر في هذا كمحرك الأقراص الثابت المشترك في السحاب. يمكن تحميل أي تنسيق Office و PDF إلى خدمة Google ، بمجرد إعداد حساب Gmail. المشكلة هي أنه لا يزال عليك تحريرها بشكل متسلسل.

للتغلب على هذه المشكلة ، قم بإلقاء نظرة على Etherpad.com ، والتي تقوم بشكل أساسي بإعداد صفحة ويب في الوقت الحقيقي للمستند الخاص بك. يعيّن عنوان URL عشوائيًا ، وهذا أمر جيد وسيئ على حد سواء. جيد ، لأنه بمجرد معرفة عنوان URL ، يمكنك الوصول بسهولة إلى المستند. سيئ ، نظرًا لعدم وجود أي أمان بمجرد معرفة عنوان URL ، بحيث يمكن لأي شخص الاطلاع على ما تفعله. ولكن من أجل التحرير المشترك السريع في الوقت الحقيقي ، لا يمكن التغلب عليه. لديك نافذة دردشة إلى الجانب حيث يمكنك مشاركة التعليقات ، ويتم إعطاء تغييرات كل مؤلف لون تمييز مختلف ، بحيث يمكنك مشاهدة مساهماته بسرعة. يمكنك أيضًا الرجوع إلى الإصدارات المحفوظة مسبقًا ، وهي ميزة رائعة جدًا إذا كنت تحاول العثور على شيء تم فقده في ساحة التعديل. وهي مجانية. (هناك خدمة مشابهة من Textflow.com مقابل 100 دولار لكل مستخدم في السنة.)

[اقرأ المزيد: أفضل خدمات البث التلفزيوني]

شيء أكثر أمانًا وأكثر ثراءً ، هو Box.net. بدأ هذا كخدمة نسخ احتياطي عبر الإنترنت (انظر العمود الخاص بي هنا) ، ولكنه تطور إلى شيء أكثر. يمكن لفريق من الأشخاص مشاركة مجموعة من المستندات المنشورة على صفحات الويب الخاصة بهم. يمكنك إجراء عمليات البحث عن نص كامل عبر هذه المجموعة ، كما يمكنك إجراء مناقشات متسلسلة أيضًا. التكلفة 15 دولارًا لكل مستخدم في الشهر. وعلى عكس Etherpad ، يمكنك مشاركة جميع أنواع الملفات ، وليس فقط مستندات معالجة النصوص.

الخدمة الأخيرة التي أريد ذكرها هي Drop.io. هذا مثل Box في أنه يمكنك حفظ مجموعة كبيرة من الملفات والقيام بذلك بشكل آمن ، مثل Etherpad في أن لديك دردشة في الوقت الحقيقي. لكن هناك الكثير مما يحدث هنا. الشيء الرائع حول Drop.io هو أن لديك العديد من الطرق للحصول على المعلومات داخل وخارج صفحة الويب المشتركة. يمكنك تحميل المحتوى عبر الويب أو البريد الإلكتروني أو الإرسال عبر رسالة نصية أو موجز ويب Facebook أو حتى الهاتف أو إرساله بالفاكس. يتم حفظ المكالمات الهاتفية كملفات صوتية. يمكنك تجربة الخدمة مجانًا. إذا كنت ترغب فقط في إنشاء صفحة "إسقاط" أو صفحة مشتركة تبلغ 10 دولارات في السنة لمساحة 1 غيغابايت. هناك خطط أخرى أكثر تكلفة إذا كنت تريد المزيد من السعة التخزينية أو الميزات. خدمة أخرى تستحق البحث فيها هي ContentCircles.com ، التي لديها خطة 10 $ في الشهر لمساحة غير محدودة.

كل هذه بدائل رائعة لإرسال هذا الملف التالي عبر البريد الإلكتروني ، ويمكن أن تساعدك على توفير الوقت وتقليل الإحباط التعاون التسلسلي. اسمحوا لي أن أعرف ما هو رأيك في الخدمات ، أو إذا كان لديك أشخاص آخرين تستخدمهم بشكل روتيني.

ديفيد ستروم هو رئيس تحرير سابق لـ Network Computing و Tom's Hardware.com و DigitalLanding.com وشبكة مستقلة مستشار ، مدون ، podcaster ومهني محترف مقرها في سانت لويس. يمكن الوصول إليه على [email protected].