10 تلميحات لإتقان Microsoft Outlook 2013

يمكن لمصادرة رسائل البريد الإلكتروني والتقويمات وجهات الاتصال قضاء وقت غير معروف في أي يوم عمل. يمكن لأي شيء يسرع عملك في Outlook أن يعزز إنتاجيتك بشكل كبير. تخيل إذا كان صندوق الوارد الخاص بك فقط أظهر الرسائل التي تريد رؤيتها. ضع في اعتبارك ما إذا كان بإمكانك تحديد معلومات الاتصال الحيوية في ثوانٍ. ماذا لو عرفت أخيرًا لماذا لا تعمل بعض ميزات Outlook المرتقبة كما هو معلن؟

ستساعدك هذه النصائح العشرة في ضغط رسائلك وجدول أعمالك ، والعمل بشكل أكثر فعالية بشكل عام.

1. عرض البريد الوارد الخاص بك بالطريقة

بمجرد تنظيم الشاشة بالطريقة التي تريدها ، قم بحفظ إعدادات عرض بحيث يمكنك الرجوع إليها في أي وقت.

عند فتح صندوق البريد الوارد لأول مرة ، تظهر طريقة العرض الافتراضية ، لا يجب أن ننظر بهذه الطريقة. للاطلاع على خيارات التخصيص العديدة لـ Oulook ، انقر فوق علامة التبويب View على شريط أدوات الشريط واختر Change View. هناك طرق عرض متعددة مسبقة الإعداد يمكنك اختيارها ، مثل عرض رسائل البريد الإلكتروني الأحدث فقط.

من علامة التبويب عرض أيضًا ، يمكنك تحديد معاينة الرسائل واختيار إيقاف للانعطاف المعاينة قبالة. أو اختر إما 1 أو 2 أو 3 لعرض هذا العدد من أسطر نص الرسالة أسفل رأسها. يمكنك تهيئة أي من هذه الخيارات إما للمجلد الحالي أو لكافة صناديق البريد.

انقر فوق عرض الإعدادات للحصول على خيارات لتخصيص عرض ، مثل إضافة أعمدة أو إعادة ترتيب ترتيبها. تتيح لك خيارات Arrangement ترتيب رسائل البريد الإلكتروني حسب التاريخ والموضوع وما إلى ذلك. تتيح لك خيارات Layout تخصيص جزء المجلد وجزء القراءة.

بمجرد ترتيب البريد الوارد حسب رغبتك ، انقر فوق تغيير العرض> حفظ العرض الحالي كطريقة عرض جديدة. ثم اكتب اسمًا للعرض ، وحدد المجلدات التي يمكن استخدامها والمستخدمين. في المستقبل ، ارجع إلى طريقة العرض هذه عن طريق تحديد تغيير طريقة العرض وتحديد طريقة العرض المحفوظة.

2. إعادة تعريف ما يشير إلى بريد إلكتروني كـ "تمت القراءة" بالفعل

وضع علامة على الرسائل تلقائيًا على أنها للقراءة فقط إذا كانت تظهر في "جزء القراءة" لفترة أطول من الوقت المحدد مسبقًا.

يقوم Outlook بتلوين رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة بشكل مختلف عن الرسائل التي قمت بإرسالها بالفعل اقرأ. ومع ذلك ، فمن السهل للغاية أن يتم وضع علامة على البريد الإلكتروني على أنه قراءة عندما لا تكاد تعطيها نظرة سريعة ، مما قد يجعلك تغفل شيئًا مهمًا.

لمنع هذا ، حدد ملف> خيارات> بريد ، ثم انقر فوق الزر جزء القراءة. تحقق من خانة الاختيار "وضع علامة على العناصر كمقروءة عند عرضها في" جزء القراءة "". قم بضبط عدد الثواني التي تريد أن تظهر فيها الرسالة في "جزء القراءة" قبل أن يقوم Outlook بوضع علامة عليها كمقروءة. الافتراضي هو 5 ثوان. لنفترض أنك قمت بتعيينها على 30 ثانية.

بعد ذلك ، بينما تقوم بمعاينة الرسائل في "جزء القراءة" ، سيتم تعليم رسائل البريد الإلكتروني التي تظهر أكثر من 30 ثانية تلقائياً كقراءة.

3. اكتب القواعد الخاصة بك لكيفية ظهور الرسائل

يتم وضع علامة على الرسائل غير المقروءة باللون الأزرق بشكل افتراضي ، ولكن يمكنك تغيير ذلك.

يحتوي Outlook 2013 على طريقة جديدة للإشارة إلى الرسائل غير المقروءة. هناك شريط أزرق على يسار الرسالة في صندوق البريد الوارد ، وتظهر أيضًا رأس الرسالة باللون الأزرق.

يتم تطبيق هذا الأزرق باستخدام التنسيق الشرطي. ومع ذلك ، يمكنك تغيير كل من اللون والخط. والأفضل من ذلك ، يمكنك كتابة القواعد الخاصة بك وتنسيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام الألوان التي تختارها.

يمكنك تعيين لون معين إلى رسائل البريد الإلكتروني استنادًا إلى الشخص الذي أرسلها ، أو على أي الكلمات تظهر في سطر الموضوع. للقيام بذلك ، اختر View> View Settings> Conditional Formatting. ستشاهد قاعدة الرسائل غير المقروءة واللون الأزرق. هنا يمكنك تغيير الخط أو اللون كما تشاء.

يمكنك أيضًا النقر فوق إضافة لإضافة قاعدة جديدة. ابدأ بكتابة اسم للقاعدة في المربع الاسم. ثم انقر فوق الخط واختر لونًا وخطًا لتطبيقه على عنوان البريد الإلكتروني. وأخيرا ، انقر فوق حالة زر. عند فتح مربع الحوار تصفية ، حدد الخيارات التي تصف أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي سيتم تنسيقها باستخدام إعداداتك الجديدة. انقر فوق موافق ثلاث مرات لحفظ الإعدادات.

4. إعادة شريط المهام

يمكنك عرض شريط المهام في Outlook 2013 ، ولكنه لا يعمل بشكل فعال كما كان في الماضي.

Outlook 2013 يؤدي إلى تعطيل شريط المهام بشكل افتراضي ، ولكنه من السهل اعادة انقر فوق علامة التبويب عرض وحدد To-Do Bar و ومن القائمة المنسدلة حدد العناصر التي يجب أن تظهر في شريط المهام. وتتمثل الخيارات في تشغيل شريط To-Do إيقاف (الافتراضي) أو لعرض مجموعة من المهام ، و الأشخاص و التقويم. يحدد الترتيب الذي تحدد به هذه الخيارات الترتيب الذي تظهر به في شريط To-Do. على سبيل المثال ، تكون المهمة ، المحددة أولاً ، في الأعلى. يظهر العنصر الثاني ، الأشخاص ، أسفل ذلك ، والثالث ، التقويم ، يظهر في أسفل الشريط.

على الرغم من ذلك ، لم يعد شريط المهام يعمل كما هو فعلت في الإصدارات السابقة من Outlook. بغض النظر عن مدى اتساع الشريط ، فأنت ترى فقط شهر تقويمي واحد. بالإضافة إلى ذلك ، إذا لم يكن لديك مواعيد مقررة لهذا اليوم ، فلن تظهر المواعيد حتى إذا كان لديك بعض الغد المجدولة.

5. الاتصال بحساباتك الخاصة بالشبكات الاجتماعية

استخدم مربع حوار حسابات الشبكة الاجتماعية لربط Outlook مع LinkedIn و Facebook بحيث يمكن الوصول إلى تفاصيل جهة الاتصال الخاصة بك من داخل Outlook.

عند توصيل Outlook بحساباتك الخاصة بالشبكات الاجتماعية ، يمكن لوحدة الأشخاص عرض البيانات حول جهات الاتصال الخاصة بك وأنشطتها.

لربط حساب شبكة اجتماعية بـ Outlook 2013 ، اختر ملف> معلومات> إعدادات الحساب > حسابات الشبكة الاجتماعية. اتصل بـ LinkedIn و Facebook من خلال تحديد الخدمة المطلوبة ، وكتابة تفاصيل حسابك ، ومنح Outlook إذنًا للوصول إلى حسابك. ستظهر الآن التفاصيل من الأشخاص الموجودين في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك والذين يستخدمون الموقع الاجتماعي الذي أضفته في منطقة الأشخاص في Outlook.

6. تنظيف معلومات جهة الاتصال

استخدم ميزة ارتباط جهات الاتصال لربط إدخالات جهات اتصال متعددة مع أحد الأشخاص معًا حتى يمكن الوصول إلى المعلومات بسهولة أكبر.

تتيح لك الميزات الجديدة في وحدة Outlook الخاصة بـ Outlook الوصول إلى معلومات حول جهات الاتصال من الأماكن بما في ذلك Facebook و في بعض الحالات ، سيكون لديك العديد من إدخالات جهات الاتصال في قائمة جهات الاتصال لشخص واحد ، مع تفاصيل مختلفة في كل مكان.

يمكنك ربط هذه الإدخالات المتعددة لجهة اتصال واحدة لتوحيد البيانات في مكان واحد. انقر فوق جهة الاتصال التي تهتم بها وعرض معلوماتها عن طريق اختيار الصفحة الرئيسية> الأشخاص.

على يسار الشاشة ، انقر فوق اتصالات جهات الاتصال> وسيفتح مربع حوار يعرض إدخال جهة الاتصال أو الإدخالات الخاصة بهذا الشخص. في المربع Search People اكتب بعض معلومات التعريف لهذا الشخص وسيقوم Outlook بإرجاع أية إدخالات جهة اتصال أخرى قد تكون مطابقة لذلك الشخص. إذا كان الشخص نفسه ، فانقر على هذا الإدخال لربط التفاصيل.

7. التحكم في Outlook حيث يتم البحث افتراضيًا

يمكنك تكوين Outlook 2013 بحيث يتم الإعداد الافتراضي للبحث في المجلدات التي تختارها.

عند البحث عن رسائل البريد الإلكتروني في Outlook ، يكون الموقع الافتراضي هو علبة البريد الحالية. ومع ذلك ، هذا غالبا ما يكون محدودا للغاية. إذا كنت تريد أن يقوم البحث بإرجاع كافة الإدخالات المطابقة في كافة صناديق البريد ، على سبيل المثال ، ستحتاج إلى تحديد هذا الخيار من القائمة الموجودة في مربع البحث لكل عملية بحث تقوم بها.

بدلاً من ذلك ، يمكنك تغيير الموقع الافتراضي يستخدم Outlook للبحث. للقيام بذلك ، اختر ملف> خيارات> بحث> في المساحة Results> يمكنك تحديد تضمين النتائج ، واختيار أحد هذه الخيارات الأربعة: المجلد الحالي ؛ المجلد الحالي ، صندوق البريد الحالي عند البحث من البريد الوارد ؛ صندوق البريد الحالي أو كل صناديق البريد. حدد الخيار الذي تريد استخدامه وانقر فوق موافق. سيصبح هذا هو الإعداد الافتراضي لعمليات البحث في Outlook على الرغم من أنه يمكنك بالطبع تغييرها على أساس البحث حسب البحث عند الحاجة.

8. قرر ما إذا كنت ستستخدم الخطوات السريعة أو القواعد

الخطوات السريعة والقواعد السريعة التي تؤدي مهامًا متشابهة ولكن هناك خيارًا واضحًا يتم استخدامه في أي غرض. تم تقديم خطوات سريعة في Outlook 2010 لتعطيك طريقة لأداء المهام بسرعة في Outlook. ومع ذلك ، قد تتساءل عن سبب استخدامك لـ "خطوة سريعة" بدلاً من "قاعدة"؟ تتسم Quick Steps بالمرونة بحيث يمكنك اختيار تطبيقها عند الرغبة في استخدامها - القواعد أقل مرونة ، وبمجرد إعدادها ، يتم تطبيقها تلقائيًا.

تعتمد الإجابة على أي منها يجب عليك استخدامها على مهمتك. استخدم القواعد ، على سبيل المثال ، عندما يمكنك تحديد رسالة يجب التعامل معها دائمًا بطريقة معينة في كل مرة. لذا يمكنك استخدام قاعدة إذا كنت ترغب في نقل جميع الرسائل الواردة من رئيسك في العمل إلى مجلد معين. ستعمل القاعدة بشكل جيد هنا لأنه سيكون من السهل التعرف على رسائلك الإلكترونية من خلال عنوان البريد الإلكتروني الفريد.

من ناحية أخرى ، إذا قمت بتخزين الإصدارات الصحفية الواردة في مجلد خاص ، فقد تكون هذه مهمة لخطوة سريعة إذا كنت لا تعرف في وقت مبكر من سوف تأتي من هذه الرسائل. بدون وجود طريقة لتعريف بريد إلكتروني فريد على أنه يحتوي على بيان صحفي ، لا يمكنك كتابة قاعدة لمعالجة الرسالة تلقائيًا. ومع ذلك ، يمكنك إنشاء "خطوة سريعة" يمكنك النقر فوقها لنقل أي رسالة محددة إلى مجلد معين. لا تستطيع Quick Step تحديد أن رسالة البريد الإلكتروني تحتوي على بيان صحفي - يجب عليك القيام بذلك - ولكنها ستسرع عملية نقل البريد الإلكتروني إذا قررت أنه يجب نقله. يمكنك إنشاء خطوات وقواعد سريعة في منطقة بريد Outlook باستخدام الأدوات الموجودة على علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

9. استفد من المفضلات

اجعل أي مجلد مفضلاً بحيث يظهر في أعلى "جزء المجلد" ويسهل العثور عليه واستخدامه.

إذا كان لديك بعض حسابات البريد الإلكتروني ، فيمكن أن يصبح جزء المجلدات مزدحمًا في مجلدات يستغرق وقتا طويلا للتنقل للعثور على تلك المجلدات التي تستخدمها معظم الوقت. يمكنك تبسيط البحث عن هذه المجلدات إذا قمت بإضافتها كمفضلة. تظهر المفضلة في أعلى قائمة المجلدات عندما تكون في الوحدة النمطية للبريد.

إذا لم تظهر منطقة المفضلات بدلًا إلى البريد واختر View> Folder Pane وانقر لتفعيل المفضلة. الآن يمكنك إضافة أي مجلد إلى المفضلة بالنقر بزر الماوس الأيمن عليه في جزء المجلد واختيار إظهار في المفضلة. يمكنك أيضًا تعيين مجلد بحث ليكون مفضلة حتى يسهل العثور عليه واستخدامه.

10. فهم عواقب استخدام IMAP

إذا كانت خدمة البريد الإلكتروني تستخدم بروتوكول IMAP ، فلن تتوفر بعض ميزات Outlook ، بما في ذلك الإبلاغ عن رسالة مفصَّلة.

إذا كان حساب بريدك الإلكتروني يستخدم بروتوكول IMAP ، فلن تعمل بعض الوظائف الشائعة العمل في Outlook 2013. ستكون هذه مشكلة لعدد متزايد من المستخدمين ، حيث يمكّنك بروتوكول IMAP من الوصول إلى البريد الإلكتروني من أي جهاز. خدمات مثل Hotmail و Gmail على سبيل المثال ، استخدم IMAP للبريد الإلكتروني.

عندما تستخدم البريد الإلكتروني لـ IMAP ، لن تتمكن في Outlook من تنزيل رؤوس الرسائل وحدد من خلالها أي الرسائل سيتم تنزيلها. بدلاً من ذلك ، يتم الآن تنزيل جميع الرسائل الإلكترونية تلقائيًا. بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكن مع IMAP إضافة إشارات مفصلة إلى الرسائل. تكون الإشارات إما متوقفة أو معطلة ، ولا يمكن تعيينها على أنها تعني أشياء مختلفة. لن تتمكن من تخصيص رسائل إلى فئات ، باستثناء رسائل حساب Hotmail.