لماذا يجب أن تبدأ تقنية المعلومات في رمي البيانات بعيدًا

قد تكون هذه العملية صعبة لأن المجموعتين تتحدثان بشكل أساسي بلغات مختلفة. يميل مسؤولو تكنولوجيا المعلومات إلى النظر إلى القليل من البيانات بناءً على التطبيق أو القسم المرتبط به ، في حين قد يفكر مديرو السجلات في ذلك من حيث الملكية الفكرية أو المفاهيم الأخرى. إن حملهم على العمل معاً هو تحد تنظيمي حل البعض من خلال دمج المجموعات ، في حين أن شركات أخرى لديها خبراء السجلات ينصحون فريق تكنولوجيا المعلومات ببساطة ، ويقول فيلار من آي دي سي.

يجب عدم الخلط بين النسخ الاحتياطي والأرشفة

بمجرد لقد توصلت فرق العمل إلى صياغة السياسات ، من الجيد فصل النسخ الاحتياطي عن الأرشفة ، كما تقول Babineau في ESG. الغرض من النسخ الاحتياطي هو إنشاء نسخة من كل شيء ، بحيث يمكن للنشاط التجاري الوقوف على قدميه بعد فقد البيانات غير المتوقع. "بطريقة ما قمنا بتحويل ذلك إلى" إنها طريقة رائعة لحفظ البيانات ، "يقول. نظام النسخ الاحتياطي لا يحتوي على التحكم الحبيبي اللازم لحفظ بعض أنواع المعلومات لفترة قصيرة والبعض الآخر لفترة أطول ، هو يقول. على سبيل المثال ، إذا كان من الضروري حفظ سجل أعمال معين لمدة سبع سنوات ، فإن المكان الخطأ لحفظه يكون على شريط احتياطي يحتوي على 55،000 ملف آخر.

"إذا كنت تريد حفظ سجل العمل لمدة سبع سنوات ، فلديك لحفظ الملفات 55000 لمدة سبع سنوات أيضا ، "Babineau يقول. ويضيف أن استخدام عمليات النسخ الاحتياطي المنفصلة لأنواع البيانات ذات متطلبات الاحتفاظ المختلفة أمر مكلف ومعقد ،

يجب استخدام الأرشفة فقط للاحتفاظ بشكل انتقائي بالمعلومات لفترات زمنية محددة. ويقول بابينو إنه إذا تم فصلها عن النسخ الاحتياطي والقيام بأدوات متخصصة ، فإن العملية تتم بشكل أكثر سلاسة وتمنع الادخار أكثر من اللازم أو القليل جدا من المعلومات. تقدم IBM و Symantec وغيرها من التطبيقات الأخرى تطبيقات منفصلة لتحليل البيانات للنسخ الاحتياطي والأرشفة استنادًا إلى السياسات ، ويقدم CommVault أداة واحدة يمكنها فصل المرشحين عن النسخ الاحتياطي والأرشفة.

مواجهة التحدي للاكتشاف الإلكتروني أمر صعب

يمكن أن يمثل اكتشاف الاكتشاف الإلكتروني مشكلة أصعب لحلها. يشمل الاكتشاف الإلكتروني طرفًا واحدًا في دعوى قضائية تسعى للحصول على سجلات إلكترونية من جهة أخرى بشأن أي عدد من الأشياء التي يعتقد أنها ذات صلة بالقضية. عادةً ما يكون الجزء الأكبر من طلب الاكتشاف الإلكتروني هو البريد الإلكتروني الذي يتضمن موظفين قد يكونون متصلين بالحالة ، ولكن قد يشمل الطلب أيضًا مستندات معالجة النصوص ، أو شفرة المصدر ، أو أنواع أخرى من البيانات ، كما تقول ويندي كيرتس ، المحامية الخاصة للاكتشاف الإلكتروني في Orrick Harrington & Sutcliffe. بمجرد أن تتوقع الشركة بشكل معقول أن تتم مقاضاتها ، عليها التزام بالاحتفاظ بأي سجلات تتعلق بأشخاص أو مشاريع تتعلق بادعاءات الدعوى. وهذا يعني أن جميع عمليات التطهير تلك البيانات يجب أن تتوقف ، حتى لو كانت روتينية وتلقائية ، يقول كورتيس.

لماذا؟ لأنه إذا كان المدعي يسعى للحصول على بعض المعلومات من خلال الاكتشاف الإلكتروني وتعلم أنه تم تطهيره بعد التاريخ الذي لم يكن يجب أن يحدث فيه ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى مضاعفات تزيد من تكلفة التقاضي دون داعٍ أو حتى تضر بحالة الشركة ، حسبما يقول كورتيس.

الخوف من هذا النوع من السيناريوهات هو ما يدفع بعض المنظمات إلى حفظ جميع بياناتها. لكن هذه ليست بالضرورة فكرة جيدة ، كما يقول كورتيس وآخرون. إذا تم حفظ كل شيء ، يصبح العثور على القطع ذات الصلة أصعب وأكثر تكلفة.

بشكل عام ، لن تتملص المحاكم من حذف السجلات إذا تم ذلك وفقًا لسياسة وجدول زمني راسخين - وإذا لم يكن لدى الشركة أي سبب للاعتقاد بأنه سيتم رفع دعوى على شيء متعلق بهذه السجلات. "القانون والمحاكم تعترف بملاذ آمن لتدمير السجلات وفقا لسياسات راسخة طالما أن الشركة لم تكن متورطة في التقاضي أو تتوقعه" ، يقول كورتيس.

ومع ذلك ، يجب أن تكون هذه السياسة دقيقة ومتبعة تضيف الرسالة. إذا تم سؤال قسم تكنولوجيا المعلومات عن عدد المرات التي يقوم فيها بتطهير البريد الإلكتروني القديم لشخص ما ، فإن "التعميمات ليست كافية" ، كما تقول. "يجب أن يكون بالضبط." في الشركات التي تميل إلى أن ترفع دعوى متكررة ، مثل شركات الخدمات المالية ، قد تحتاج تكنولوجيا المعلومات إلى وضع سياسات الاحتفاظ بها بالتعاون مع محامي الشركة ، كما تقول.

E-discovery هو المكان الذي تضع فيه أفضل الخطط للاحتفاظ بها. يقول كوهين من إي إم سي: "إن البيانات ، والامتثال للوائح ، والتطهير التدريجي لها يمكن أن تتلاشى". على سبيل المثال ، قد يكون لدى الشركة دورة تطهير لمدة ثلاث سنوات للالتزام بالقوانين التي تتطلب ثلاث سنوات من الاحتفاظ. إذا جاءت دعوى قضائية ، ووضعت بعض الوثائق على الحجز القانوني - الذي يستمر إلى أجل غير مسمى - يجب أن تكون الشركة قادرة على فصل تلك عن البقية حتى تتمكن من الاستمرار في سياسة التطهير. يقول كوهين: "إذا لم تتمكن من فصل ما هو مملوك من القانون ، فلن تصل إلى ثلاث سنوات."

يقدم جميع موردي الأرشفة الرئيسيين الأدوات التي تعد بالتعامل مع هذا الفصل بحيث يمكنك الاحتفاظ بتطهير المعلومات غير الخاضعة اكتشاف ه. إنها غير معصومة عن الخطأ ، ولكن معظمها يمكن أن يفحص عملهم الخاص ، حسب Babineau في ESG. على سبيل المثال ، يمكن للمسؤول تشغيل التحليل أكثر من مرة وسيقوم البرنامج بتسليم تقرير عن أي اختلافات بين النتائج.

كيف تفكر في أجهزة التخزين والبرامج

بمجرد أن تفكر الأنشطة التجارية في الاحتفاظ بنسخ احتياطية ، يحتفظ البرنامج واستراتيجيات وسياسات الاستكشاف الإلكتروني ، يمكنهم البدء في التحقيق في المنتجات ، حسب قول المحلل في تيم تيم تيم ستامرز. عند إجراء تقييمات المنتجات هذه ، يجب عليهم أولاً معرفة مدى سرعة نمو احتياجات التخزين الخاصة بهم في الواقع. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يضعوا في اعتبارهم أن أسعار التخزين تتراجع ، لذلك من غير المنطقي أن تشتري أكثر مما تحتاجه حاليًا. أيضًا ، يجب أن ينظروا إلى استراتيجية تنطوي على إلغاء البيانات المكررة ، والتي تلغي العناصر المشتركة للوثائق التي تحتوي على العديد من النسخ ويمكن أن تقلل بشكل كبير من كمية القدرة التي يحتاجون إليها ، تلاحظ ستامرز. ويجب عليهم التفكير في بدائل للتخزين الداخلي ، مثل التخزين السحابي ، التي قد تكون أكثر اقتصادية. على الرغم من أن الأقراص ستصبح أقل كلفة بمرور الوقت ، إلا أن الموظفين الداخليين لإدارتها لن يكونوا كذلك. يشير <ستامرس> إلى أن

الشركات التي لم تحفر من خلال هذه الأنواع من الأسئلة أو فحصت سياسات الاحتفاظ بها قد تقوم بخيارات خاطئة وتنتهي عن الاستثمار في مزيد من التخزين مما يحتاجون ، يقول Babineau.