استخدم Microsoft FindTime لجدولة الاجتماعات بشكل أسرع على Outlook

إن العثور على أفضل وقت للاجتماع مع زملائك في المكتب لا يعد مهمة سهلة. عليك أولاً أن تسألهم عن وقتهم المناسب ثم تتطابق مع جدولك الزمني للوصول إلى أفضل وقت يناسب الجميع. مهمة تحديد موعد الإجتماع بسيطة نسبيًا إذا كان أفرادها أقل عددًا من الحاضرين ، ولكن ماذا لو تطلب الاجتماع المزيد من الأشخاص. تصبح الوظيفة صعبة للغاية مع بعض الأشياء غير المتوفرة أو الأشخاص الذين يتوقفون عن العمل لأسباب مختلفة. كل هذه العملية تجعلك تستثمر الكثير من وقتك المنتج ، أليس كذلك!

FindTime هو تطبيق يمكن أن يساعدك في جدولة الاجتماعات بشكل أسرع. وظيفة إضافية لـ Microsoft Outlook ، يساعدك FindTime على تحديد وقت اجتماع بسهولة مع نهج نظامي وهذا أيضًا دون الكثير من مشاركتك. يقترح التطبيق تلقائيًا ما هي الأيام والأوقات التي تناسب الأشخاص المطلوبين لحضور الاجتماع. ومن هنا ، مساعدتك في التوصل إلى وقت التوافق في الآراء بسهولة. اقرأ أدناه للعثور على كيفية جدولة الاجتماعات بشكل أسرع.

FindTime for Outlook

FindTime يخفض وقت التنظيم. بصفتك منظمًا ، يمكنك اقتراح أوقاتك المحددة لجميع الحاضرين والسماح للجميع بالتصويت. حالما يتم التوصل إلى إجماع من خلال التصويت ، يرسل FindTime دعوة الاجتماع نيابة عنك ، وبالتالي يلغي الوقت الذي يتعين عليك عادة استثمار التنسيق مع الأشخاص والوصول إلى أفضل وقت للجميع.

لبدء استخدام FindTime

الخطوة الأولى

تتمثل الخطوة الأولى في تثبيت FindTime وتنفيذ ذلك ، يلزمك تسجيل الدخول إلى حسابات Office 365. بمجرد تسجيل الدخول ، يمكنك تثبيت FindTime من متجر Office. بمجرد التثبيت ، قم بإعادة تشغيل Outlook ويمكنك رؤية رمز FindTime الموجود في الزاوية اليمنى العليا من شاشة Outlook. لاحظ الفرق في المظهر في Outlook 2013 و Outlook 2016 و Outlook على الويب الموضح أدناه.

On Outlook 2013

On Outlook 2016

On Outlook on the web

ملاحظة: يمكن الوصول إلى FindTime فقط في Outlook 2013 ، Outlook 2016 ، و Outlook على الويب.

الخطوة 2

لذا ، بعد إعداد التطبيق ، يمكنك الآن إنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة أو الرد على بريد إلكتروني حالي لجدولة اجتماع.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إعداد اجتماع مع الأشخاص المذكورين عن طريق الرد على بريد إلكتروني موجود. انقر فوق "رد مع Meeting Poll".

يتم فتح لوحة يمكنك من خلالها تعيين مدة الاجتماع. يسمح لك الجزء الأوسط والجزء السفلي من اللوحة بمشاهدة جدول الأشخاص الذين ترغب في دعوتهم للاجتماع. هنا يمكنك تحديد فتحات زمنية متعددة وإرسالها إلى الأشخاص المعنيين ومطالبتهم بالتصويت.

يتم تمثيل حالة الأشخاص بألوان مختلفة وبناءً على ذلك يمكنك تحديد أي فتحة الاجتماع هي الأنسب للجميع.

انقر فوق "التالي" وسترى فتحات الوقت وعلامات التبويب المختصرة "مثل موقع الاجتماع". أنت الآن على استعداد لتقديم دعوة. انقر على "إدراج إلى البريد الإلكتروني" لإجراء دعوة.

الخطوة 3

بعد إجراء دعوة ، انقر على "إرسال" في نافذة صندوق الوارد للرسالة للسماح للأشخاص بالبدء في التصويت على الفترات الزمنية التي حددتها. يمكن لجميع المدعوين مشاهدة الاستطلاع عبر الإنترنت حول من الذي يصوت في أي وقت. يمكنك حتى معرفة أن الآخرين يعرفون عن الفتحة المفضلة لديك.

بمجرد حصولك على الأصوات ، تحصل الدعوة على جداول ، وقد تم إعداد اجتماعك. يتلقى المنظم أيضًا رسالة إلكترونية حول تأكيد الدعوة.

ملاحظة: من جانب المستلمين ، يحتاجون فقط إلى عنوان بريد إلكتروني لتلقي دعوتك ودخول إلى الإنترنت للتصويت على موقع ويب FindTime. كما يمكنهم التصويت من أي جهاز يرغبون فيه. لا يحتاج المستلمون إلى تثبيت FindTime على الكمبيوتر الشخصي أو الهاتف المحمول ، أو في حالة استخدام حساب Office 365.

انقر فوق هنا لبدء استخدام FindTime وأعلمنا إذا كنت تحب هذا التطبيق الجديد من Microsoft.

مصدر الصورة: Microsoft.