سبع طرق أساسية لخفض تكاليفك التقنية

يمكن لتكاليف التكنولوجيا أن تأكل بسهولة أي ميزانية - بعض ترقيات البرامج والأنظمة الجديدة هنا ، وشخص آخر لتكنولوجيا المعلومات لإدارة شبكتك هناك - وقبل أن تعرف ذلك ، لقد قمت بتآكل أرباحك بالكامل

سواء كان نشاطك التجاري يحتوي على شخصين أو مائتين فقط ، يمكن أن تساعدك هذه النصائح على خفض التكاليف وتوفير المال وتركك تركز على ما هو مهم بالفعل: الحد الأدنى.

1. استخدم المصدر المفتوح والبرمجيات الحرة

دعونا نواجه الأمر - عندما تحاول الحفاظ على أعمالك واقفة على قدميك ، مما يؤدي إلى إغراق الكثير من الأموال النقدية للتخلص من البرامج الجاهزة مثل الحصول على تجويف مملوء بدون Novocain. ولحسن الحظ ، يمكن أن تكون البرمجيات المجانية والبرامج منخفضة التكلفة مفاجأة سارة من حيث القوة والفعالية.

في حين أنه ليس مصقولًا مثل مجموعة Microsoft Office (ولكن ليس بقدر الذاكرة أو الخنزير) ، فإن OpenOffice.org هو تطبيق مجاني. بديل مفتوح المصدر مع مجموعة كاملة من التطبيقات لمعالجة النصوص وجداول البيانات والعروض التقديمية وقواعد البيانات المتوافقة مع Microsoft Office. على الرغم من أن تطبيقات OpenOffice تسمح لك بعمل أي شيء تقريبًا يمكنك القيام به في Microsoft Office ، إلا أن التشغيل البيني بين الجناحين ليس سهلاً. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم ميزة تعقب التغييرات في Word ، فقد يكون من الصعب حذف تعديلاتك أو تعديلها لاحقًا عند استخدام المستند في OpenOffice ، والعكس صحيح.

محرّر مستندات Google هو بديل آخر قابل للتطبيق ومجاني لـ Microsoft Office-- وليس لديه برنامج لتنزيل أو تثبيت. على الرغم من أنها ليست كاملة مثل ميزات Office أو OpenOffice ، إلا أن وظيفتها الأساسية وواجهةها المبسطة قد تكون كلها تحتاج إليها.

قد يكون إنشاء ملفات PDF أمرًا أساسيًا للأعمال ، ولكن إنفاق $ 450 على Adobe Acrobat Professional ليس. برنامج CutePDF هو برنامج مجاني يقوم ببساطة بتصدير الملفات إلى PDF. مجرد تحميل وتثبيته ؛ من الملف الهدف ، اختر ملف • طباعة ، وحدد CutePDF من قائمة الطابعة. (إذا كنت تستخدم OpenOffice أو Google Docs ، فلن تحتاج حتى إلى تثبيت CutePDF - كلاهما يتيح لك التصدير إلى PDF مباشرة.)

2. ويتوقع في مجال الاتصالات السلكية واللاسلكية

أنه بحلول عام 2009 ، سيقوم أكثر من 25 في المائة من القوة العاملة في الولايات المتحدة بالاتصال عن بعد. يتيح لك العمل عن بُعد توفير تكاليف الغاز ، ولكن يمكنك أيضًا الاستمرار في الإنتاجية أثناء العمل في المنزل ، وذلك بفضل الأدوات التي تجعل من السهل الاتصال والتعاون (تقريبا كما لو كنت في المكتب).

Wikis تجعلها بسيطة لنشر نص أو مستندات بحيث يمكن للمجموعة تقديم تعليقات أو تغييرات. بعض مواقع الويكي مجانية وعامة ، في حين أن البعض الآخر أكثر تركيزًا على المؤسسة ، مع ميزات أمان أكثر قوة. تقدم PBwiki ثلاث نكهات: الأعمال والأكاديمية والشخصية. يتضمن الموقع أدوات تحرير WSIWYG ، مساحة تخزين ، تشفير SSL ، إعلامات تلقائية عبر البريد الإلكتروني أو RSS ، وعناصر تحكم في الوصول. كما يقدم أيضًا تسعيرًا معقولاً للأنشطة التجارية - فهو مجاني لمستخدم واحد إلى ثلاثة مستخدمين ، 8 دولارات شهريًا لكل مستخدم لـ 4 إلى 99 مستخدمًا ، و 6 دولارات شهريًا لكل مستخدم لـ 1000 إلى 4 مستخدمًا.

مُحرر مستندات Google السابق ذكره هو أيضًا مشغول عن بُعد ودية ، تقدم وسيلة سهلة بأسعار معقولة لمشاركة الملفات (والحفاظ على علامات التبويب على التغييرات). بمجرد إنشاء ملف في محرّر مستندات Google ، ما عليك سوى دعوة الآخرين للتعاون عبر الإنترنت. عند الانتهاء ، يمكنك تصدير الملف إلى Word أو Excel أو PDF أو PowerPoint.

إذا تراجعت عند التفكير في إعداد VPN (شبكة خاصة افتراضية) ، فقد تكون خدمات مثل LogMeIn Hamachi هي تذكرتك فقط إلى وصول VPN خالية من الصداع. يعد LogMeIn Hamachi بإعداد سهل باستخدام تقنية نظير إلى نظير للسماح لموظفي خارج الموقع بالوصول إلى الملفات. تعمل الخدمة ضمن الجدار الناري الخاص بك وتبلغ تكلفتها 5 دولارات في الشهر فقط لترخيص مستخدم واحد.

إذا لم يكن لدى شركتك ، ولا تحتاج إلى خادم مركزي ، فإن سطح المكتب المركزي هو وسيلة لمشاركة المستندات عبر الإنترنت بدون أي اقامة. يتيح الموقع لمجموعات كبيرة أو صغيرة مشاركة الملفات بسهولة ، وتتبع الأشخاص الذين قاموا بسحب الملفات التي تم سحبها (أو تعديلها) ، وإعداد أجهزة سطح مكتب منفصلة لمجموعات متعددة من المستخدمين.

توفر لك الخطة المجانية مساحة 25 ميغابايت وتدعم مساحات عمل مع خمسة مستخدمين لكل منهما. أقل الخطط المدفوعة هي 25 دولارًا في الشهر لثلاثة مساحات عمل ، 10 مستخدمين لكل منهم ، و 500 ميجابايت من تخزين الملفات. في النهاية ، يحصل 249 دولارًا شهريًا على 100 مساحة عمل ، و 100 مستخدم داخلي (موظفين) ، و 100 مستخدم خارجي (بائعين ، عملاء ، أو شركاء) ، و 25 جيجابايت من التخزين ، والعلامة التجارية المخصصة. رسوم إضافية تجلب المزيد من الأمان والاجتماعات عبر الإنترنت.

لمزيد من النصائح ودراسات الحالة ، راجع دليل موارد الكمبيوتر الشخصي في العالم للكمبيوتر الشخصي.

3. عقد الاجتماعات عبر الإنترنت

لماذا تطير لرؤية العميل عندما يمكنك عقد اجتماع في الفضاء الإلكتروني؟ باستخدام برامج مؤتمرات الفيديو المجانية ، مثل Skype ، لن تحتاج إلا إلى كاميرا ويب وجهاز كمبيوتر واتصال بالإنترنت - مما يوفر المال ليس فقط على تكاليف السفر ، ولكن أيضًا على المسافات الطويلة. يقوم Skype في بعض الأحيان بإسقاط المكالمات ويمكن أن يكون ثابتًا ، لذا قم بعقد اجتماعات قليلة قبل أن تسقط خط الهاتف الثابت تمامًا.

إذا كنت ترغب في الترقية إلى خدمة مؤتمرات ويب أكثر قوة ، يتيح لك WebEx من Cisco مشاركة المستندات ، ويدعم ما يصل إلى أربعة كاميرات ويب ، وتتيح لك تشغيل العروض التقديمية من سطح المكتب.

GoToMeeting هو حل آخر يوفر VoIP ، ويدعم الاجتماعات مع ما يصل إلى 15 شخصًا ، ويتيح لك تقديم العروض التقديمية ، أو التعاون ، أو توفير التدريب من سطح المكتب ، مما يوفر المال على السفر التكاليف ومساحة الاجتماعات. من لا يريد تقديم عروض في ملابس النوم الخاصة بهم؟

لمزيد من المغامرة ، يتيح لك Second Life إنشاء صورة رمزية مجانًا ومقابلة "في العالم" ، وإجراء عروض فيديو ، وعقد اجتماعات افتراضية أو جلسات تدريبية. يمكنك أيضًا شراء مساحات مكتبية في Second Life إذا كنت ترغب في إعداد مكان دائم أكثر للموظفين للالتقاء والتعاون.

4. شراء أجهزة تم تجديدها

أثناء فتح صندوق يحتوي على جهاز كمبيوتر جديد لامع هو تشويق لا مثيل له ، مما يوفر على عملك حزمة واحدة في المرتبة الثانية. إن شراء الأجهزة التي تم تجديدها (جديدة تقريبًا) هي طريقة رائعة للحصول على صفقة.

إذا كان لديك عين على علامة تجارية محددة من الكمبيوتر ، فانتقل إلى موقع ذلك المصنع للعثور على صفقات في الأنظمة التي تم تجديدها. لكن لاحظ أن كل بائع يحدد التجديد قليلاً بطريقة مختلفة. على سبيل المثال ، تبيع Dell ثلاثة أنواع من أجهزة الكمبيوتر التي تم تجديدها ، والتي يتم اختبارها واستعادتها جميعًا وفقًا لمواصفات المصنع: تتضمن أجهزة التجديد المعتمد أجهزة كمبيوتر محمولة وأجهزة كمبيوتر مكتبي تم إعادتها إلى Dell وقد تحتوي على مواد تجميلية بسيطة أو عيوب. "أمر جديد" سابقًا يعني جهاز كمبيوتر تم شحنه جديدًا ، ولكن العميل قرر إعادة النظام دون الحاجة إلى تشغيله ؛ قد تظهر منتجات Scratch و Dent أكثر "ارتدائها" قليلاً في الخارج ، ولكنها لا تزال تعمل بشكل جيد ولا تحتوي على خدوش أو خدوش على مسند راحة اليد أو على الشاشة.

يتيح لك متجر Dell Outlet البحث عن أجهزة سطح مكتب Dell التي تم تجديدها ، الملحقات ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة حسب النطاق السعري ؛ تكلفة معظم البنود تصل إلى 35 في المائة أقل من التجزئة. على سبيل المثال ، كان الكمبيوتر المحمول طراز Flamingo Pink Certified Inspiron Inspiron 1720 المزود بوحدة المعالجة المركزية Intel Core 2 Duo ، وشاشة LCD 17 بوصة ، ومحرك أقراص SATA الصلبة سعة 120 غيغابايت يبلغ 879 دولارًا أمريكيًا على موقع منفذ Dell. يعتمد السعر على ما إذا كان العنصر يحتوي على خدوش أو خدوش ، سواء تم طلب أمر جديد ، وعوامل أخرى. وإذا لم تكن راضيًا عن عملية الشراء ، يمكنك إرجاع المنتجات في غضون 21 يومًا من تاريخ الشحن ، أو أقل رسوم إعادة تخزين إذا كان المنتج غير معيوب.

إذا كنت من محترفي Mac ، تبيع Apple منتجات تم تجديدها من خلال متجره عبر الإنترنت. ولكن لا تتوقع توفيرًا كبيرًا - فبعض المنتجات الأحدث أقل من سعر التجزئة بمقدار 200 دولار فقط. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، يمكنك حفظ أكثر من ذلك بكثير. كشفت نظرة حديثة على متجر آبل عن جهاز ماك بوك إير (مع وحدة معالجة مركزية إنتل كور 2 ديو سعة 1.6 جيجاهيرتز ، وشاشة عرض عريضة لامعة مقاس 13.3 بوصة ، وذاكرة سعة 2 جيجابايت ، ومحرك أقراص ثابت PATA سعة 80 جيجابايت ، وجهاز iSight مدمج الكاميرا) مدرجة بسعر 1499 دولارًا أمريكيًا ، في مقابل 1799 دولارًا أمريكيًا. تم إدراج جهاز iMac مجدد (مزود بمعالج Intel Core 2 Extreme بسعة 2.8 غيغاهرتز وشاشة عرض 24 بوصة لامعة وذاكرة سعة 2 جيجابايت وقرص صلب سعته 500 جيجابايت وكاميرا iSight مضمنة) بسعر 1599 دولارًا أمريكيًا ، في مقابل 2299 دولارًا أمريكيًا للبيع بالتجزئة.

يتم تغطية منتجات Apple التي تم تجديدها بضمان لمدة عام واحد ، ويمكنك شراء ضمان ممتد كذلك. منتجات أبل التي تم تجديدها هي "مملوكة مسبقاً" ، لكن موقع آبل يدعي أن كل عنصر يخضع لعملية تجديد صارمة قبل عرضه للبيع. تم إرجاع بعض المنتجات ، في حين تم إرجاع الآخرين بسبب مشاكل فنية. لقراءة القائمة الكاملة للاختبارات والمؤهلات المجددة ، قم بزيارة موقع Apple.

يتميز Amazon.com بقائمة طويلة من بائعي أجهزة الكمبيوتر الذين تم تجديدهم ، وتتيح لك تقييمات البائع للموقع معرفة نوع التعامل المباشر معك على الفور. كما يقوم البائعون بالإبلاغ عن حالة المعدات بنظام تصنيف: جيد ، مثل جديد ، تم تجديده ، وهكذا. ضمن ضمان الشراء الآمن من A-Z من Amazon ، سيسمح لك البائعون بإعادة العناصر إذا كانت معيبة.

يقدم eBay أيضًا مجموعة كبيرة من الصفقات. باعتبارك مشترًا ، ستعرف على الفور ما إذا كان البائع مشكوكًا فيه أو محترمًا استنادًا إلى تعليقات المستخدمين. ابحث عن بائع مع كمية كبيرة من ردود الفعل الإيجابية ، على الأقل 95 في المئة. تأكد من الإبهام من خلال ردود فعل المشتري لرؤية التعليقات قبل الغوص في والمزايدات. ومثلما هو الحال مع أمازون ، فإن موقع ebay يدعم المشترين ، وسيقوم المجتمع المحلي بتمهيد أي شخص إذا لم يكن على المستوى.

قد لا تكون الأنظمة التي تم تجديدها تحت أي نوع من أنواع الضمان ، وقد يبيعها البائع لك "كما هي". هذا يمكن أن يكون كابوسا إذا ، على سبيل المثال ، يتم تثبيت نظام التشغيل ببساطة على محرك أقراص ثابت جديد ويتم إيقاف محرك الأقراص مرة أخرى في الكمبيوتر. تأكد من طرح أسئلة من البائع قبل الشراء.

5. خفض تكاليف الطباعة

وفقًا لموقع GreenBiz.com ، لن تضطر إلى إنفاق الأموال كي تصبح خضراء. يمكنك توفير تكاليف الورق إذا قمت ببساطة بنسخ صفحات على كلا الجانبين أو استخدم ترويسة قديمة في المذكرات الداخلية. إذا كان مكتبك يعمل حاليًا على تمرير المذكرات الورقية إلى الموظفين ، فجرّب نشر المذكرات بدلاً من ذلك في موقع مركزي (مثل لوحة بالقرب من مبرد الماء) حيث يجتمع الناس عادةً ويرونه.

نصيحة أخرى لتوفير المال هي استخدام وضع مسودة الطابعة لتقليل استخدام الحبر واستبدال الخراطيش بمعدل أقل. وضع المسودة أسرع بكثير ويستخدم أقل الحبر. عند طباعة البريد الإلكتروني وصفحات الويب ، تحقق من وجود خيار "ملائم للطباعة".

تكلفة خراطيش الطباعة الملونة عادةً أكبر ، لذا فإن الطباعة بتدرج الرمادي باستخدام الخرطوشة السوداء فقط يمكنها توفير المال ، وستحل محل خرطوشة الألوان الخاصة بك أقل في كثير من الأحيان. توفر معظم الطابعات الكثير من الإعدادات ، لذا تحقق من برنامج الطابعة لمعرفة الميزات التي يمكن أن توفر المال.

إذا كنت نادراً ما تقوم بطباعة ، لكن الحبر الخاص بك يعمل على أية حال ، فقد يرجع ذلك إلى أن الطابعة تقوم تلقائيًا بتنظيف رؤوس الطباعة. لتجنب ذلك ، قم بالطباعة بانتظام (على الأقل مرة واحدة في الأسبوع) لتجنب تراكم الحبر.

شاهد فيديو World PC ، "كيفية توفير المال عند الطباعة" لمزيد من الأفكار.

6. ﺗﻌﻬﻳﺩ ﺍﻟﻌﻣﻝ

ﻳﻔﺗﻘﺭ ﺍﻟﻌﺩﻳﺩ ﻣﻥ ﺍﻟﺷﺭﻛﺎﺕ ﺇﻟﻰ ﻣﺗﺧﺻﺻﻲ ﺗﻛﻧﻭﻝ ﺍﻟﻛﻣﺑﯾﻭﺗﺭ ﺍﻟﻛﺎﻣﻝ ﺃﻭ ﻟﺩﻳﻬﻡ ﺷﺧﺹ ﻣﺭﻁﻕ ﺟﺩﺍً ﻳﺩﻳﺭ ﺍﻟﺷﺑﻛﺔ ﻭﺍﻟﻧ systemsﻡ. أو ربما لديك مشروع ويب يحتاج إلى إنهاء أو إصدار صحفي بسيط ترغب في كتابته ، ولكن ليس لديك فريق العمل.

بدلاً من التعاقد مع متعهد (قد تتراوح رسومه ما بين 10 إلى 40 بالمائة من راتب الموظف الجديد في السنة الأولى) أو وكالة مؤقتة ، استخدم واحدة من العديد من المواقع المستقلة التي تتناول جميع أنواع وظائف العمل ولا تكلف عشرة سنتات. eLance.com هو نوع من سوق العمل الحر حيث يقوم المتعاقدون بنشر السير الذاتية ، والمحافظ ، والمراجع ، وتفاصيل عن عملهم. يمكن لأصحاب العمل إضافة وظائف أو دعوة المستقلين إلى المزايدة مباشرة. تقوم eLance بإجراء اختبارات مستقلة على الموقع في مجالات المهارات الخاصة بهم للتصديق على مهاراتهم وتتيح للعملاء إرسال تعليقاتهم بمجرد الانتهاء من الأعمال.

Guru.com هي خدمة مماثلة تتيح لك البحث من خلال قائمة متاحة من المترجمين المستقلين حسب الفئة ، وتلقي العروض ، مكافأة العمل ، عرض المحافظ ، ثم دفع مقابل العمل بمجرد اكتماله. تتم مراجعة كل محترف من قبل أرباب العمل الماضي وترتيبها وفقا لردود الفعل. يقدم الموقع مجموعة واسعة من فئات الوظائف - القانونية ، والبرمجة ، والتسويق ، والتصميم بمساعدة الكمبيوتر ، والتصوير الفوتوغرافي - ومجاني لأصحاب العمل.

7. استخدام برنامج المحاكاة الافتراضية

يوفر برنامج المحاكاة الافتراضية العديد من الفوائد لتوفير التكاليف ، مثل دمج الخوادم وتقليل وقت النسخ الاحتياطي والاسترداد. ولأنك تقوم بتشغيل عدد أقل من الخوادم ، فستوفر المال على فاتورة الطاقة الخاصة بك.

تقدم عروض VMware القياسية في الصناعة النطاق الواسع ، من الأجنحة لإدارة مراكز البيانات الكبيرة إلى VMware Workstation لتشغيل أنظمة تشغيل متعددة على كمبيوتر واحد. باستخدام VMware ، يمكنك اختبار أنظمة تشغيل جديدة أو تجربة برامج جديدة بدون مخاطرة. يتوفر برنامج VMware Player مجانًا ، مما يتيح لك استيراد الصور الاحتياطية أو مشاركة البيانات.

يسمح لك Microsoft Virtual Virtual Server و Virtual PC (البحث في microsoft.com) باختبار المحاكاة الافتراضية وتجربة الأداة الافتراضية Silverlight للشركة.

Parallels هي واحدة من أفضل حلول Mac المعروفة. يعمل برنامج Parallels على مضيفي Windows و Linux ، وكذلك على أجهزة Mac التي تحتوي على منتج Parallels Desktop الخاص بنظام Mac. (اتبعت VMware حذوها وتقدم الآن تطبيق Mac أيضًا.) يقدم Parallels حزمًا افتراضية لسطح المكتب والخادم والأتمتة مع تسعير أقل كلفة من VMware.

إذا كنت تفضل الذهاب إلى مسار مفتوح المصدر ، فإن FreeVPS بديل قابل للتطبيق للبرمجيات التجارية المذكورة أعلاه. كما هو الحال مع بعض منتجات البرامج مفتوحة المصدر الأخرى ، لا تقدم FreeVPS الدعم الرسمي ، ولكن الوثائق الكاملة متوفرة على موقع الويب.

في حين أن الاقتصاد قد يكون غير مؤكد ، فإن مجموعة من البرمجيات الحرة ، والخدمات المجانية ، والقليل من الذوق يمكن أن تساعد أي أعمال كبح في تكاليف التكنولوجيا.