توفير الوقت عن طريق مسح المستندات الورقية

إذا كان لديك خزانة لحفظ الملفات - أو مكتب - تفيض بالمستندات ، أو إذا كنت تريد إدارة أكثر تفصيلاً للملفات بشكل عام ، يمكن للماسح الضوئي توفير المساحة والوقت في نهاية المطاف المال.

العملية الأساسية تستخدم برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للتعرف على الوثائق الرقمية ، وتحويلها عادة إلى ملفات PDF قابلة للبحث. غالبًا ما يتم تجميع هذا البرنامج مع الماسحة الضوئية ؛ ابحث فقط عن جهاز يحتوي على وحدة تغذية تلقائية للورق للوظائف الكبيرة. خلاف ذلك ، سيكون عليك الاحتفاظ بالصفحات يدويًا.

يمكن أن تستغرق عملية المسح الضوئي قدرًا كبيرًا من العمل. ولكن بمجرد اكتمال العملية ، ستتمكن من التخلص من بعض النسخ الثابتة لبعض الملفات واستعادة مساحة تخزين قيمة. (تأكد فقط من التمسك بالأصول الأصلية المهمة ، مثل الإيداعات الضريبية.) ستتمكن أيضًا من البحث في الملفات بسرعة ، مما يسمح بالاسترجاع بشكل أسرع من الشكل المادي.

إذا كنت غارقة في الوقت اللازم لذلك الرقمنة الأولية ، يمكن لبعض الخدمات معالجة هذه المهمة بالنسبة لك. يتخصص Shoeboxed في مسح بطاقات العمل والإيصالات للمساعدة في المحاسبة الخاصة بك ، في حين أن الآخرين ، بما في ذلك Pixily و Scantronix يتعامل مع العديد من أنواع المستندات.

يقوم Zack Stern ببناء مشروع جديد من San Francisco ، حيث يساهم بشكل متكرر في PC World.