وفِّر الوقت والمال باستخدام أدوات الاجتماعات عبر الإنترنت

إذا كنت مثلي ، فمن المحتمل أنك تكره حضور اجتماعات العمل. ولكن نشأ عدد من الأدوات المفيدة المستندة إلى الإنترنت والتي يمكن أن تساعد في جدولة مواعيد العمل وتشغيلها بشكل أكثر فعالية. تعمل جميع الأدوات هنا داخل معظم متصفحات الويب الشائعة ، ومعظمها متاح مجانًا أو مقابل رسوم شهرية منخفضة نسبيًا. يتمثل التحدي في فهم الأداة التي تلائم وضعًا معينًا ، لأنه لا يتم عقد كل اجتماع في نفس الظروف.

مزامنة تقاويم متعددة

بالتأكيد أكثر المواقف شيوعًا هي تلك الحالات التي تريد فيها مزامنة تقويم مشترك ، مثل بين المساعد الشخصي الرقمي الخاص بشخص ما وبين سطح مكتب Microsoft Outlook ، أو بين تقويم مدير العمل ومساعده. يمكن للعديد من الخدمات أن تجعل مشاركة التقاويم بين أعضاء فريق العمل (أو حتى بين أفراد العائلة أو الأصدقاء) أسهل. يوفر كل من تقويم Google وتقويم Yahoo مزامنة مجانية للتقويم ، والعديد من المنتجات الأخرى - بما في ذلك اتصال Calgoo's و AppleMobileMe و iTunes لأجهزة الكمبيوتر الخاصة به و iPhones و NuevaSync و SugarSync - تعمل مع كلتا الخدمتين. كما يمكن لـ BusySync و Spanning Sync مزامنة تقاويم iCal من Apple مع تقويم Google.

لكن خدمات المزامنة هذه لا تعمل دائمًا بشكل صحيح. جزء من المشكلة هو أن معظم منتجات التقويم والجدولة عبر الإنترنت تستخدم البريد الإلكتروني للإخطار بالأحداث والدعوات ، ومن الصعب على برامج التقويم المختلفة التعرف على رسائل البريد الإلكتروني هذه أو التصرف بها بأي طريقة متناسقة. هناك مشكلة أخرى وهي أنه إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا من برنامج التقويم باستخدام عنوان URL مضمن ، فقد تقوم خدمة مكافحة البريد غير المرغوب فيه الخاصة بشركتك بحظره. وفي حالة أخرى ، قد يرغب شخصان على خادوم Microsoft Exchange مختلفين في جدولة اجتماع مشترك - من الممكن ربط كل من تقاويم Exchange بحيث تتم مزامنتهما مع حساب تقويم Google نفسه ، ولكن قد يكون ذلك أمرًا صعبًا. يتمثل أحد الحلول المحتملة لهذه المشكلة الأخيرة في استخدام MailShadow في Cemaphore لـ Google Apps لمزامنة خوادم Exchange مع تقويم Google ؛ تبلغ تكلفة البرنامج 60 دولارًا لكل حساب بريد إلكتروني سنويًا.

[المزيد من القراءة: أفضل خدمات البث التلفزيوني]

هناك شيء واحد يفيد به تقويم Google وتقويم Yahoo في إرسال رسائل تذكير بالبريد الإلكتروني حول تكرار اجتماعات لمجموعة من العناوين. طالما قمت بإدخال العناوين الصحيحة ، تعمل هذه الوظيفة بشكل جيد.

دع العملاء يقومون بإعداد المواعيد

تعرض لوحة معلومات TimeDriver حالة المواعيد المختلفة الخاصة بك.

ماذا لو كنت تريد عملائك أو أي أشخاص آخرين لا تستخدمه شركتك لحجز وقتك مباشرة؟ في الماضي البعيد ، سيكون مسؤولو التعيين مسؤولين عن تقويم الرئيس وسيقومون بإعداد مواعيد للقاء بالقلم والورقة. يمكنك الآن توجيه العملاء والزملاء من الخارج إلى مواقع ويب الخاصة بخدمة جدولة خدمة ذاتية ، مثل HourTown أو TimeDriver. يمكن لهذه المواقع أن تعرض أوقات العمل والمرتبات الخاصة بموظفيك ، بالإضافة إلى ما تبقى من "مخزون" الوقت المتاح للتعيينات. كما يرسلون إشعارات عبر البريد الإلكتروني ، ولا يحتاجون إلى أي برامج خاصة تتجاوز مستعرض ويب لتأكيد الموعد. يمكنك بسهولة تعديل الجدول الزمني عند الخروج من المدينة أو غير متوفرة أيضًا. تتوفر كلتا الخدمتين بتكلفة معقولة: تمتلك TimeDriver نسخة تجريبية مجانية لمدة 90 يومًا و 30 دولارًا سنويًا بعد ذلك ؛ تقدم شركة HourTown ثلاثة خطط مختلفة ، بما في ذلك خطة مجانية تسمح بالحجوزات الشهرية.

إعداد وقت اجتماع مشترك أو جدول زمني Shift Schedule

على SetMeeting من السهل نسبيًا تنظيم اجتماع بين المشاركين من شركات مختلفة.

ماذا عن الوضع الذي تريد فيه ترتيب وقت اجتماع مشترك للأشخاص القادمين من شركات مختلفة؟ يمكن لمنظم الاجتماع إرسال إخطار عبر البريد الإلكتروني بسلسلة من الأوقات المفتوحة الممكنة ، ومطالبة كل مشارك بفحص أي من تلك الأوقات يعمل من أجلها. ولكن إذا حاولت من أي وقت مضى تنظيم هذا النوع من الاجتماعات ، فأنت تعرف مدى السرعة التي يمكن أن تدفن بها تحت جميع ردود البريد الإلكتروني.

الخدمات المجانية SetMeeting.com (من وكيل الاجتماع) و Doodle مفيدة في هذا الصدد. أكبر نقطة ضعف في SetMeeting.com هي أنه بمجرد بدء العملية ، لا يسمح لك بتغيير موقع الاجتماع دون الإلغاء والبدء من الصفر. إن رسومات الشعار المبتكرة ، الأقل تعقيدًا والتي تحتوي على ميزات أقل ، هي في الحقيقة أداة اقتراع لمساعدتك في العثور على وقت مشترك. ولكن قد تجده جذابًا إذا كان هذا هو كل ما ترغب في القيام به.

حتى Schedulefly يحتوي على تطبيق Facebook ، حتى تتمكن من دمج تقويم shift الخاص بك هناك.

قد تتضمن حالة أخرى ، على سبيل المثال ، عدد كبير من عمال المناوبة أو المتطوعين الذين ترغب في تنسيق أوقاتهم. على الرغم من أن هذه ليست مشكلة جدولة اجتماع ، إلا أنها قد تكون مهمة مستهلكة للوقت إذا حاولت معالجتها يدويًا أو محاولة إجراء الترتيبات من خلال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الخلفية. تم تصميم الخدمات المدفوعة Schedulefly و Shiftboard لهذا الغرض. تم تطوير النموذج الأول لموظفي المطاعم ، في حين تم بناء هذا الأخير في الأصل لسوق الرعاية الصحية. منذ ذلك الحين وسعت كل من التركيز ، ويمكن تشغيلها في أي متصفح ويب. تبدأ Schedulefly بـ 20 دولارًا في الشهر لما يصل إلى 19 مستخدمًا. يبدأ Shiftboard بسعر 50 دولارًا في الشهر لخمسة عمليات تسجيل دخول فريدة. الرسوم ترتفع للمجموعات الكبيرة. لدى Schedulefly مكونًا إضافيًا في Facebook أيضًا ، لذا يمكنك التنسيق والإعلان عن أوقات التغيير هناك.

إرسال تنبيهات السفر إلى الزملاء Far-Flung

تعرض الصفحة الرئيسية لـ Tripit رحلاتك القادمة ومن سيسافر بالقرب من مدينتك

الخدمة غير العادية هي التي تقدمها Tripit.com. الفكرة وراء موقع الويب هي أن تقوم بنشر ترتيبات السفر الخاصة بك واستخدام ميزات الشبكات الاجتماعية الخاصة بها لتخبر زملاءك ورفاقك عندما تنقلك رحلاتك إلى جوارهم ، أو لمعرفة متى سيكونون في عنقك من الغابة. بالطبع ، يعني إعداد ذلك إرسال المزيد من الدعوات إلى شبكة اجتماعية أخرى ، والحصول على أكبر عدد ممكن من الأشخاص (أو على الأقل الأشخاص الذين ترغب في رؤيتهم وجهًا لوجه) للانضمام إلى دائرة Tripit. ولكن بمجرد أن تكون لديك شبكة من أصدقائك ، فإن إخطارهم برحلتك أمر سهل نسبيًا: فقط أرسل تأكيد البريد الإلكتروني الخاص بشركة الطيران أو حجز الفندق إلى عنوان خاص ([email protected]) ، وسيقوم الموقع تلقائيًا بتحليل المعلومات الواردة في التأكيد ، معرفة من الذي يسافرون ، وانشر خط سير الرحلة إلى شبكتك. الخدمة مجانية أيضًا ، ويمكن أن تتكامل مع شبكة LinkedIn بحيث لا تضطر إلى تجميع شبكة إعلامك من البداية.

كما ترى ، يمكن لجميع أنواع الخدمات المستندة إلى الويب أن تساعدك في جدولة و تنسيق اجتماعاتك الشخصية بشكل أكثر فعالية. الآن ، إذا كان هناك شخص ما فقط يمكنه تطوير خدمة يمكنها إخطار الجميع بأنك تتأخر 10 دقائق عن مواعيدك!