Paperless Office Solution Rescues Ambulance Service

When the first responders at Georgia- على أساس EMS الوطنية الذهاب إلى العمل ، فإنها تنقذ الأرواح. كما أنها تنتج جبلًا من الأعمال الورقية ، والتي يجب أن يتم إدارتها بدقة وتخزينها بأمان لمدة لا تقل عن سبع سنوات. كان تخزين كل هذه الوثائق مهمة هائلة ، حيث تطلب من الشركة استخدام مساحة تخزين كبيرة لتخزينها كلها. وساعات العمل التي أهدرت في تخزينها وإدارتها كلها ، واسترداد الوثائق حسب الحاجة ، كانت طاغية على موظفي المكاتب البالغ عددهم 12 شخصًا.

للحصول على كل هذه الأوراق تحت السيطرة ، أطلق عليها EMS الوطنية اسم مستكشف أخطاء جهاز الكمبيوتر (NRD). قمنا بتقييم البنية التحتية الحالية للشركة وخرجنا بحل يبسط عملية إدارة كل هذه الوثائق مع تلبية المتطلبات الصارمة لقانون خصوصية وقابلية التأمين الصحي وغيرها من اللوائح الحكومية.

Document Overload

حتى يطلقون عليها لنا ، كان يعمل EMS الوطنية من صناديق الملفات وخزانات ملف كبير. تم استخدام غرفة الملفات مع ست خزائن ملف عمودي لتخزين الملفات ، وكل شهرين من تلك الخزانات سوف تملأ. عند هذه النقطة ، سيتم نقل الملفات إلى مستودع تخزين طويل الأجل ، حيث ستجلس لمدة سبع سنوات. وفي الوقت نفسه ، تقوم الشركة باستئجار سعاة لاسترداد الوثائق وتسليمها بين المكتب والمستودع.

[المزيد من القراءة: أفضل صناديق NAS لتدفق الوسائط والنسخ الاحتياطي]

أيضًا ، نظرًا لأن الشركة تعمل مع Medicare و Medicaid ، عليك عمل نسخ متعددة من المستندات لاستخدامها في ملفات متعددة. بضع عشرات مرات في اليوم ، يتعين على الموظفين سحب الملفات الموجودة من التخزين ، والتي تستغرق حوالي 15 دقيقة للاستيقاظ ، والذهاب إلى غرفة الملفات ، والعثور على الملف ، وسحبه ، والعودة إلى مكتبه. نحسب أنهم كانوا يهدرون ما يعادل اثنين من الموظفين بدوام كامل سحب الملفات كل يوم.

توصلنا مع خطة لوقف كل هذا الورقة خلط وتبسيط سير العمل في الشركة ، وخفض تكاليف العمالة ، وتحسين الكفاءة. > إدارة الوثائق الأذكى

أول شيء يتعين علينا القيام به هو القضاء على اعتماد الشركة على خزائن الملفات والورق. لرقمنة جميع الأوراق ، قمنا بتثبيت الماسحات الضوئية على الوجهين ورقة كوداك. جميع موظفي إعداد الفواتير لديهم الآن ماسحات ضوئية خاصة بهم في مكاتبهم ، ويوجد الآن جهازان للمسح الضوئي الأكبر حجمًا من طراز Kodak i1220 مركزيًا للاستخدام المشترك. سوف يكون لدى العاملين عن بعد الماسحات الضوئية الصغيرة أيضًا ، وسيقومون بالمسح مباشرة إلى الخادم عن بعد.

في جوهر حلنا ، نشرنا مجلس الوزراء NG ، وهو نظام لإدارة الوثائق لمساعدتهم على التخلص من الورق معًا مع توفير نظام آمن يعتمد على المراجعة ، مما يسمح لهم بالامتثال بسهولة أكبر لقوانين HIPAA واللوائح الأخرى. لقد قمنا بتركيب خادم للتعامل مع هذا التحميل ، لأن الطلب عليه سيكون مرتفعًا للغاية بالنسبة للخادم الحالي للشركة. سيقوم هذا الخادم الجديد أيضًا بتنفيذ دور خادم طرفي بحيث يتمكن المستخدمون عن بعد من الوصول إلى النظام دون التعرض لأي تأخير.

خزانة NG لديها القدرة أيضًا على سحب المعلومات من نظامها الحالي لذا أوصينا بمزامنة وخيارات المسترد لدمج في برامجهم والبنية التحتية الحالية. وبهذه الطريقة ، سيتمكن المستخدمون من سحب الملفات التي يحتاجونها إلى عميل معين قاموا بسحبه في برنامج إعداد الفواتير دون الحاجة إلى البحث عن هذا العميل في CNG. يتيح "المزامن" إما استيرادًا في وقت واحد أو مزامنة مستمرة لقاعدة بيانات موجودة مثل برنامج إعداد الفواتير الخاص بها. يسمح المسترد لهم بربط خزانة NG ببرامجهم الحالية أو تطبيقات الويب الخاصة بهم ، بحيث عندما يسحب العميل في برنامج الاسترداد هذا يقوم بسحب المستندات في CNG. هذه ميزة كبيرة لأنها سمحت لهم بدمج إدارة المستندات في برامجهم الحالية دون ترقية أو استبدالها.

كما نوصي بأن يستفيدوا من مهام سير العمل في CNG لأتمتة بعض مهامهم الأكثر شيوعًا. ومع ذلك ، فإنهم ينقلون الورق حول المكتب الآن ويمكن القيام به إلكترونياً. يسمح سير العمل الجديد لهم بأداء المهام الهامة بسرعة ، مثل توجيه جميع أوراق الوقت إلى مدير واحد للموافقة ونقل مجلدات كاملة إلى شخص محدد للمراجعة. خطط سير العمل المستقبلية بما في ذلك أتمتة عملية إنشاء المستندات وتوجيهها تلقائيًا إلى الشخص الذي يحتاج إلى الموافقة عليها أو تعديلها بعد ذلك. سنكون قادرين على إنشاء تنبيهات وشروط لأية وثيقة يحتاجون إليها.

للحفاظ على تكاليف الترخيص تحت السيطرة ، فإننا نوصي برخصة مجلس الوزراء NG-20 مع مزيج من المستخدمين المسمى وترخيص المستخدم المتزامن. وبهذه الطريقة يمكن تخصيص الترخيص المتزامن لعدة مستخدمين ، مثل تلك التي تعمل في نوبات مختلفة.

العائد

إن أوضح فائدة من حلنا هو أن نظام National EMS سيكون قادرًا على التخلص من كل تلك الأوراق و التكاليف المرتبطة بتخزينها. سيكون من السهل الحفاظ على التوافق مع HIPAA والقوانين الأخرى ، وأسهل في التتبع. من خلال تقليل كمية الورق التي تنتجها ، بما في ذلك التخلص من آلات النسخ ذات الحجم الكبير التي اعتادوا عليها عمل نسخ متعددة لكل ملف ، ستوفر الشركة ما يقدر بـ 6000 دولار سنويًا.

ستستعيد EMS الوطنية ما يقرب من 80 ساعة عمل في الأسبوع ، حيث لن يحتاج الموظفون بعد الآن إلى إيداع المستندات الورقية واستردادها يدويًا. وفي الوقت نفسه ، ستعمل ميزات التتبع الإلكتروني في CNG على تحسين مساءلة العمال. يمكن الآن مسح أي مستندات ورقية متوفرة لديهم وتمزيقها. خلال السنوات العديدة القادمة ، ستتمكن الشركة من إعادة توظيف مساحة مستودعها بشكل تدريجي حيث تصل المحفوظات الحالية إلى فترة التخزين المطلوبة لمدة سبع سنوات.

مقابلة المحققين

دوج سميث هو مالك ومالك مستكشف أخطاء الكمبيوتر (NRD) ، شركة تكنولوجيا معلومات ومقرها في كوفينجتون بولاية جورجيا ولديها أكثر من 50 عامًا من الخبرة في مجال تكنولوجيا المعلومات على الموظفين. ويحمل الفريق معًا أكثر من 50 شهادة معتمدة من الصناعة ، بما في ذلك MCSE متعددة. اتصل بهم على 404-477-1302 أو عبر موقع الويب الخاص بهم.

لمزيد من الحلول التقنية في العالم الحقيقي للشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم - بما في ذلك الخدمات السحابية ، والمحاكاة الافتراضية ، والإصلاحات الشاملة للشبكة - تحقق من Tech World World's Tech Audit.

إذا كنت موفرًا لحلول تكنولوجيا المعلومات تخدم سوق الأعمال الصغيرة إلى متوسطة الحجم ، وتريد معرفة كيف يمكنك المساهمة في

PC World Tech Audit ، فأرسل البريد إلى [email protected]. نحن نبحث دائمًا عن المزيد من المحترفين الموهوبين. Tech Audit

يتم كتابتها وإنتاجها بالتعاون مع متخصصي تكنولوجيا المعلومات في هذا المجال. تمثل جميع التوصيات والآراء المعرب عنها الحكم المستقل للمؤلفين ولا تعكس بالضرورة آراء PC World أو هيئة التحرير الخاصة به.