ميزة Outlook Web App - اقتراح New Time

ترتيب اجتماعات الفريق مهمة صعبة ، خاصة عندما يجد المنظم أنه لا يوجد وقت جيد يمكن للجميع الاجتماع فيه. ومع ذلك ، يمكن التقليل من المشكلة إلى حدٍ ما من خلال ميزة Outlook> التي تم طرحها حديثًا باسم اقتراح وقت جديد . قد يكون المستخدمون الذين يستخدمون إصدارات سطح المكتب من Microsoft Outlook على دراية بهذه الميزة. إنها ميزة تسمح للحضور بالتحقق عندما يكون الجميع ، بما في ذلك أنفسهم ، أحرارًا حتى يمكن ترتيب الاجتماع بسهولة وبدون الكثير من المتاعب من قِبل المنظم.

كل ما يجب على الحضور القيام به هو تقليل الوقت المقترح للاجتماع واقتراحه بأدب وقت مناسب آخر لمنظم الاجتماع للنظر فيه. يمكن للمنظم بعد ذلك قبول أفضل اقتراح للوقت الجديد وإعادة جدولة الاجتماع بسرعة.

كيف تعمل ميزة "اقتراح وقت جديد" في Outlook

أولاً ، يرسل منظم الاجتماع طلبًا إلى جميع الحاضرين. عند تلقي طلب الاجتماع ، يمكن للمشاركين العثور على خيارات متنوعة (مؤقت ، رفض ، اقتراح وقت جديد) مدرجة بجانب الزر "قبول" المعتاد ضمن قسم "البريد".

إذا كان هناك تعارض حول الوقت المقترح للاجتماع. يمكن للحاضرين ببساطة النقر على زر اقتراح وقت جديد إما على الدعوة أو في حدث التقويم نفسه.

عند الانتهاء ، يجد 3 خيارات معروضة:

1. قبول واقتراح وقت جديد
2. مبدئي واقتراح وقت جديد
3. رفض واقتراح وقت جديد.

بمجرد اختيار أحد خيارات اقتراح الوقت الثلاثة الجديدة ، سيتم فتح عرض مبسط لمساعد الجدولة.

هناك يمكنك ملء التفاصيل المناسبة والضغط على `OK زر. يعرض الإجراء فورًا رسالة بريد إلكتروني جديدة ، يخاطب المنظم تلقائيًا ، مع اقتراح الوقت الجديد. يمكنك أيضًا الحصول على خيارات إضافة المستلمين ، بالإضافة إلى المنظم.

عندما يتلقى منظم الاجتماع بريدًا إلكترونيًا من أحد الحاضرين يقترح وقتًا جديدًا ، يظهر إشعار في الدعوة يشير إلى أنه قد تم اقتراح وقت جديد تم إرسال دعوة الاجتماع في وقت سابق.

إذا كان المنظم يتقبل التغييرات المقترحة ، فإنه يعدّل الحدث. يسمح مساعد الجدولة هناك بمشاهدة وقت الاجتماع الحالي جنباً إلى جنب مع جميع المقترحات الجديدة التي يتلقاها من جميع الحاضرين.

وهذا يبسّط له مهمة إيجاد ومقارنة الخيارات واختيار الخيار الأفضل للجميع.

بمجرد تحديد توقيت جديد للاجتماع ، يمكن للمنظم إرسال دعوة محدثة إلى جميع الحاضرين.

المصدر.