HyLighter Helps Groups Collaborate on Documents

التعاون مع أعضاء فريقك الآخرين إنشاء وتعديل المستندات هو حاجة تجارية مشتركة. لكن ما هي أفضل طريقة للتعامل مع هذه المهمة؟ تتيح لك خدمة تعاون المستندات عبر الإنترنت الجديدة التي تسمى HyLighter استخدام ترميز الألوان لتمييز التعليقات التوضيحية ، التي تتبعها الخدمة بشكل منفصل عن المستند الأصلي.

تم تصميم المنتجات المصممة لتلبية احتياجات الأشخاص الذين يتعاونون على المستندات لفترة من الوقت. مثال واحد مألوف هو القدرة على تتبع التغييرات في Microsoft Word. منذ عدة سنوات ، تتيح هذه الميزة للمستخدمين ترميز مستند Word مع التعليقات والتغييرات المقترحة التي يمكن للمتعاونين الآخرين قبولها أو رفضها.

توفر العديد من خدمات الويب المعروفة خيارات تعاون المستندات عالية المرونة ، بما في ذلك الوصول إلى المستندات المشتركة. يتيح لك Microsoft Office Live و WebEx WebOffice ، على سبيل المثال ، تحميل المستندات إلى موقع خاص على الإنترنت للمشاركة والمراجعة والتعديل. يوفر Basecamp لوحة كتابة على الإنترنت للتعاون في المستندات ، فضلاً عن خدمات إدارة المشروعات البسيطة.

HyLighter ، حاليًا في اختبار بيتا ، متخصصًا حصريًا في تعاون المستندات. فهو يوفر مزايا غير متوفرة في خدمات المشاركة عبر الإنترنت الأكثر عمومية - وأبرزها نظام ترميز الألوان البديهي الذي يسلط الضوء على المجالات التي تهم فريق العمل.

HyLighter يتتبع التعليقات والتغييرات المقترحة بشكل منفصل حتى لا يحجب المستند الأصلي. في الواقع ، لا يمكنك تغيير المستند نفسه داخل HyLighter ، مما قد يجعله غير مناسب لبعض المستخدمين. ولكن في الحالات التي تكون فيها اهتمامات المتابعين المتابعين مهمة ، يمكن أن تكون سهلة الاستخدام.

HyLighter عرض الحرف الصغير c بشكل غير صحيح عبر مستند PDF الذي تم استيراده.

HyLighter هو عمل قيد التقدم ، لذا لا أوصي بالاعتماد على وجه الحصر عندما تعمل مع وثائق مهمة ؛ تكون على استعداد لاستخدام شيء آخر إذا واجهت diificulties معها. على سبيل المثال ، تقول الخدمة إنها تدعم المستندات بتنسيقات Word و PDF و HTML ، ولكن بعض ملفات PDF التي قمت بتحميلها إلى الخدمة لم يتم عرضها بأمانة كاملة. (يقر HyLighter بأن بعض ملفات PDF متعددة الأعمدة مع الرسومات المضمنة ، مثل تلك الموجودة في لقطة الشاشة الموضحة أعلى اليسار ، قد لا يتم عرضها بشكل صحيح.)

من ناحية أخرى ، يتم عرض مستندات Word بشكل لا تشوبه شائبة. تقول HyLighter أنها تخطط لدعم التعليق التوضيحي على ملفات الرسومات والصوت والفيديو في النهاية.

How HyLighter Works

HyLighter يتعرف على نوعين من المستخدمين: المنشئ للمستند والمدعو - الشخص الذي قام بإصداره يطلب المشاركة في التعاون. تشرح الدروس القصيرة المتحركة على موقع HyLighter كلا من أدوار المستخدم بمزيد من التفصيل.

يبدأ المنشئ العملية بالتسجيل للحصول على الخدمة وتحميل مستند. واجهت مشكلة صغيرة في المرة الأولى التي حاولت فيها الاشتراك: لم أتلق اعترافًا عبر البريد الإلكتروني. ولكن في محاولة ثانية في اليوم التالي ، كنت ناجحا.

بمجرد تسجيل الدخول ، سترى واجهة احتياطية. في الجزء العلوي ، توجد خيارات القائمة للدخول إلى المستندات التي أنشأتها والمستندات التي تمت دعوتك للتعاون بشأنها. يحتوي جزء الجانب الأيمن على ارتباطات لتغيير ملف التعريف الخاص بك ومن أجل استيراد المستندات التي تريد العمل عليها في HyLighter.

استيراد المستندات أمر بسيط. يمكنك تقديم عنوان مستند ، وتحديد موقع الملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وتعيينه لحالة حقوق التأليف والنشر (آمنة ، معلقة ، أو غير قابلة للتطبيق) محددة من قائمة منسدلة ، أدخل وصفًا إذا كنت ترغب في ذلك ، واكتب عناوين البريد الإلكتروني الأشخاص الذين ترغب في دعوتهم كمتعاونين.

يتلقى كل مُدعو رسالة بريد إلكتروني يطلب فيها إدخالها في المستند. قبل العمل على مستند ، يجب على المدعو إعداد حساب HyLighter.

التعليقات ، لا التغييرات

بعد تحميل مستند من جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى الخدمة عبر الإنترنت (والذي يستغرق بضع ثوان) ، يمكنك البدء توضيحه.

تشبه أشرطة ألوان HyLighter الألوان البارزة في الواقع المطبقة بأقلام علامات ملونة: فهي لا تحجب النص. تسلط الأشرطة الصفراء الضوء على الممرات التي قمت فيها بالتعليق ، حيث يشير اللون الأزرق إلى تعليقات من الآخرين ، بينما تشير النقاط الخضراء إلى المجالات ذات الاهتمام المشترك. تظهر الظلال الأغمق من اللون الأزرق أو الأخضر عندما يظهر المتعاونون اهتمامًا شديدًا بقطاع معين - على سبيل المثال ، عندما يترك العديد من المشاركين تعليقات حول نفس النص.

تظهر التعليقات في جزء على يسار المستند. يظهر كل تعليق تحت اسم المؤلف ، ويؤدي النقر على أيقونة صغيرة على شكل مربع على يسار اسم المؤلف إلى تحويل لون التمييز ذي الصلة باللون الأحمر. تتيح لك الرموز الصغيرة الأخرى استبدال التعليقات أو إضافتها أو إزالتها.

عند إضافة أو استبدال التعليقات ، سيظهر مربع تحرير نص بسيط ، يقدم بعض خيارات التنسيق الشائعة مثل الخط الغامق والمائل. يمكنك إدراج روابط إلى مواقع ويب أو بيانات على خادم خارجي - مقاطع فيديو من YouTube ، على سبيل المثال - ولكن لا يمكنك تحميل البيانات الخارجية إلى HyLighter نفسه.

تجعل الأزرار الموجودة أعلى عمود التعليقات مستندات إضافية على مستوى المستند الوظائف المتاحة. واحد يتيح لك إنشاء ملاحظة G - ملاحظة عامة غير مرتبطة بأي منطقة معينة من المستند. يتيح لك زر "مقارنة" تعيين تعليقاتهم التي تقوم بعرضها - الخاصة بك ، أو قول الزملاء فقط.

بمجرد اكتمال التعاون ، يمكنك الضغط على زر تصدير لتصدير المستند والتعليقات إلى ملف HTML ، على ما يبدو الحد من فائدة الخدمة. (تخطط HyLighter لتضمين الدعم للتصدير إلى RTF ، PDF ، وربما صيغ Word في المستقبل.)

في الوقت الحالي ، يقترح ملف تعليمات HyLighter حلًا يستخدم زر Easy View: انقر فوقه لتوليد إطار أضيق حيث يظهر المستند المميز في الجزء العلوي والتعليقات في الجزء السفلي. ما لم يكن لديك شاشة صغيرة جدًا ، سيكون لديك مساحة كافية لفتح تطبيق إنشاء المستندات (Word ، على سبيل المثال) في نافذة ضيقة ثانية بجانب نافذة العرض السهل ؛ ثم يمكنك إجراء التغييرات يدويًا. من الواضح أن هذه ليست طريقة فعالة للعمل.

هل HyLighter يستحق كل هذا العناء؟

أحب الطريقة التي يفصل HyLighter التعليقات من المستند. تقوم معظم أدوات التعاون القائمة على الويب بتعديل المستند نفسه ، ونتيجة لذلك ، عندما يكون هناك العديد من المستخدمين متورطين ، يمكن أن تضيع بنية ونص النص الأصلي.

إذا قام شخص واحد أو شخصان بمراجعة المستند ، قد يكون خطر الغرق في التعليقات صغيرًا جدًا. وفي الوقت نفسه ، قد يبدو العمل الإضافي لنقل التعليقات والتغييرات على الوثيقة الأصلية بمثابة عيب كبير.

HyLighter مجاني للاستخدام خلال فترة بيتا ، وتظهر الخدمة الوعد الحقيقي. إذا كنت بحاجة إلى التعاون في المستندات ، فإنني أوصي بأن تجربها لمعرفة ما إذا كانت تناسب أسلوبك.

بمجرد ظهور الإصدار النهائي من HyLighter ، سيكون متاحًا كتطبيق يمكن للمستخدمين تثبيته على الخادم الخاص بهم ، فضلا عن كونها خدمة مستضافة. لم يتم تعيين التسعير.

ريتشارد Morochove هو مستشار تكنولوجيا المعلومات والكاتب. أرسل له أسئلة حول استخدام التكنولوجيا في أعمالك الصغيرة والمتوسطة الحجم المتصلة عبر البريد الإلكتروني. قد يقوم PC World بتحرير استعلامك ولا يمكنه ضمان الإجابة على جميع الأسئلة.