كيفية تعقب التغييرات ، استخدم التعليقات في مستند ms Word مشترك

في المكتب ، نحتاج أحيانًا إلى إنشاء مستند مشترك بمعنى. وثيقة واحدة ليتم استخدامها من قبل عدة أشخاص. عندما يكون هذا هو الحال ، فمن الواضح أيضًا أن العناصر المميزة ستقوم بإجراء تغييرات على المستند ؛ وفي بعض الأحيان إجراء تغييرات لا يمكن للآخرين معرفة ذلك.

وبالتالي ، من الجيد تتبع التعديلات التي تم إجراؤها على مستند مشترك. الطريقة الأساسية للقيام بذلك هي إضافة تعليق بعد إجراء تغيير أو إعلام المتعاونين بعد إجراء التعديل. لكن هذا ليس دائمًا مناسبًا للغاية ، خاصة إذا كانت الوثيقة كبيرة. لحسن الحظ ، لقد حصلت MS Word ظهرك هنا.

يوفر MS Word أداتين ممتازتين تسمى التعليق وتتبع التغييرات ضمن علامة التبويب مراجعة. على الرغم من أنني رأيت عددًا قليلًا جدًا من الناس يستخدمونها ، فإن أولئك الذين يستخدمونهم يعرفون كيف يمكن للأشياء السهلة أن تحصل عليها بمجرد الحصول على هاتين الميزتين الممتازتين. واليوم سوف نرشدك من خلال أساسيات ممارستها.

باستخدام التعليقات في MS Word

ستساعدك هذه الميزة في السماح للمستخدمين الآخرين (أولئك الذين لديهم حق الوصول إلى المستند) بمعرفة ملاحظاتك أو اقتراحاتك بشأن أشياء معينة. على سبيل المثال ، حدد نصًا (مثل ما أقوم به في مقالتي) واضغط على أيقونة تعليق جديد. يحيط علما بالتسمية (s1) والتعليق المقابل الذي تمت إضافته ضده في الجزء الأيمن.

الآن ، عندما يفتح المستخدمون الآخرون المستند ، يمكنهم عرض التعليق أو قبول ملاحظاتك أو ترك تعليقاتهم الخاصة. من أدوات الشريط ، يمكنك حذف التعليقات أو حتى الانتقال إلى التعليق السابق / التالي.

استخدام تعقب التغييرات في برنامج MS Word لتتبع تعديلات المستندات

كما يوحي الاسم ، تساعدك هذه المجموعة على تعقب التغييرات التي يتم إجراؤها على المستند. في اللحظة التي تضغط فيها تتبع التغييرات ، كل ما تكتبه جديد يظهر باللون الأحمر ويتم تسطيره. وأي شيء تحذفه يتم ضربه (مثل هذا) بدلاً من حذفه.

يمتد الخط العمودي على اليسار عبر الطول الذي يحتوي على أي تغيير. إلى جانب هذا " جزء المراجعة" (يمكن إحضاره من الشريط) سيعرض تفاصيل حول التغييرات التي يتم إجراؤها. بهذه الطريقة ، سيكون لدى المالك معرفة شاملة بالتعديلات التي تم إجراؤها على المستند.

قد يتم الآن قبول هذه التغييرات أو رفضها من خلال اتخاذ خيار النقر بزر الماوس الأيمن.

علاوة على ذلك ، يمكنك اختيار رؤية المراجعات بتنسيق البالون (الصورة أدناه) أو التحقق من المراجعات المختلفة للوثيقة (خيارات التبديل في القائمة المنسدلة مع توضيح "العرض النهائي" ؛ تظهر في الصورة الأولى).

هناك الكثير من أنشطة التنسيق وتغيير اللون الأخرى التي قد تلتزم بها. وأنا متأكد من أنك سوف تستكشف هذه الخيارات بمجرد إتقان الأساسيات.

استنتاج

الهدف من هذه المقالة هو تغطية الأساسيات التي تساعدك في البدء في استخدام هاتين الأداتين الرائعتين في برنامج MS Word. إذا كنت قد استخدمتها من قبل ، فقد ترغب في مشاركة بعض الحيل والنصائح التي تعرفها ، مع قرائنا الآخرين. بالنسبة لأولئك الذين سيبدأون ، أخبرنا عن تجاربك في استخدامها لأول مرة.