كيفية تأمين البيانات في تطبيقاتك

تقوم تطبيقات المكتب اليومية بتخزين مزيد من المعلومات المخفية في المستندات التي تقوم بإنشائها وتعمل بها مما قد تكون على دراية به. فيما يلي كيفية التأكد من عدم جعل البيانات عامة يجب أن تظل خاصة.

البيانات المخفية في المستندات الخاصة بك

أداة إزالة البيانات المخفية من Microsoft ترقى إلى اسمها مع مستندات Office القديمة.

لماذا يجب عليك العناية: قد تصل التعليقات المحرجة أو معلومات الملكية إلى جمهور غير مقصود.

سيناريو: أنت محاسب لشركة طلبت من مجلس إدارتها تقديم ملخص تنفيذي للنفقات والإيرادات - مهمة يتطلب منك التعاون مع عدة أشخاص. يتغير مسودة تقريرك - المكتوب في Microsoft Word - لعدة أيام ، حيث يقوم العديد من المشاركين بإدراج الملاحظات والأسئلة ، وربما حتى بعض الإمساكات غير الحكيمة.

[المزيد من القراءة: كيفية إزالة البرامج الضارة من جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows]

أنت تقوم بتنظيف المستند قبل إرساله إلى اللوحة ، ولكن التعليق "هل يتوقعون حقاً أن يشتري الأشخاص هذا الهراء؟" (إلى جانب اسم الشخص الذي أضافه ، ووقت وتاريخ إنشائه) لم تختف - إنه ببساطة يخفي.

من بين أنواع البيانات الوصفية التي تحتوي على جداول البيانات ، قد تحتفظ مستندات Word وعروض PowerPoint التقديمية في شكل مخفي (ولكن يمكن اكتشافه بسهولة) هي الاسم والأحرف الأولى لأي شخص كتب أو حرر الوثيقة؛ بيانات القالب مراجعات الوثيقة تحرير التعليقات اسم الكمبيوتر الخاص بك ، الشركة التي يظهر اسمها في معلومات الترخيص الخاصة بنسختك من Microsoft Office ، واسم محرك الأقراص الثابتة أو الخادم حيث قمت بحفظ المستند.

المعلومات المضمنة مثل أسماء خوادم الملفات أو أسماء المستخدمين - التي غالباً ما يتم إعادة تدويرها كمؤهلات تسجيل دخول - تجعل سرقة البيانات أسهل بكثير بالنسبة لشركة تجسس. إذا كنت لن تنشر تفاصيل الشبكة الداخلية لشركتك ليراها العالم بأكمله ، فلماذا تقوم بتوزيع أجزاء من هذه المعلومات المضمنة في المستندات التي تنتجها للويب؟ بعض هذه المعلومات متوفرة بسهولة ، بينما قد يستلزم استخراج أجزاء أخرى من المستند استخدام برامج تحرير الملفات ذات المستوى الثنائي.

Fix: بالنسبة إلى Office XP و 2003 ، يمكنك تنزيل أداة إزالة البيانات المخفية من Microsoft. بالنسبة لمستندات Office 2007 ، يمكنك استخدام الأمر Document Inspector لعرض وحذف (اختياريًا) لحذف بيانات التعريف غير المرغوب فيها من ملفات Word و Excel و PowerPoint.

Redsufulful Redaction

Why You Should Care: Allow private sensitive تظهر البيانات للوصول إلى الجمهور من خلال الإهمال بشكل سيء عليك.

السيناريو: تحتاج الأكاديميون والباحثون الطبيون ومحاكم القانون أحيانًا إلى نشر نسخ من ملاحظاتهم البحثية الخاصة أو بياناتهم أو تقاريرهم للاستهلاك العام. عندما تحتوي هذه الوثائق على معلومات شخصية حساسة - أسماء ، وأرقام التأمين الاجتماعي ، وعناوين الشوارع ، وأرقام الهواتف - غالباً ما يكون من السهل تنقيح أو تغطية هذه الأجزاء من المستند ، بدلاً من مراجعة الملف الأصلي.

القضبان السوداء التي تغطي أسماء الأشخاص والمواقع والتواريخ في الوثائق المطبوعة كافية للتقرير الورقي ، ولكن الوثائق الرقمية هي مسألة أخرى. كانت هناك حالات رفيعة المستوى اكتشفت فيها أطراف ثالثة بسهولة معلومات مفترضة منقوصة لأن الشخص الذي يعمل مع الوثيقة لم يكن يعرف أن أي شخص مجهز بالنسخة الكاملة من Adobe Acrobat يمكنه إزالة شريط أسود مطبوع على النص في ملف PDF. إذا كنت بحاجة إلى نشر المعلومات بشكل عام دون الكشف عن تفاصيل حساسة ، يجب أن تعتني أن عمليات التنقيح التي تقوم بها لا يمكن التراجع عنها.

الإصلاح: لدى وكالة ناسا أوضح تعليمات عبر الإنترنت تشرح العملية. في مستندات Word ، من السهل حفظ نسخة جديدة من الملف الذي تخطط لتنقيحه: تأكد من إيقاف تشغيل وضع Revisions ، ثم اكتب النص فوق النص الذي تريد تنقيحه. لتدوين المحتوى في ملفات PDF ، يجب عليك إما استخدام مكون إضافي من طرف خارجي (مثل الأداة المساعدة Redax $ 249 التابعة لـAppligant) أو تغطية النص بأشرطة سوداء في ملف PDF ، وتحويل PDF إلى صورة TIFF ، ثم إعادة تحويل TIFF إلى PDF. الجانب السلبي الوحيد هو أن القراء يفقدون القدرة على البحث في النص في PDF التي تم تحويلها بهذه الطريقة.