كيفية الحصول على أقصى استفادة من Outlook

لدى الكثير منا علاقة حب مع الكراهية باستخدام Outlook - نعم نحن نكره ذلك لأنه في بعض الأحيان يتعطل بشكل غير متوقع ، أو يستغرق ثلاث إلى عشر ثوان إضافية للقيام بشيء لم نتوقعه. ولكنني أعتقد أن معظمنا كثيرًا ما يعجبه Outlook وبطابعه البديهي. لا تبدو تطبيقات بريد الويب غنية أو سائلة مثل Outlook.

Outlook هو على الأرجح أول تطبيق تقوم بفتحه عند دخولك إلى المكتب وآخر تطبيق تقوم بإغلاقه في الليل (إذا قمت بإغلاقه على الإطلاق). فيما يلي أهم 10 طرق للحصول على تجربة أفضل مع Outlook. سوف أشارك أولاً أساسيات الخمس في امتلاك تجربة Outlook رائعة ، ثم سوف نشارك المزيد من النصائح المتقدمة في مشاركتي التالية.

سحب وإفلات أي شيء

واحدة من أكبر الفوائد في Outlook هي أنه يمكنك عمليًا قم بسحب أي عنصر Outlook وإفلاته من مجلد إلى آخر. اسحب بريدًا إلكترونيًا إلى مجلد جهات الاتصال وسيقوم Outlook بإنشاء جهة الاتصال نيابةً عنك مع الاسم الأول والأخير وعنوان البريد الإلكتروني. اسحب بريدًا إلكترونيًا إلى مجلد التقويم ومرة ​​أخرى ، يتم إنشاء موعد لك باستخدام نص البريد الإلكتروني الذي تم إدخاله في ملاحظات التقويم.

النقر بزر الماوس الأيمن أي شيء

إذا كنت في شك ولا تعلم ماذا تفعل التالي في Outlook ، فقط انقر بزر الماوس الأيمن على عنصر Outlook والقائمة التي دفعها من المحتمل أن يكون لديك الميزة التي تريدها. انقر بزر الماوس الأيمن على الاسم في عنوان البريد الإلكتروني واختر إضافة إلى جهة اتصال Outlook وسيتم إنشاء جهة الاتصال الخاصة بك تلقائيًا. انقر بزر الماوس الأيمن على عنصر التقويم ويمكنك طباعته وخذه معك إلى موعدك التالي.

فتح Outlook متعددة Windows

كم منكم يود أن يتم فتح علبة الوارد والتقويم وجهات الاتصال الخاصة بك طوال الوقت؟ يمكنك عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على أيقونة التقويم أو مجلد التقويم واختيار "فتح في نافذة جديدة" وفتح مجلد آخر من Outlook. افعل ذلك عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على أيقونة جهة الاتصال و "فتح في نافذة جديدة."

البحث عن أي شيء

إذا كنت مثلي ، فانتظر ثانية إضافية للعثور على شيء مزعج. واحدة من أفضل الميزات التي أحبها في Outlook 2007 هي أنه يمكنك البحث عن الأشياء بشكل أسرع بكثير. يُعد البحث الأسرع نفسه يستحق الترقية إذا كنت لا تزال تستخدم إصدارًا أقدم من Outlook 2007. ما عليك سوى كتابة أي كلمة في مربع البحث في علبة الوارد الخاصة بك أو أي مجلد بريد ويذهب Outlook على الفور للعثور على البريد الإلكتروني الصحيح. يمكنك القيام بنفس الشيء بالنسبة لعناصر "جهات الاتصال" أو "التقويم" أو "المهام". يكون مربع البحث في أعلى الجانب الأيسر وسيعيد عنصر البحث بسرعة كبيرة. على سبيل المثال ، في مجلدات جهات الاتصال الخاصة بك ، اكتب فقط في نيويورك وجميع جهات الاتصال الخاصة بك التي لديها نيويورك في عنوانها أو ملاحظاتها ستظهر.

إنشاء مجلدات إضافية من أي شيء

العديد منكم يعرف بالفعل كيفية إنشاء مجلدات البريد الإلكتروني الإضافية عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على قائمة المجلدات الخاصة بك واختيار مجلد جديد. هل تعلم أنه يمكنك إنشاء أنواع أخرى من المجلدات أيضًا ، مثل مجلد جهة اتصال أو تقويم أو مهمة أخرى؟ لإنشاء مجلد جهة اتصال آخر ، ربما يحتوي أحدها على جهات اتصال شخصية فقط ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي عنصر في المجلد واختر New Folder. ضمن "مجلد يحتوي على" ، اختر "عناصر جهات الاتصال" وحدد المكان الذي تريد تخزين مجلد جهات الاتصال الجديد ، ثم سيصبح المجلد مرئياً.

هذه هي النصائح الأساسية للحصول على تجربة Outlook أكثر ثراءً. يجب أن يؤدي الحصول على معرفة بهذه الميزات إلى تقليل عدد الدقائق الإضافية التي يمكنك استخدامها للرد على رسائلك الإلكترونية. في المرة القادمة سوف أغطي المزيد من الميزات المتقدمة التي قد تساعدك على تقليل كمية البريد الإلكتروني في صندوق البريد الوارد.

جيمس وونغ هو المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة Avidian Technologies ، صانعي النبي ، برنامج CRM السهل لبرنامج Outlook. جيمس هو محنك ومؤسس لثلاث شركات ناجحة ، ومستثمر نشط ومؤيد للسفينة.