كيفية توسيع نهج الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني للعناصر المحذوفة في Office 365

إنه شعور رهيب حقاً عندما تعرف البريد الإلكتروني أو التقويم. دعوة كنت تحاول العثور عليها تم مسحها من علبة البريد من خلال سياسة احتفاظ. يتم تشغيل كل خدمة بريد إلكتروني بواسطة "سياسة الاحتفاظ" التي تقوم بحذف العناصر تلقائيًا من المجلد "حذف" بعد فترة معينة من الوقت (30 يومًا)

ولتغيير ذلك ، تقدم Microsoft ميزة فترة الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني لـ العناصر المحذوفة في Office. لا يزال العديد من المستخدمين اليوم غير مدركين لهذه الميزة. إذن ، هذا هو موضوع المناقشة اليوم. مع تحديث Microsoft Office 365 Suite ، يمكن للمشرفين تعيين طول الوقت للبقاء في مجلد "العناصر المحذوفة". وهذا يبسّط مهمة البحث عن العثور على البريد الإلكتروني أو التقويم الذي يدعوك إلى حذفه بطريق الخطأ.

إنشاء سياسة الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني المخصصة

يمكنك إما تعديل اسم سياسة MRM الافتراضية أو إنشاء سياسة جديدة لتعطيلها هذا التغيير. لتغيير اسم السياسة في Office 365 ، انتقل إلى مسؤول Office 365 ، واختر مركز إدارة Exchange وحدد خيار إدارة التوافق. بعد ذلك ، ابحث عن خيار "سياسات الاستبقاء".

بعد ذلك ، حدد سياسة MRM الافتراضية ، وانقر على أيقونة التحرير ثم قم بتغيير اسم السياسة. بمجرد الانتهاء من ذلك ، سيحتفظ Office 365 بالإعدادات التي حددتها ولن يتم استبدال سياستك.

إذا قمت بتخصيص سياسة MRM الافتراضية واحتفظت بالاسم الأصلي ، فسيظل التغيير ساريًا.

يرجى ملاحظة أن لن يتم تطبيق التغييرات التي تقوم بإجرائها على المجلد Recoverable Items. سيكون فقط للمجلدات المرئية العناصر المحذوفة ولمجلد العناصر المحذوفة في صندوق البريد الأساسي والأرشيف. ولن يؤثر أيضًا على أي إجراءات " نقل إلى الأرشيف " في مجلد العناصر المحذوفة.

البريد الإلكتروني المفقود من مجلد العناصر المحذوفة

إذا وجدت أو لاحظت أن الرسائل الأقدم من 30 يومًا لا تظهر ضمن مجلد "العناصر المحذوفة" لعلبة بريد مستخدم Exchange Online ، يمكنك تجربة ما يلي كحل بديل.

1. زيادة عدد الأيام في نهج الاستبقاء المخصص.
2. تعيين نهج MRM الافتراضي على صندوق البريد.
3. تغيير اسم سياسة الاحتفاظ التي تم تعيينها لصندوق البريد كـ "سياسة MRM الافتراضية.

الكلمات الأخيرة : لكل منظمة مجموعة خاصة بها من متطلبات العمل ، والامتثال والقواعد القانونية ، والثقافة العامة حول كيفية استهلاك البريد الإلكتروني. يجب أن يؤكد المسؤولون أن هذا التغيير يظل متماشياً مع قواعد الامتثال الحالية ، وإذا لم يكن كذلك ، فقم بإجراء جميع التغييرات بشكل مناسب. كما تحتاج أيضًا إلى إلقاء نظرة على التأثير المحتمل على مقدار البيانات الجديدة التي سيتم تنزيلها بواسطة عميل Office 365.