كيفية إنشاء قواعد بيانات ومشاركتها على الويب

إذا كنت جزءًا من نشاط تجاري ، فأنت تريد عاجلاً أو آجلاً أن تكون قادرًا على التعاون في قاعدة بيانات مع زميل أو عميل. في الماضي ، كانت أسهل طريقة لمشاركة قاعدة بيانات صغيرة هي إنشاء جدول بيانات وإرساله بالبريد الإلكتروني إلى المتعاونين معك. في حين أن هذه ليست الطريقة الأفضل ، فقد قاومت منافسة أكثر تطوراً لعدة أسباب:

أولاً ، لا تزال قواعد البيانات صعبة بالنسبة لبعض الناس لفهمها ، وجداول البيانات أكثر وضوحًا. عادة ما يتم تضمين جدول البيانات على شاشة واحدة ، لذلك من السهل على أي شخص معرفة منطقه ، وشبكة الصفوف والأعمدة هي أيضا أسهل من قاعدة البيانات العلائقية النموذجية مع سلسلة من الجداول. الجداول أكثر من العديد من الأشخاص - خاصة أولئك الذين ليس لديهم الكثير من التدريب الرسمي على تكنولوجيا المعلومات - يرغبون في التعامل معها. ثانيًا ، أدوات التعاون في قواعد البيانات صعبة التعلم والاستعمال انظر إلى عدد لا يزال الناس يستخدمون Lotus Notes للبريد الإلكتروني وليس كثيرًا. وبما أن معظمنا مرتاحون للبريد الإلكتروني ، فيستخدمه لأن نظام النقل ليس هو كل هذا الضريبة. إلى أن يأتي اليوم الذي يعمل فيه ثلاثة أشخاص على نفس جدول البيانات أو قاعدة البيانات ويقومون بتغييرات متضاربة.

ثالثًا ، يتطلب بناء الأنواع الصحيحة من التطبيقات التعاونية بعض المهارات والفهم حول كيفية مشاركة أنواع البيانات. كم عدد الأشخاص الذين سيقومون بإضافة / تغيير السجلات إلى قاعدة البيانات الخاصة بك؟ كم تريد فقط أن تفعل الاستعلامات والتقارير؟ وكيف يمكنك منع حدوث تحديثات متزامنة متضاربة؟

[المزيد من القراءة: أفضل خدمات البث التلفزيوني]

فما هي خياراتك ، إذا كنت لا تريد إرسال جداول بيانات بالبريد الإلكتروني؟ لديك طريقتين أساسيتين. الأول هو استخدام واحد من العديد من برامج قواعد البيانات المتوافقة مع الإنترنت. ألفا خمسة لديه بعض أدوات الويب المتاحة بسهولة وإصدارها القياسي هو 200 دولار ، أو يمكنك شراء إصدار خادم Filemaker مقابل 1000 دولار. هناك الكثير من الآخرين ، لكن هذين هما الأسهل في الإعداد والاستخدام عبر الإنترنت.

بالنسبة لكلا المنتجين ، ستحتاج إلى استخدام جهاز Windows أو Mac المستضاف لدى مزود الإنترنت لديك أو لديك بعض الوسائل الأخرى من توصيل الجهاز الذي تقوم بتشغيل قاعدة البيانات الخاصة بك على الإنترنت. (PointInSpace هو مزود واحد يقدم حساب استضافة Filemaker Pro مقابل 40 دولارًا في الشهر ، ويقدم ZebraHost استضافة Alpha Five بدءًا من 30 دولارًا في الشهر. هذا رابط لسلسلة من مقاطع الفيديو التعليمية حول كيفية إجراء ذلك باستخدام Alpha Five.) يجب أيضًا أن تتعلم لغة البرمجة وأن تكون مرتاحًا لكيفية إعداد التقارير. تتميز هذه الطريقة بأنك تشغل برنامج قاعدة بيانات حقيقي وتتمتع بأكبر قدر من المرونة. ولكن لديها تكلفة دخول عالية من حيث المهارات وقد تكون أكثر مما تريد التعامل معه. في ما يلي مثال على إحدى الشاشات التي تعرض نوع البرمجة التي تحتاج إلى فهمها لـ Alpha Five:

إذا كانت المهارات المطلوبة في أيٍّ من هذين البرنامجين شاقة ، فربما ينتهي بك الأمر إلى الطريقة الثانية ، هو استخدام إحدى شركات خدمات الويب الموجهة نحو مشاركة جداول البيانات والبيانات المجدولة. على الرغم من أن محرّر مستندات Google يتيح للأشخاص التعاون على مستوى الملفات ، إلا أن ما نريده حقًا هو شيء أكثر تعقيدًا ويمكن التعرف على السجلات الفردية. هناك على الأقل أربع خدمات وجدتها للقيام بذلك:

• TrackVia ، $ 10 في الشهر لكل مستخدم

• DabbleDB ، $ 8 في الشهر لكل مستخدم

• QuickBase Intuit's 250 $ في الشهر لمدة 10 مستخدمين

• Blist.com ، 10 دولارات شهريًا لكل مستخدم بالإضافة إلى 30 دولارًا في الشهر لحساب مشرف واحد

باستخدام كل ذلك ، يمكنك إنشاء حساب وتحميل جدول البيانات في غضون خمس دقائق تقريبًا. إذا كان السطر الأول في جدول البيانات يحتوي على أسماء الحقول الخاصة بك ، فأنت على وشك الانتهاء. يمكنك بسهولة فرز أي عمود بسرعة عن طريق النقر على أيقونات الأسهم. يمكنك تحديد موقع السجلات المكررة بسرعة وإنشاء قالب دمج المراسلات والنماذج لموقع الويب الخاص بك ، كل ذلك بنقرتين فقط بالماوس.

تتسم التقارير المخصصة بالبساطة ، وما هو أكثر من ذلك ، يمكن توزيعها عبر البريد الإلكتروني إلى المتعاونين لديك وفقًا لجدول زمني محدد. إن إضافة متعاونين مختلفين بأذونات منفصلة مختلفة أمر بسيط للغاية ، وفي غضون 30 دقيقة تقريبًا يمكنك إعداد مشروعك والعمل مع فريقك. والخبر السار هو أنك لست بحاجة إلى أن تكون مبرمجًا ، أو حتى أن تتصرف مثل واحد. كما أنك لست بحاجة إلى دفع رسوم الاستضافة (التي يتم تضمينها كجزء من الخدمة) ، وكل ما تحتاج إليه هو متصفح الويب الخاص بك للوصول إلى بياناتك.

للتعرّف على ما هو متضمن ، كل الخدمات الأربعة تتيح لك البدء بحسابات مجانية. في حالة TrackVia ، لديك 14 يومًا قبل أن تضطر إلى منحهم بطاقة الائتمان الخاصة بك ، وفي حالة dabbleDB ، يمكنك استخدام الحساب المجاني إلى الأبد ، بشرط ألا تمانع في أن تكون بياناتك في وضع عام. باستخدام blist ، يمكنك استخدام حساب الدرجة المستهلك الخاص به إلى الأبد ، ولكنه يحدك من قواعد بيانات أصغر من 100 ميغابايت. تمنحك QuickBase إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 30 يومًا وإمكانية المشاركة مع ما يصل إلى 10 أشخاص ، لذلك إذا كنت تبحث عن شيء لدعم عدد قليل من المتعاونين الذين سيكونون باهظين للغاية.

تختلف كل واحدة من الخدمات الأربعة وفقًا للشروط عن كيفية استيراد البيانات إلى قاعدة البيانات ، وما هي أنواع التقارير المتاحة ، وعدد قواعد البيانات والتخزين المسموح بها لكل حساب. هذا هو السبب في أنه من الأفضل تجربة كل منها ومعرفة ما هو الأسلوب الأكثر ملاءمة لأسلوب العمل الخاص بك ويجب أن يكون لديك ميزات ، وإلى أي مدى يمكنك الحصول عليه دون معرفة أي HTML حقيقي.

دعونا نلقي نظرة على كيفية استيراد البيانات الخاصة بك في TrackVia كمثال. عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة ، يتم تقديم ثلاثة اختيارات كما تراها من الشاشة أدناه:

يمكنك تحميل جدول بيانات ، وإذا قمت بالنقر فوق الارتباط "راجع تلميحات" سترى قائمة التحذيرات والتعليمات حول كيفية القيام بذلك. إذا كان لديك بياناتك في ملف CSV ، فيجب عليك أولاً استيرادها إلى Excel قبل الحصول على البيانات إلى TrackVia. تتيح لك بعض الخدمات الأخرى استيراد ملفات CSV مباشرةً أو قص البيانات من سطح المكتب أو موقع ويب أو لصقها. لديك أيضًا خيار البدء بقالب قاعدة بيانات نموذجية ، ويقدم TrackVia أكثر من اثني عشر نموذجًا مختلفًا. لنفترض أنك اخترت قالب جهات الاتصال. ثم يمكنك إما إضافة كل سجل اتصال واحد في كل مرة باستخدام نموذج ويب قياسي ، أو استخدام أداة الاستيراد وإحضار جدول البيانات هذا.

TrackVia لديه أيضًا خيارًا مثيرًا للاهتمام لمراقبة صندوق بريد خاص للبريد الإلكتروني والذي سيجمع سجلات قاعدة بيانات جديدة ونشر المعلومات تلقائيا. إذا ذهبت إلى أداة تجميع البريد الإلكتروني ، فسترى سلسلة من الشاشات ، بما في ذلك الشاشة أدناه التي يمكنك استخدامها لتعيين هذه الميزة. يمكنك جعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تقوم بإنشاء سجلات جديدة ، أو تحديث السجلات الموجودة.

حظ سعيد بمشاركة قواعد البيانات وجداول البيانات!