إنشاء قواعد المجلد في توقعات MS لرسائل البريد الوارد - تكنولوجيا التوجيه

يجب أن يستخدم الكثير من الناس برنامج MS Outlook كعميل بريد إلكتروني. أيضًا ، من المحتمل أن تكون قد قمت بدمج حسابات بريد إلكتروني متعددة لتسليم رسائل إلى عميل سطح المكتب الخاص بك. في مثل هذا السيناريو ، عندما تتلقى الكثير من الرسائل ، يصبح من المهم معرفة كيفية فصلها والتحقق من الرسائل المهمة أولاً.

بدلاً من القيام بذلك يدويًا ، قد ترغب في امتلاك مجلدات مخصصة لأنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني ، بحيث يتم تكديس الرسائل الواردة في مجلداتها المعنية. بالنسبة لهذه الأتمتة ، يسمح لك Outlook بإنشاء قواعد وتطبيقها على كل بريد إلكتروني وارد. وفقا لذلك فإنه يدفع الرسائل إلى المجلد المحدد. يشبه المفهوم الفلاتر والعلامات في Gmail.

على سبيل المثال ، أريد أن تصل جميع رسائل البريد من "Sandeep Agarwal" إلى مجلد باسم Self. إليك كيفية تحديد القواعد الخاصة بها.

خطوات لإنشاء قاعدة البريد الإلكتروني

تنطبق نفس العملية على جميع أنواع قواعد البريد الإلكتروني. هذا مثال تفصيلي يوضح العملية المذكورة. سيكون لديك اختيار / تحديد المعلمات وفقا لما تريد.

الخطوة 1: انتقل إلى علامة التبويب أدوات واختر الخيار تنبيهات القواعد.

الخطوة 2: ركز علامة التبويب قواعد البريد الإلكتروني واضغط على الزر في قراءة قاعدة جديدة (تغيير القاعدة إذا كنت تقوم بتعديل قاعدة موجودة).

الخطوة 3: ضمن قسم " تنظيم منظم" ، قم بتمييز متطلباتك الأساسية (حددت ، نقل الرسائل من شخص إلى مجلد).

ملاحظة: في أسفل مربع الحوار نفسه ، ستجد قسمًا يوضح الخطوة 2. يجب النقر فوق كل رابط يظهر بعد " تطبيق هذه القاعدة بعد وصول الرسالة " وتعديل متطلباتك. في السياق الخاص بي كان:

الخطوة 3 (أ): حدد الأشخاص الذين تريد تطبيق القاعدة عليهم (أي رسائل البريد الإلكتروني الواردة من الأشخاص المحددين). ستظهر القائمة فقط الأشخاص الذين تمت إضافتهم إلى جهات الاتصال الخاصة بك. لذلك ، تحتاج إلى التأكد من أنك قمت بإضافة جهة الاتصال المطلوبة قبل البدء.

الخطوة 3 (ب): حدد المجلد الذي تريد نقل / تسليم الرسائل إليه. يمكنك أيضًا إنشاء مجلد جديد هنا.

الخطوة 4: بعد ذلك ، يمكنك تحسين القاعدة بإضافة المزيد من القيود أو المعلمات إلى القاعدة الأساسية. على سبيل المثال ، الرسائل ذات الموضوع المحدد. ستحتاج أيضًا إلى التحقق من الخيار المفضل والنقر على الرابط الخاص به لتحسين القاعدة أو إضافة أوصاف.

الخطوة 5: إذا كان هناك أي استثناءات للقاعدة التي لا يمكنك تكوينها في الخطوات المذكورة أعلاه ، يمكنك القيام بذلك هنا.

الخطوة 6: لقد انتهيت الآن وقد تختار إنهاء. ومع ذلك ، أقترح عليك التحقق من تشغيل هذه القاعدة الآن … مع تشغيل هذه القاعدة. هذا يضمن أن الرسائل الجديدة والحالية التي تلبي القاعدة يتم نقلها إلى المجلد المعني.

بديل أسرع

إذا كنت تريد تقصير العملية (ومع ذلك ، قد لا تتمكن من تعيين قاعدة مفصلة بهذه الطريقة) ، انتقل إلى صندوق الوارد الخاص بك واتبع الخطوات التالية: -

الخطوة 1: انقر بزر الماوس الأيمن فوق رسالة (من شخص القاعدة إلى تعيين المجلد) وحدد " إنشاء قاعدة".

الخطوة 2: حدد المربعات لمعرفة أي معلمات تريد تطبيقها ، حدد المجلد الخاص بك وانقر فوق " موافق".

استنتاج

هذه طريقة بسيطة للحفاظ على رسائل البريد الإلكتروني في Outlook أكثر تنظيماً. أيضًا ، ستكون قادرًا على التركيز على الرسائل المهمة بسهولة. ابدأ وستعرف الفوائد!