أضف تقويمًا يعرض جدولًا للتنبؤ باستجابات المكتب

يمنح إعداد استجابات خارج المكتب (OOO) لأتمتة ردود البريد الإلكتروني (عندما تكون في إجازة) لمسة احترافية للطريقة التي نتعامل بها مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا. ومع ذلك ، قام معظمنا بتطوير أو تناول العملية القياسية الخاصة بتفاصيل تواريخ عدم توفرنا فقط في رسائلنا.

دعونا نغير هذا الأسلوب ونمنح منحنىًا مبتكرًا لما يراه المراسلون في ردودنا الآلية. لماذا لا نحاول تضمين تفاصيل مشاركتنا خلال تلك الفترة (أو قبل تلك الفترة وبعدها) حتى يتمكن الأشخاص الذين كانوا يحاولون الوصول إلينا من التخطيط للاتصال (مرة أخرى) وفقًا لذلك.

واليوم ، سوف نتعلم كيفية تضمين هذه التفاصيل بطريقة رسومية أي عن طريق إضافة تقويم صغير (مع تفاصيل محددة) لمثل هذه الرسائل في MS Outlook.

خطوات لتضمين تقويم صغير في الردود على العطلات

تعتبر العملية من خلال الخطوتين 1 و 2 شائعة لجميع مستخدمي Outlook. ومع ذلك ، لن يتم تطبيق الخطوة 3 على من يستخدمون مساعد OOO (متوفر في إصدار MS Outlook Exchange). سوف نغطي ما يمكن لهؤلاء المستخدمين فعله ، حتى النهاية.

الخطوة 1: قم بتشغيل عميل MS Outlook وانتقل إلى قسم " التقويم" الخاص به من أسفل الجزء الأيمن. انقر بزر الماوس الأيمن على التقويم الذي تريد تضمينه في الرسائل الآلية ؛ ثم اضغط على إرسال عبر البريد الإلكتروني.

الخطوة 2: سترى مربع حوار حيث يجب عليك تعيين نطاق التاريخ وتحديد نطاق التقويم الذي ترغب في مشاركته.

(أ) يمكنك أيضًا تغيير التقويم الخاص بك هنا ، إذا كنت قد اتخذت خيارًا خاطئًا أو قررت التبديل.

(ب) حدد النطاق / الفترة التي ترغب في جعلها جزءًا من ردودك. عموما ، سيكون 7 أيام القادمة (على الأقل أفعل ذلك).

(ج) اختر التفاصيل التي ترغب في مشاركتها. هنا ، أفضل توضيح التفاصيل المحدودة.

(د) يمكنك تبديل الإعدادات المتقدمة لمزيد من التفضيلات والقيود.

بمجرد حفظ الإعدادات ، سيتم استيراد التقويم الخاص بك كرسالة بريد إلكتروني. سترى تقويمًا مصغرًا به فهارس لونية في تواريخ تحدد خطوبتك. توفر التواريخ أيضًا روابط إلى التفاصيل الموضحة في الرسالة.

أقترح أن تزيل المرفق لأن ذلك سيصبح بيانات زائدة عن الحاجة.

الخطوة 3: يتضمن الإجراء بعد ذلك إنشاء قاعدة جديدة وتعيينها كرد فعل عطلة. وأوضح بطريقة مفصلة على وظيفة أخرى هنا. اتبع الخطوات من 2 إلى النهاية في هذه المقالة.

ملاحظة: بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون مساعد OOO ، انسخ نتيجة الخطوة 2 ، وانتقل إلى المكان الذي قمت بتعيين رسالتك للاستجابات ولصقه هناك.

استنتاج

لذلك ، هل ستقوم بتعيين ردودك مع تقويم صغير في المرة القادمة؟ أنا أضمن أن أولئك الذين يتلقون مثل هذه الردود سوف نقدر لكم أكثر من أي وقت مضى. لا تنسى مشاركة هذه المقالة مع زملائك وأصدقائك إذا كنت ترغب في ذلك.