مستندات Google تحصل على مجلدات مشتركة

محرّر مستندات Google حصل هذا الأسبوع على إصلاح شامل يجعل من السهل على المستخدمين مشاركة العناصر وتحميل المستندات والبقاء منظمين. جلبت التعديلات الجديدة أيضًا تغييرًا طفيفًا على الصفحة الرئيسية لمستندات Google مع مظهر أكثر تناسقًا وأبسط.

المجلدات المشتركة

إحدى أفضل ميزات محرّر مستندات Google هي قدرتها على السماح لك بالمشاركة والتعاون في المستندات مع المستخدمين الآخرين. في الماضي ، إذا كان لديك مستندات متعددة تحتاج إلى مشاركتها مع مجموعة عمل واحدة ، فإن محرر مستندات Google يطلب منك إرسال إشعارات مشاركة متعددة لكل مستند.

ميزة المجلدات المشتركة الجديدة تحل هذه المشكلة ، من خلال السماح لك بإعداد المشاركة أذونات لمجلد واحد. ما عليك سوى سحب وإسقاط الملفات التي تحتاج إلى مشاركتها في مجلد ، ثم النقر فوق "مشاركة هذا المجلد" ودعوة أعضاء مجموعة العمل الخاصة بك. سيحصل الأشخاص في مجموعة العمل الخاصة بك على رسالة بريد إلكتروني تبلغهم بمشاركة هذا المجلد. بمجرد تسجيل الدخول إلى محرّر مستندات Google ، يمكن لأعضاء مجموعة العمل الخاصة بك رؤية الملفات التي قمت بإضافتها إلى المجلد ، وكذلك إسقاط الملفات في المجلد لمشاركتها مع نفس المجموعة.

الميزة الجديدة مفيدة ، ولكن هناك واحد فقط quirk يجب أن نأخذ في الاعتبار. على الرغم من وجود مستند في مجلد مشترك ، يتم إرفاق أذونات الوصول لهذا المستند إلى المجلد - وليس الملف. إذا قمت بسحب مستند تملكه (بمعنى أنك قمت بإنشائه) خارج المجلد المشترك ، فلن تتمكن مجموعة العمل الخاصة بك من الوصول إلى المستند.

إدارة سير العمل الخاص بك

العودة حسب الطلب المشهور هو "العناصر لا في مجلدات "الفلتر الذي يسمح لك برؤية أي مستندات لديك غير منظمة في مجلدات. أعادت Google هذه الميزة لأن بعض الأشخاص كانوا يستخدمون هذه الأداة كأداة لسير العمل.

تتمثل إحدى الطرق للاستفادة من هذا الفلتر في استخدامه كأداة لتتبع المستندات في مرحلة المسودة. ثم يمكنك نقل مستند إلى مجلد بمجرد أن يصبح جاهزًا للاستخدام في وقت الذروة.

هناك تفصيل واحد يجب أن تكون على دراية به عند استخدام هذه الميزة: لنفترض أن جون نشر تقريرًا مباشرًا مع ماري ، ولكن جون لا يمتلك ذلك. تقرير في مجلد. إذا وضعتها ماري في أحد مجلداتها ، فسيرى التقرير علامة مجلد ، لكن سيظل يظهر عندما يعمد جون إلى تصفية مستنداته بواسطة "عناصر ليست في مجلدات". بهذه الطريقة ، لا تقاطع تصرفات ماري سير عمل جون. يمكن الوصول إلى الفلتر "العناصر غير في المجلدات" ضمن القائمة "المزيد من عمليات البحث" في جزء التنقل الأيمن.

سيتيح لك محرر مستندات Google أيضًا تحميل ملفات متعددة في وقت واحد. ما عليك سوى تحديد جميع الملفات التي تريدها باستخدام مفاتيح "shift" أو "ctrl" ("command" على جهاز Mac) ، ثم بدء التحميل.

التنسيق الجديد لمستندات Google.

التنسيق القديم لمُحرر مستندات Google

ستلاحظ أيضًا أن مُحرر مستندات Google به شكل مختلف قليلاً. التصميم الجديد عبارة عن Boxier صغير ، وتمت إزالة الرموز البصرية (مثل المميزة بنجمة والمشاركة والتحميل والحذف) لصالح مظهر نصي فقط.

المشاركة البديلة

إذا لم يكن تطبيق مستندات Google مناسبًا لك ، Microsoft أيضاً خيارين مشاركة المستندات. يتيح Live Mesh ، الذي تم إطلاقه في العام الماضي ، إنشاء شبكة من الأجهزة ومزامنة المجلدات فيما بينها. كما يمنحك Live Mesh سطح المكتب الخاص بك على الإنترنت ، ويسمى Live Desktop ، حيث يمكنك مشاركة المجلدات مع أشخاص خارج شبكتك أو شبك. لاستخدام Live Mesh ، يجب عليك تنزيل برنامج صغير ، ولكن الأشخاص الذين تشارك معهم العناصر يحتاجون فقط إلى الاشتراك في Live Desktop. يعمل Live Mesh على كل من أنظمة الكمبيوتر الشخصي وأجهزة Mac.

بديل Microsoft الآخر هو مساحة التخزين عبر الإنترنت التي تسمى Skydrive. ومع ذلك ، فإن أذونات مشاركة Skydrive معقدة بعض الشيء ، لذا أوصي بالذهاب إلى Live Desktop و Live Mesh إذا كنت مستخدمًا لـ Windows Live.