احصل على بدء شركتك مع Evernote for Business

إذا كان موظفيك يحتاجون ببساطة إلى تطبيق تدوين الملاحظات ، فإن Evernote هو خيار واضح - إنه الغوريلا التي تبلغ وزنها 800 رطل ، والتي نمت في غضون خمس سنوات إلى 50 مليون مستخدم. لكن البرنامج يوفر أيضًا مجموعة متنوعة من ميزات الإنتاجية ، وهذا هو المكان الذي تكون فيه فائدته في بيئات العمل أقل وضوحًا بكثير.

نعم ، يعمل Evernote على كل منصة تقريبًا ، ويمكنه التقاط أي معلومات تجمعها في البرية ، بما في ذلك الملاحظات والصور ومقاطع الفيديو والروابط والتسجيلات الصوتية وحتى الخربشات المكتوبة يدويًا. يمتلئ التطبيق بإمكانية ، لكن المدير التنفيذي لشركة Evernote يعترف بأن فائدته ليست واضحة على الفور. ولكن ، حاول ذلك لمدة أسابيع قليلة على الأقل ، كما يقول فيل ليبين ، وسوف تقدر كيف يوفر Evernote وصولاً مباشراً إلى كل ما يمكن أن يكون مرجعاً عقلياً وجسدياً خلال يوم عمل من العمل.

قد تفكر في أنه "الثاني" الدماغ ، "عرض البيانات التي لم تكن تعرف أنك يمكن أن تعيش بدونها.

لماذا إيفرنوت؟

أي مكان-الوصول هو نقطة بيع رئيسية.

Evernote يمكن أرشفة الحكمة التنظيمية. فكر في الملاحظات التي كتبتها على بطاقة أعمال منذ عامين. أو تعليمات مديرك التي قمت بتسجيلها (لحسن الحظ) الأسبوع الماضي. أو المقال الغامض الذي قصته عن منافس رئيسي. الآن ، ماذا لو تمكن باقي زملائك من الوصول إلى هذا النوع من بيانات Evernote من أي جهاز ، وماذا لو كان بإمكانك الوصول إلى بياناتهم أيضًا؟ مع Evernote ، لا يجمع أرشيف البيانات هذا الغبار. بدلا من ذلك ، فإنه ينمو ويتكيف مع عملك.

النسخة الأساسية من Evernote مجاني على سطح المكتب ، في المتصفح ، وعلى جميع أنظمة تشغيل الجوال الرئيسية. ربما موظفيك يستخدمونه بالفعل. ستساعدك هذه المقالة على الارتقاء إلى Evernote Business المدفوع ، والذي تم إطلاقه في ديسمبر الماضي. تتيح خدمة الأعمال لشركتك إدارة حسابات Evernote للموظفين بشكل مركزي مقابل 10 دولارات لكل مستخدم شهريًا أو 120 دولارًا سنويًا. في السابق ، كان بإمكانك الاختيار فقط بين الإصدارات الشخصية من Evernote و Evernote Premium ($ 45 في السنة) ، والتي توفر المزيد من التخزين ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة غير المتصلة ، وخيار السماح للأخرين بتحرير دفاتر ملاحظاتك.

منافس Evernote الرئيسي ، Microsoft OneNote ، هو المضمنة مع أحدث إصدارات Office ، ولكن تراخيص سطح المكتب المستقلة تكلف 70 دولارًا ، ولا يتوفر إصدار Mac. تقتصر إصدارات Microsoft المجانية من iPhone و iPad من OneNote على 500 ملاحظة لكل منها ، على النقيض من 100.000 في Evernote.

تسبب اختراق الأمان الأخير Evernote في زيادة إجراءات الأمان مع مصادقة ثنائية ، أخبار سارة لحماية بياناتك.

قم بإعداد المستخدمين

حالة المسؤول

قم بزيارة صفحة Evernote Business وأدخل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل في مربع البدء للبدء لإنشاء حساب إدارة شركة جديد. يمكنك استخدام حساب Evernote الحالي إذا كنت مستخدمًا بالفعل ، أو إنشاء حساب جديد. بمجرد إدخال بعض المعلومات الأساسية ، اختر خطة الدفع الخاصة بك.

بالنسبة إلى شركة صغيرة جدًا ، يكون إضافة المستخدمين أمرًا بسيطًا مثل كتابة عناوين البريد الإلكتروني والنقر على دعوة المستخدمين. يتوفر الخيار إما من الصفحة الرئيسية لوحدة تحكم مشرف المؤسسة أو قسم "إضافة مستخدمين". إذا كنت ترغب في أن يقوم الجميع في شركتك بالتسجيل في Evernote ، ولكن لا ترغب في إدخال كل عناوين البريد الإلكتروني هذه واحدة تلو الأخرى ، ثم اسمح لأي شخص يشارك عنوان بريده الإلكتروني اسم المجال الخاص بك بإنشاء حساب لنفسه أو لنفسه. إذا كان لدى العاملين لديك بالفعل حسابات Evernote تحت عناوين البريد الإلكتروني هذه ، فسيتم ترقيتها إلى Evernote Business.

إذا كنت في شركة كبيرة وتريد تجنب إضافة آلاف الموظفين يدويًا وتذكر حذف حساباتهم عندما يتركون الشركة في وقت لاحق ، سترغب في التكامل مع Active Directory الخاص بك ، LDAP ، أو نظام تسجيل الدخول للشركات الأخرى. لا يقدم Evernote هذه الميزة ، ولكن يمكنك اللجوء إلى خيارات جهات خارجية مثل OneLogin.

إذا كنت مبتدئًا في Evernote ، فستبدأ دفاتر الملاحظات كجدول فارغ.

بمجرد إدخال المستخدمين في النظام ، تتيح لك لوحة Manage Users حذف أي شخص يغادر الشركة. تسمح لك وحدة تحكم المشرف بمشاهدة تفاصيل الفوترة والسجل ، بالإضافة إلى إدارة دفاتر الملاحظات والعلامات. كل هذه الشاشات سهلة الاستخدام. على سبيل المثال ، يمكنك النظر بسهولة في حسابات المستخدمين وسحب أي من دفاتر الملاحظات المتعلقة بالعمل إلى مكتبة الأعمال على مستوى الشركة. (المزيد في بعض الأحيان حول كيفية قيام Evernote بتنظيم معلوماتك). إذا قام المستخدمون بتعليم أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم على أنها شخصية ، فلا يمكنك رؤيتها. يمكنك أيضًا تصدير دفاتر أو حذفها من هذا الحساب المركزي.

إعداد بيانات العمل

ستخزن الحكمة الجماعية لموظفيك مكتبة أعمالك.

Evernote ينظم المعلومات في ملاحظات - قصاصات فردية من البيانات المحفوظة من الويب أو العالم في قطعة واحدة كبيرة في كل مرة. نظرًا لأن Evernote يخزن الوسائط الغنية ، يمكن أن تكون "مذكرة" عبارة عن صورة هاتف ذكي لتذكرة وقوف السيارات ، أو نص مذكرة ، أو قائمة تسوق ، أو تسجيل صوتي ، أو صفحة ويب. تستمر القائمة.

يمكنك إضافة ملاحظات إلى دفاتر الملاحظات ، والتي يمكنك بعد ذلك إضافتها إلى مجموعات من أجهزة الكمبيوتر المحمولة. تتضمن كل هذه الكلمات الرئيسية التي تعلقها على الملاحظات لمساعدة المستخدمين في البحث عنها لاحقًا. يظهر كل شيء في مكتبة الأعمال الخاصة بك ، وهو مستودع مشترك للشركة.

تعرض مساحة العمل الخاصة بك في Evernote ثلاثة أنواع من أجهزة الكمبيوتر الدفترية: دفاتر الملاحظات الشخصية ، دفاتر أعمالك ، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة في مكتبة أعمال الشركة. تكون دفاتر الملاحظات الشخصية خاصة بك ، ولكن يمكنك مشاركتها ، إذا كنت ترغب في ذلك ، مع أي شخص داخل الشركة أو خارجها.

يمكن الوصول إلى دفاتر أعمالك التجارية من قبل مسؤول Evernote الخاص بشركتك وليس لموظفي آخرين ، إلا إذا شاركتهم مع هؤلاء الأفراد أو إضافتها إلى مكتبة الأعمال. يمكن الوصول إلى أجهزة الكمبيوتر المحمولة الموجودة في مكتبة الأعمال لأي شخص في الشركة.

تقوم دفاتر الملاحظات بتنظيم الملاحظات.

لمشاركة دفتر ملاحظات في مستعرض الويب ، انقر فوق السهم لأسفل الموجود إلى يمين اسم دفتر الملاحظات. في إصدار سطح المكتب ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم دفتر الملاحظات.

لا يمكنك نقل دفتر ملاحظات من القسم الشخصي إلى قسم الأعمال ، ولكن يمكنك نقل ملاحظات فردية في إصدار سطح المكتب من Evernote: ببساطة انقر بزر الماوس الأيمن على الملاحظة انقر فوق نقل ملاحظة ، وحدد اسم دفتر الملاحظات الوجهة.

لنقل دفاتر ملاحظات كاملة إلى فئة الأعمال ، قم أولاً بإنشاء دفاتر ملاحظات فارغة جديدة في قسم الأعمال ، ثم حرك الشخص أو انسخه ملاحظات. يمكنك تجميع الملاحظات في دفاتر الملاحظات ، وجمع دفاتر الملاحظات إلى مجموعات ، فقط اسحب دفتر ملاحظات فوق آخر في المتصفح أو عميل سطح المكتب لإنشاء حزمة.

إذا كنت بحاجة إلى المزيد من مستويات التنظيم ، فانتقل إلى العلامات ، يمكنك عش لأجل غير مسمى. المداخن والتسلسلات الهرمية للعلامة التي تقوم بإعدادها ، حتى في دفاتر الدفاتر التجارية الخاصة بك ، هي ملكك وحدك. تذكر أن المداخن مخصصة للمؤسسة المرئية فقط ، وليست متداخلة مثل نظام الملفات.

اجعل قائمة بالعلامات طالما تشاء.

إذا كنت لا تستطيع إزعاجك للقيام بكل هذا الإيداع اليدوي لملاحظاتك ، فقط استفد من ميزات بحث Evernote القوية للعثور على المعلومات التي تحتاجها في مساحة العمل الخاصة بك أو في مكتبة الشركة. تمتد وظيفة البحث حتى إلى التعرف على الأحرف في الملاحظات المكتوبة بخط اليد.

تمكين عملك

لقد قمت بإعداد حساب الأعمال الخاص بك ، وقمت بمشاركة بعض المستندات مع الزملاء. ماذا الآن؟

للعب مع Evernote Business ومعرفة مدى قوة ذلك ، استخدمه في اجتماعك القادم. في قسم Business Notebooks في حسابك ، أنشئ دفتر ملاحظات جديدًا للاجتماع وشاركه مع زملائك. ثم قم بالوصول إليه عبر الكمبيوتر المحمول أو الجهاز اللوحي أو الهاتف الذكي في الاجتماع نفسه.

يقوم Evernote بحفظ الملاحظات تلقائيًا عند استخدام متصفح أو عميل الجوال ، بحيث يمكن لزملائك رؤية ما قمت بإضافته على الفور. على أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة Mac ، يحفظ Evernote الملاحظات وفقًا لجدول زمني تحدده ، مثل كل 15 دقيقة أو مرة في اليوم. يمكنك أيضًا مزامنة الملاحظات يدويًا في أي وقت.

يمكن لأي شخص المساهمة بالملاحظات في دفتر الملاحظات المشترك ، ويمكنه الاستمرار في التعاون بعد انتهاء الاجتماع. ولكن لا تتوقف عند مشاركة المرفقات والملاحظات المرفقة بالملاحظات أو صفحات الويب أيضًا. إذا قام زملاؤك بإحضار الأجهزة اللوحية أو أجهزة الكمبيوتر المحمول الخاصة بهم إلى الاجتماع ، فلا داعي لطباعة الوثائق لكل مشارك.

يمكنك جعل جهات الاتصال الخاصة بك كل شخص من خلال مشاركتها مع الشركة.

أثناء الاجتماع ، يمكنك التقط صورًا لبطاقات العمل وأضفها كملاحظات إلى دفتر الملاحظات المشترك لسجل سهل من حضر. بطاقات العمل قابلة للبحث بشكل كامل ، بما أن Evernote لديه خاصية التعرف الضوئي على الأحرف.

إذا كان جهازك يحتوي على إدخال صوتي ، فقم بتسجيل بعض الاجتماع. تتوفر ميزة التعرف على الصوت المضمنة على كل من أجهزة iOS و Android ، إذا كنت تريد أن يتم نسخ التسجيل تلقائيًا.

إذا كانت مجموعتك تستخدم لوحة بيضاء لتبادل الأفكار أثناء الاجتماع ، فقم بالتقاط صورة لحفظها في وقت لاحق. بما أن Evernote يمكنه قراءة خط اليد ، فستتمكن من البحث في ملاحظات السبورة كذلك.

والتحدث عن الكتابة اليدوية ، إذا كنت تفضل الكتابة بدلاً من الكتابة ، فقم بتدوين الملاحظات المكتوبة بخط اليد مباشرة على جهازك المحمول أو باستخدام قلم Livescribe الخاص بك ، أو اكتب على لوح ورقي ثم التقط صورًا للصفحات.

استفد من قدرات التعرف على الحروف والتعرف على الصوت في Evernote.

هل الحدث الذي ستحضره يحتوي على موجز Twitter؟ احفظ جميع التغريدات المرتبطة في ملاحظة Evernote من خلال إعداد عملية IFTTT. IFTTT (If This، Then That) هي أداة خارجية مجانية تسمح لك بإنشاء عمليات تلقائية بسيطة. بالإضافة إلى مراقبة خلاصات Twitter ، يمكن لـ IFTTT سحب تنبيهات أخبار Google والتنبيهات من Google ، بالإضافة إلى خلاصات RSS من أي مدونة أو منشور عبر الإنترنت. سيكون من السهل العثور على ملاحظاتك لاحقًا في Evernote ، والتي يتم تنظيمها مع الملاحظات الأخرى من الاجتماع ، وستكون قابلة للمراجعة تمامًا مثل ملاحظات السبورة. عندما تعود أنت وزملاؤك إلى المكتب ، سيتمكن الجميع من الوصول إلى نفس السجلات الخاصة بالحدث والاستمرار في التعاون.

هذه مجرد بداية الطرق الإبداعية التي يمكن لشركتك التعاون والعمل بها بشكل أكثر فاعلية مع Evernote.