تفريغ خزانة الملفات ومسح أوراقك المهمة

يريد سو بولوت المشورة حول رقمنة جميع أوراقها الهامة.

لا يمكنك التخلص من جميع أوراقك المهمة ، ولكن مع جهاز تمزيق وجهاز ماسح ضوئي ، يمكنك تقليلها إلى عدد قليل من الأوراق. بالطبع ، عليك أن تعرف ما يجب أن تحتفظ به ، وما يجب عليك مسحه ، وما يجب أن تمزق فيه ، وما يمكن أن يقذف بأمان في إعادة التدوير.

يجب أن تحتفظ بشهادات الميلاد والوفاة وجوازات السفر وغيرها من جنسياتك الأصلية. المستندات ، وإرادتك الحالية. بسبب شيء ما يسمى أفضل قاعدة أدلة ، يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بالعقود في شكلها الأصلي. تقبل المحاكم عادة نسخة من العقد ، ولكن إذا كان هناك نسختان متعارضتان من عقد ، فإن النسخة التي ليست نسخة تحمل وزنا أكبر.

[المزيد من القراءة: كيفية إزالة البرامج الضارة من جهاز كمبيوتر يعمل بنظام Windows الخاص بك]

ماذا عن السجلات الضريبية؟ أخبرني محاسبان مختلفان أن الوثيقة الممسوحة ضوئيًا لن تكون مشكلة في مصلحة الضرائب الأمريكية. ولكن عندما اتصلت بمصلحة الضرائب ، أوصى ممثل خدمة العملاء بـ "الاحتفاظ بالنماذج الأصلية لمدة ثلاث سنوات."

ربما لا تزال تريد مسحها ضوئيًا للحصول على نسخة احتياطية ولتسهيل الرجوع إليها ، خاصةً إذا كنت أنت وأوراقك ستكونان فصل جسديا لفترة طويلة من الوقت.

يجب عليك استخراج البيانات المصرفية وفواتير بطاقات الائتمان الخاصة بك بمجرد الانتهاء من ذلك معهم. إذا وقعت هذه في الأيدي الخطأ ، يمكن سرقة هويتك. في الحالة غير المتوقعة التي تحتاج فيها إلى بيان قديم ، يكون لدى المصرف أو شركة بطاقة الائتمان سجلات.

يمكن فحص أي شيء آخر ترغب في الاحتفاظ به ، ويمكنك بعد ذلك التخلص من المستند الأصلي. إذا كان هذا الملف الأصلي يحتوي على توقيعك ، أو حسابك المصرفي ، أو بطاقة الائتمان ، أو رقم الضمان الاجتماعي ، قم بإزالته قبل تفريغه في سلة المهملات.

من الأفضل مسح المستندات إلى ملفات.pdf ، لأن التنسيق مقبول عالميًا وتم تصميمه لمضاهاة ورقة من الورق. إذا لم يكن الماسح الضوئي مزودًا ببرنامج إنشاء ملفات pdf ، فيمكنك استخدام برنامج "النسخ" الخاص بالماسح الضوئي (الذي يقوم بمسح ضوئي مباشرةً إلى الطابعة) بالاقتران مع برنامج الطباعة إلى قوات الدفاع الشعبي. في وقت لاحق ، أوصي الكاتب CutePDF الحرة. سيكون عليك أيضًا تثبيت GPL Ghostscript (مجاني أيضًا). يظهر CutePDF إلى Windows كطابعة ، ويمكنك ببساطة إخبار برنامج النسخ لديك باستخدام طابعة CutePDF.

أضف تعليقاتك على هذا المقال أدناه. إذا كانت لديك أسئلة تقنية أخرى ، أرسلها إليّ عبر البريد الإلكتروني على العنوان [email protected] ، أو قم بنشرها في مجتمع من الأشخاص المفيدين في منتدى خط الإجابة على السؤال PCW.