DocSend for Outlook - اتصال أفضل باستخدام المستندات

غالبًا ما نرسل العديد من المستندات باستخدام Microsoft Outlook . الآن اجعل اتصالاتك أكثر فاعلية مع المستندات مع وظيفة إضافية لبرنامج Outlook ، ` DocSend `. يجعل DocSend for Outlook المستندات قناة أكثر فاعلية وأكثر أهمية للاتصال. بعد تثبيته ، ستتمكن من الوصول إلى الملفات الخاصة بك وإنشاء ارتباطات DocSend بسهولة عندما تحتاج إلى أكثر ، أي عندما ترسل رسالة بريد إلكتروني. ومع ذلك ، هناك أكثر من DocSend for Outlook من مجرد إرسال المستندات والمرفقات. تابع القراءة لمعرفة هذه الوظيفة الإضافية الجديدة لبرنامج Microsoft Outlook.

DocSend for Outlook

لنبدأ بالأساسيات. DocSend ليس تطبيقًا جديدًا ؛ كان هنا منذ بعض الوقت. ومع ذلك ، DocSend كوظيفة إضافية لبرنامج Outlook هو شيء جديد. هو في الأصل أداة تحليلية للوثائق. خاصة لتلك التي ترسلها عبر رسائل البريد الإلكتروني. غالبًا ما نتساءل عندما نرسل مستندًا عبر البريد الإلكتروني ؛ ما إذا كان الشخص قد رأى المستند أم لا. وعلاوة على ذلك، بالنسبة للوثائق السرية ، فإننا قلقون أكثر إذا قام مستلم المستند بإعادة توجيهها. بمساعدة DocSend ، يمكنك معرفة ما يحدث لمستندك. من معرفة متى فتحه الشخص ، كم مرة ، سواء تم تنزيله أم لا ، وما إذا كان قد تم إرساله إلى شخص ما ؛ يمكنك الاحتفاظ بمسار كل شيء باستخدام DocSend.

الآن ، هذه الأداة متاحة لبريد Outlook. يقوم DocSend for Outlook بنفس العمل عند استخدامه كوظيفة إضافية لـ بريد Outlook. يربط حساب DocSend الخاص بك ببريد Outlook حتى يصبح اتصال المستند أسهل.

للحصول على DocSend for Outlook ، كل ما عليك فعله هو زيارة صفحته الرئيسية لتنزيله مجانًا. إنه تطبيق ويب ، والذي يفتح في متصفحك. ببساطة قم بتسجيل الدخول باستخدام الأداة.

يمكنك الآن ربط المستندات من جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، Box ، Dropbox ، Google Drive و OneDrive على DocSend for Outlook.

Inside DocSend for Outlook

الآن ، المزيد حول أداة DocSend. بمجرد تسجيل الدخول إلى DocSend ، يمكنك رؤية لوحة المعلومات التالية.

تتكون القائمة الجانبية اليسرى لأداة DocSend من علامات التبويب الخاصة بلوحة المعلومات والمستندات والعروض وجهات الاتصال والفريق والوظائف الإضافية.

وظائف DocSend تمامًا مثل أي وظيفة أخرى أداة مشاركة المستندات. يقوم بإنشاء روابط لكل وثيقة تقوم بمشاركتها مع جهات الاتصال الخاصة بك. يمكنك أيضًا إنشاء روابط مختلفة لمستند واحد للاحتفاظ بمسار المستند الخاص بك. في كل مرة يقوم فيها المستلم بالنقر فوق الارتباط ، ستحصل على إحصائيات حول المستند. على سبيل المثال ، يتم عرض إحصائيات زيارة في الصورة التالية:

كيفية استخدام DocSend for Outlook

بما أننا قد فهمنا كيفية عمل DocSend ، فلنلقِ الآن نظرة على كيفية عمل DocSend لـ بريد Outlook.

عند قيامك بالتسجيل مع DocSend ، يمكنك رؤية الوظيفة الإضافية في بريد Outlook الخاص بك. انقر على "بريد جديد" ، وانظر إلى الجانب الأيسر من نافذة البريد المفتوحة حديثًا. ابحث عن الرمز التالي باللون الأزرق.

عند النقر فوق هذا الشعار ، سيتم فتح نافذة DocSend على الجانب الأيمن من البريد الإلكتروني. كما ترون في الصورة التالية ، هناك العديد من علامات التبويب / الدوال المدرجة ضمن DocSend for Outlook.

يمكنك رؤية المستندات الموجودة بالفعل على DocSend ضمن "المستندات". في الصورة أعلاه ، قمت بتضمين 3 وثائق فقط. ومع ذلك ، إذا كانت القائمة طويلة ، يمكنك البحث عن المستند المطلوب في نافذة البحث. يمكنك حتى تحميل مستند ثم هناك باستخدام DocSend for Outlook إذا كان المستند المطلوب غير موجود في القائمة.

بمجرد تحديد المستند المرغوب الذي تريد إرساله إلى زميلك أو صديقك ، يمكنك البدء في تعيين خصائصه. عند تحديد مستند لإرساله عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك رؤية النافذة التالية في DocSend for Outlook.

كما ترى في الصورة أعلاه ، لكل مستند محدد يمكنك ،

• السماح (أو عدم السماح) بالمشاهدة المجهولة
• السماح (أو عدم السماح) بتحميل
• تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية (أو عدم تعيينه)
• حماية رمز المرور (أو عدم تعيين كلمة مرور للمستند)

كل من تحتوي 4 علامات تبويب على أزرار تشغيل وإيقاف على اليمين. بهذه الطريقة ، يمكنك تحديد (والتحكم) في ما يمكن للمستلم فعله بالوثيقة. على سبيل المثال ، إذا حددت "إيقاف" لـ "السماح بالتنزيل" ، فسيتمكن المستلم فقط من عرض المستند ، ولكن لا يمكنه تنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص به. وبالمثل ، يمكنك أيضًا تعيين تاريخ انتهاء صلاحية للمستند ، عن طريق جعل خيار "تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية" على "".

وهكذا ، يتيح لك DocSend for Outlook تحديد حتى يمكن للمستلم رؤية المستند في صندوق البريد الخاص به. بعد تاريخ انتهاء الصلاحية (والوقت) ، لن يرى المستلم المستند على الإطلاق. هذه الميزة مفيدة جدًا للمستندات ذات العمر المحدود ، مثل التقارير اليومية أو الإحصاءات.

إذا لم يكن المستند محميًا بكلمة مرور ، فلا تقلق! يمكنك الآن تعيين كلمة مرور باستخدام DocSend for Outlook. ببساطة ، انقر فوق الزر "تشغيل / إيقاف" أمام "حماية رمز المرور" ويمكنك إدخال كلمة المرور من ثم وإلى هناك.

أخيرًا ، بمجرد تحديد جميع الخيارات وتعيين خصائص المستند المراد إرساله ، يمكنك الآن إدراج رابط للمستند. هذا شيء ولكن DocSend لـ Outlook بإنشاء ارتباط فريد للمستند الذي ستقوم بإرساله. سيتم إدراج هذا في نص البريد الإلكتروني.

سيرى المستلم هذا الرابط في البريد الإلكتروني المستلم ، بدلاً من المستند نفسه. عندما ينقر المستلم على الرابط ، يتم فتحه في المتصفح. من هناك ، يمكن للمستلم عرض المستند أو تنزيله أو طباعته ، اعتمادًا على ما يتم توفيره لك من قبل المستلم. تبدو النافذة كما يلي:

وبصرف النظر عن الإجراءات العادية ، يقدم DocSend for Outlook ميزة أكثر إثارة للاهتمام. يمكن للمستلم التعليق أو طرح أسئلة بناءً على المستند من خلال DocSend for Outlook.

Conclusion

نعتقد أن DocSend for Outlook هو أداة جيدة لإدارة المستندات. يمكن معالجة معظم المشكلات المتعلقة بالمستندات ، مثل إرسالها ، وحمايتها باستخدام كلمات المرور وإدارة قائمة المستلمين بشكل جيد مع DocSend for Outlook. يمكنك قراءة المدونة على DocSend for Outlook على مدونة DocSend.

دعنا نعرف كيف تتخذ هذه الأداة.