التعاون في Microsoft Office: مؤلم ولكنه غير مستحيل

لقد كان Microsoft Office منذ فترة طويلة المعيار الذهبي لإنشاء وتحرير وتنسيق الوثائق الخطيرة. على الرغم من ذلك ، فقد تخطى محرر مستندات Google وغيره من المنافسين المستندين إلى الويب Office من خلال تسهيل مشاركة المستندات وتداولها في الوقت الفعلي.

أدخل مجموعات Office الجديدة. وقد تم إصدارها في وقت سابق من هذا العام ، حيث تم تعويضها عن طريق السماح لك بالتعاون مع أشخاص آخرين من خلال مزيج من تطبيقات سطح المكتب والمتصفح. تعتبر الميزات خطوة في الاتجاه الصحيح ، ولكن التعاون الجديد لـ Microsoft يفشل في النهاية بنفس السهولة التي ينبغي أن تكون عليه.

سواء كنت تفكر في شراء اشتراك Office 365 أو شراء برنامج Office 2013 Desktop أو بالفعل استخدام إما قراءة واحدة لمعرفة المزيد عن الألم ونشوة التفويض.

[المزيد من القراءة: أفضل خدمات البث التلفزيوني]

لقد اختبرت التعاون لـ Word و Excel و OneNote و PowerPoint ، مع زملاء على حساب Office 365 Small Business Premium ومع أشخاص خارج الشركة ليس لديهم Office 2013.

التعاون مع الأطراف الخارجية

لمشاركة مستند مع المتعاونين ، يجب أولاً حفظه عبر الإنترنت إلى SkyDrive.

من خلال استخدام التخزين السحابي SkyDrive و Office Web Apps ، يتيح لك Office الجديد مشاركة أي شخص داخل المؤسسة أو خارجها.

على سبيل المثال ، يستطيع منشئ المستند دعوة أي شخص لعرض أو تحرير مستند في Word التطبيق على شبكة الإنترنت. اذهب إلى قائمة ملف وانقر فوق مشاركة ، مما يوفر خيارات للحصول على الآخرين على متن الطائرة. في الأساس ، يمكنك إنشاء رابط مشاركة وإرساله عبر البريد الإلكتروني أو المراسلة الفورية ، أو يمكنك إنشاء دعوات بالبريد الإلكتروني لجهات اتصال Outlook التي تقوم بتعيينها. في كلتا الحالتين ، قبل إنشاء أو إرسال الارتباط ، يجب عليك حفظ المستند إلى SkyDrive.

مشاركة العمل في Word أو Excel أو PowerPoint عن طريق إرسال رابط إلى شخص ما يخوله لعرض المستند أو تحريره.

عندما يقوم المستلم بالنقر فوق الارتباط ، حيث تفتح نافذة المستعرض الملف في Word أو Excel أو OneNote أو PowerPoint Web App. يجب أن تدرك أنه حتى إذا أرسلت رابطًا يخول المستلم لتعديل المستند ، سيشاهد المستلم الرسالة المنبثقة نفسها التي تصدرها جميع تطبيقات Office عند فتح أي مستند عبر البريد الإلكتروني أو تنزيل الإنترنت ، محذراً من أنه نظرًا لأن الإنترنت تكون غير آمنة ، بشكل افتراضي يمكنك فقط قراءة المستند. يجب أن يقوم المستلم بالنقر فوق زر لتمكين التحرير - خطوة فردية ، لأنك قمت بإنشاء ارتباط بشكل خاص لتمكينه / ها من تحرير المستند.

يمكنك أنت والمؤلفون الخاصون بك العمل على المستند في نفس الوقت ، مع اثنين من القيود. في Word ، على سبيل المثال ، لا يمكنك أنت وزملائك تحرير نفس الفقرة في نفس الوقت. إذا حاولت القيام بذلك ، فستتلقى رسالة منبثقة بهذا المعنى.

عندما تقبل دعوة لتضمين مستند ، يتم تشغيله في تطبيق ويب في وضع القراءة فقط ، حتى إذا كان لديك تحرير إذن. علاوة على ذلك ، لا يمكنك في الواقع رؤية العمل الذي قام به المؤلف المشارك حتى يقوم ذلك الشخص بحفظه. يمكنك أن تقول في الوقت الحقيقي ، لحسن الحظ ، أن شخصًا آخر يعمل على المستند ، حيث ينبثق التطبيق أسماء coauthors. (بدلاً من ذلك ، انقر فوق ملف> معلومات لعرض من خلف الكواليس لمن يقوم حاليًا بتحريره.) إذا لم يكن المحرر الآخر قد قام بتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft ، فسوف يظهر هو أو هي كعامل "ضيف" عام.

لا تظهر التغييرات المحفوظة تلقائيًا. بدلاً من ذلك ، يقوم برنامج Word بإعلامك بأن التحديثات متوفرة ، ويجب عليك حفظ أزرار النقرات أو النقر عليها لرؤية عمل المؤلف المشارك. بمجرد القيام بذلك ، تظهر التغييرات مظللة باللون الأخضر الباهت.

Coauthoring يعمل بشكل جيد حتى عندما يستخدم شخص واحد تطبيق Word Web والآخر يستخدم تطبيق سطح المكتب. ينطبق الأمر نفسه على OneNote ، حيث تظهر التغييرات تلقائيًا ، كما يتم إبرازها باللون الأخضر الباهت.

يتيح لك Word و Excel و PowerPoint 2013 لسطح المكتب مشاركة المستندات مع زملائك في العمل عن طريق إنشاء دعوات بالبريد الإلكتروني بإذن العرض أو التحرير.

لا يمكنك المشاركة في Excel أثناء عمل شخص واحد في برنامج Excel لسطح المكتب. إذا حاولت ، فستتلقى رسالة تفيد بأن جدول البيانات مغلق. ولكن يمكنك المشاركة في تطبيق Excel Web App ، والذي يعد محدودًا جدًا في الوظائف. لا تظهر التغييرات تلقائيًا إلا بعد مغادرة أحد المؤلفين لخلية ، وبما أنه لا يتم تمييزها ، فليس من السهل دائمًا معرفة ما الذي قام به المؤلف المشترك. لكن التطبيق يشير إلى متى يقوم الآخرون بالتحرير بنشاط.

يتم تمييز التغييرات ، بعد الحقيقة.

توصي Microsoft أن تلتصق الشركات المشاركة لـ PowerPoint إما بسطح المكتب أو تطبيق الويب ، وليس كلاهما في نفس الوقت. إذا كان هناك شخص يستخدم إصدار سطح المكتب والآخر يعمل في المستعرض ، فقد لا يتم حفظ التغييرات بشكل صحيح. لا يجب حفظ تغييرات PowerPoint ، مع ذلك. بدلاً من ذلك ، تظهر بعد أن ينتهي المحرر من العمل مع كائن ، مثل صورة أو مربع نص.

التعاون مع الزملاء

تُظهر تطبيقات سطح المكتب Office 2013 من الذي يعمل على المستند الخاص بك ، ضمن رمز في الجزء السفلي يسار النافذة.

الأشخاص الذين يعملون في المؤسسات التي اشتركت في خطة عمل Office 365 لديهم أدوات تعاون غير متوفرة في إصدارات العملاء. من بين أمور أخرى ، يوفر Office 365 Small Business Premium و Office 365 Midsize Business خوادم SharePoint و Lync المستضافة من أجل التعاون والاتصالات الموحدة ، على التوالي.

عملية إنشاء المستندات ودعوة زملاء العمل لمشاركتها إما كمشاهدين أو محررين هي أساسًا نفسه هنا كما هو الحال بالنسبة للمستهلكين. هناك غرابة يجب أن تعرفها ، ولكن. بشكل افتراضي ، عند قبولك دعوة لتحرير مستند لأول مرة ، يقوم Office 365 بتشغيل تطبيق الويب ذي الصلة ، حتى إذا كان لديك تثبيت سطح مكتب من Office 2013. وللتحميل في Word المكتبي ، يجب النقر فوق تحرير في Word زر داخل تطبيق Word Web وانتظر حتى يتم تشغيل البرنامج ، وهي خطوة إضافية تستغرق وقتًا طويلاً.

للحفاظ على علامات التبويب في مستند تمت دعوتك للمشاركة فيه ، انقر على الرابط متابعة في الدعوة.

يمكن لمشرف Office 365 تغيير هذا الإعداد الافتراضي بشكل عميق داخل إعدادات الموقع المشترك بحيث يتم تشغيل المستندات في تطبيق سطح المكتب. إنه أمر سيء للغاية ولا يمكنك اختيار إما سطح المكتب أو تطبيق الويب قبل إطلاق أي منهما.

لاحظ أيضًا أنه على الرغم من أنك قد تتوقع أن يظهر المستند الذي قمت بتحريره في مساحة عمل SkyDrive Pro تلقائيًا ، ليس هذا هو الحال. تظهر المستندات افتراضيًا فقط في ملفات SkyDrive الخاصة بمنشئها.

المستندات التي تم اتباعها توفر روابط إلى المستندات التي شاركها الآخرون معك. ولكن لا يمكنك مشاهدة قائمة المستندات المتتبعة من شاشة SkyDrive Pro الافتراضية.

لإعادة زيارة مستند تم إنشاؤه بواسطة زميل عمل ، يجب النقر فوق ارتباط إلى المستند. إحدى الطرق هي العثور على دعوة البريد الإلكتروني التي تحتوي على هذا الرابط. الطريق الأسهل هو اتباع الملف المشترك عن طريق النقر فوق الخيار متابعة في الدعوة الأصلية. يضع هذا الإجراء رابطًا للمستند ضمن "المستندات المتبعة" في شريط التنقل الأيسر في مساحة عمل SkyDrive Pro ، تحت "المستندات".

إذا قمت بإعداد ملف أخبار في ملف تعريفك في Office 365 ، فسيتم إعلامك بالتغييرات للوثائق التي تتابعها. ولكن عليك النقر فوق المستندات المتبعة لمشاهدة هذه الملفات. كان بإمكان Microsoft أن تسهل الأمور باستخدام واجهة أظهرت المستندات المتبعة إلى جانب مستندات المستخدم.

الدردشة أثناء التعاون

ليس من الواضح كيفية استخدام المراسلة الفورية داخل المستند.

نزعة رئيسية أخرى لاحظناها في اضطرت بيئات عمل Office 365 إلى القيام بالدردشة. عند تسجيل الدخول ، تمكنت من إرسال رسالة فورية إلى أحد الزملاء من تطبيق Outlook Web بالنقر فوق عنصر "الأشخاص" في الجزء العلوي من الشاشة الرئيسية لـ Office 365. ولكن إذا قمت بالنقر فوق SkyDrive للعمل على مستند ، فقد طلبت مني نافذة إنهاء جلسة IM ، ولم أستطع استخدام Outlook Web App إلى IM أثناء العمل على مستند مشترك. وقالت مايكروسوفت إن هذا ليس من المفترض أن تعمل.

يتيح لك Lync المؤتمر والدردشة من سطح المكتب.

لقد تبين أن هناك طريقة أخرى لـ IM في Office 365: يجب تشغيل تطبيق Lync لسطح المكتب المتضمن في برنامج Office 2013 Desktop ، وتسجيل الدخول إلى حسابك من داخل Lync. يمكنك بعد ذلك إرسال رسائل إلى الزملاء الذين يقومون بتعبئة المستندات من داخل المستند بالنقر فوق أسمائهم في قائمة المحررين النشطين.

أو ، على الأقل ، يمكنك نظريًا. في اختباراتنا ، وجدنا أنه في بعض الأحيان كان رمز IM غير نشط حتى مع إظهار Lync للطرف الآخر على أنه موجود. من الواضح أن لدى Microsoft الكثير من العمل الذي يجب القيام به لجعل المحادثة مجدية للمتعاونين. من الصعب فهم قرار إنشاء اثنين من خدمات الدردشة التي لا تتكامل مع بعضها البعض ، كما أن الحاجة إلى تشغيل تطبيق منفصل بمجرد تسجيل الدخول إلى خدمة الويب أمر مزعج. السلوك غير المنتظم لـ Lync هو التثليج على الكعكة.

أسفل السطر على التعاون

إليك ما تبدو عليه دعوة التعاون في تطبيق ويب Excel. من هنا ، لا يمكنك المشاركة مع شخص ما باستخدام برنامج Excel لسطح المكتب.

تريد Microsoft بوضوح تمكين الأشخاص من التعاون في المستندات ، لكن مجموعات Office الجديدة لا تجعل الأمور سهلة. تعتبر العمليات المختلفة للتأليف المشترك في التطبيقات الأساسية محيرة. في Word ، بشكل خاص ، يتم إبطاء التعاون من خلال شرط أن يقوم كل المعنيين بحفظ المستندات أو تحديثها لمشاهدة تغييرات بعضهم البعض. يتناقض هذا الإعداد بشكل حاد مع تطبيق معالجة الكلمات من Google ، والذي يعرض التغييرات أثناء كتابتها للمستخدمين.

مشاركة المستندات في بيئات عمل Office 365 أيضًا غير بديهية بلا داع ، مما يجعل من الصعب العثور على مستند مشترك لم تنشئه ، أو للدردشة مع زميل أثناء فتح ملف. من الجميل أن تقوم Microsoft باتخاذ الخطوات في الاتجاه الصحيح ، ولكن حتى الآن هذه خطوات جيدة في أحسن الأحوال. إذا كان التعهد هو جزء منتظم من سير عملك ، فإن Office الجديد يمكّن ذلك ، ولكن في النوبات ويبدأ. إما أن تتعرف على هذه المراوغة من الداخل والخارج حتى تتمكن من حلها أو التفكير في استخدام Google Apps for Business بدلاً من ذلك.