كن منتجًا أكثر في Microsoft Outlook

هل تعتمد على Microsoft Outlook لطلبات البريد الإلكتروني والجدولة الخاصة بك؟ هل أنت منزعج من عميل البريد الإلكتروني؟ حسنًا ، انضم إلى النادي - الآلاف من مستخدمي Outlook يضغطون على Microsoft لتحسينات في الإصدار التالي. ولكن هذا الأسبوع دعونا لا نشكو فقط من Outlook. أنا هنا لأخبرك بكيفية تحسينها. تابع القراءة للحصول على النصائح والأدوات التي ستجعلك أكثر إنتاجية ، الآن.

إيقاف تنبيهات الرسائل الجديدة في Outlook

انتظر ، هل قرأت هذا الحق؟ إيقاف تشغيل تنبيهات Outlook التي لديك البريد؟ لماذا على الأرض تريد أن تفعل ذلك؟ في كلمة واحدة: الإنتاجية.

فكر في الأمر: تتدفق الرسائل الجديدة باستمرار إلى صندوق الوارد الخاص بك ، وبصورة مفترضة ينبهك Outlook إلى كل رسالة.

وهذا لا يختلف كثيرًا عن زميل العمل الذي يظهر رأسه في مكتبك كل خمس دقائق لطرح سؤال. ﺗﺣدث ﻋن اﻧﻘطﺎﻋﺎت ﻣﻘﺎوﻣﺔ اﻹﻧﺗﺎﺟﯾﺔ!

ﺑﻧﺎءً ﻋﻟﯽ ذﻟك ، ﻗد ﺗرﻏب ﻓﻲ ﻣﺣﺎوﻟﺔ اﻟﺣﯾﺎة دون اﻟﺗﻧﺑﯾﮭﺎت. إن تعطيلها أسهل مما تظن:

1. اختر أدوات ، خيارات ، وانقر فوق خيارات البريد الإلكتروني.
2. انقر فوق خيارات متقدمة للبريد الإلكتروني.
3. قم بإلغاء التحديد المربع بجوار "تشغيل صوت".
4. قم بإلغاء تحديد المربع الموجود بجوار "تغيير مؤشر الماوس لفترة وجيزة."
5. قم بإلغاء تحديد المربع الموجود بجوار "إظهار رمز مغلف في منطقة الإعلام."
6. قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار المربع بجوار "عرض تنبيه سطح مكتب بريد جديد."
7. انقر فوق موافق ، ثم انتهى

سوف يستمر Outlook في جلب (أو استلام) البريد الجديد في فواصل زمنية مجدولة بانتظام ، ولكن دون أي من المقاطعات المعتادة.

وبعبارة أخرى ، يمكنك مراجعة صندوق الوارد الخاص بك على الجدول الخاص بك ، وليس في برنامج Outlook.

تعديل خطوط الموضوع من بريد إلكتروني Outlook المؤرشف

دعنا ننظر إلى آخر إزعاج بالبريد الإلكتروني: خطوط الموضوع التي لم تعد قم بمطابقة محتوى الرسالة.

افترض ، على سبيل المثال ، أن تقوم أنت وبعض زملائك في العمل بتبادل رسائل البريد الإلكتروني حول نزهة الشركة. في مكان ما على طول الطريق ، يتحول الحوار إلى توقعات المبيعات ، وعند هذه النقطة يتم لصق بعض الشخصيات الجديدة. الآن هي رسالة إلكترونية تريد الاحتفاظ بها كمرجع في المستقبل.

مشكلة واحدة فقط: لا يزال سطر الموضوع يقرأ "نزهة الشركة". لن يكون ذلك مفيدًا بشكل خاص عند البحث عن رسالة حول أرقام المبيعات.

لحسن الحظ ، يحتوي Outlook على ميزة مخفية تتيح لك تحرير سطر موضوع البريد الإلكتروني. في ما يلي كيفية إجراء ذلك:

1. في Outlook ، افتح البريد الإلكتروني المعني (لا يمكنك إجراء ذلك باستخدام معاينات الرسائل ؛ عليك النقر نقرًا مزدوجًا فوق الرسالة لفتحها في نافذة جديدة.)
2. انقر في أي مكان في سطر الموضوع لوضع المؤشر الخاص بك.
3. قم بتحرير الموضوع كما تراه مناسبًا.
4. اضغط على Enter ، ثم اقبل أي تحذير يعطيه لك Outlook.

هذا كل شيء! يمكنك الآن إرسال البريد الإلكتروني باستخدام سطر موضوع أكثر ملاءمة - ومعرفة في اللحظة -

استخدام Outlook للوصول إلى حساب Twitter الخاص بك

إذا كنت تستخدم Outlook لإدارة جهات الاتصال الخاصة بك ، والتقويم ، البريد الإلكتروني ، وما شابه ، لماذا لا تستخدمه للتويتر أيضًا؟ هذه هي الفكرة من وراء TwInbox ، وهو برنامج إضافي مجاني يضيف شريط أدوات Twitter إلى Outlook.

بمجرد تثبيت TwInbox ، يضيف مجلد جديد إلى صندوق الوارد الخاص بك. (يمكن أيضًا إنشاء مجلدات فردية لكل مرسل ، والتي يمكن أن تكون مفيدة من وجهة نظر تنظيمية - ما لم تتابع الكثير من الأشخاص.)

من هناك ، ما عليك سوى توفير اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بك على Twitter ، و presto: إنه يجلب كل تويت من حسابك ويتيح لك قراءتها مثلما تقرأ البريد الإلكتروني.

كل ما يتطلبه الأمر لإرسال كلمتك الخاصة أو إرسال رسالة مباشرة أو الرد على رسالة أو إعادة شيء ما. يقوم TwInbox بذكاء باختصار بقطع عناوين URL طويلة عبر TinyURL.

يظهر لك شريط الأدوات أيضًا معاينة للتغريدات الجديدة عند وصولها ، مما يوفر عليك الانتقال إلى مجلد التغريدات في كل مرة تريد فيها البحث عن التحديثات.

In باختصار ، TwInbox هو أداة صغيرة رائعة ، ويجب أن يكون بين مستخدمي أي من مستخدمي Outlook المحبين للتويتر. أتمنى أن تتمكن من التعامل مع أكثر من حساب Twitter واحد ، لكن لا يمكنني المجادلة مع السعر: TwInbox مجاني.

إضافة المدقق الإملائي إلى Outlook Express

يحتاج قارئ Karl إلى المساعدة في الإملاء. على وجه التحديد ، يحتاج إلى مدقق إملائي لبرنامج Outlook Express ، لأن الأسلوب الذي يستخدمه الآن هو التعريف الدقيق لـ "الإزعاج".

يقول Karl أنه يقوم بتكوين رسائل جديدة في WordPerfect ، يقوم بالتدقيق الإملائي هناك ، ثم يقوم بتصدير النص لـ الاستيراد في Outlook Express. هذا جنون! (على محمل الجد ، كارل ، من أي وقت مضى سمعت من النسخ واللصق؟)

لحسن الحظ ، يمكن لهذا الإجراء المليء بالمتاعب تنتهي الآن. الخيار الأول هو تثبيت مدقق إملائي لجهة خارجية ، مثل المدقق الإملائي المسمى aely المسمى OE. (على الرغم من أن صفحة التنزيل الخاصة بنا تنص على أنه برنامج مشترك ، فإن صفحة المنتج الخاصة بالمؤلف تقول أن الوظيفة الإضافية مجانية.)

ولكن بدلاً من ذلك ، أنصحك بالترقية إلى Windows Live Mail. يوفر هذا الاستبدال المجاني من OE من Microsoft واجهة أكثر بساطة وبعض الميزات الجديدة التي تشتد الحاجة إليها ، بما في ذلك البحث الديناميكي (تظهر النتائج أثناء الكتابة) ، وتصفية الرسائل غير المرغوب فيها ، والتقويم الذي يمكنه المزامنة مع تقويم Windows Live عبر الإنترنت. يحتوي على مدقق إملائي أيضاً.

هذا يعمل في Outlook 2003 و 2007؛ لست متأكدًا من الإصدارات السابقة.

Rick Broida يكتب مدونة PC World خالية من المتاعب. اشترك للحصول على رسالة إخبارية من ريك أرسل إليك كل أسبوع.