5 مساءً: سهولة إدارة المشاريع القابلة للتخصيص

إدارة المهام وترتيب أولوياتها هو المفتاح للوفاء بالتزامات العمل. تقريبا كل الأعمال المهنية لديه طريقة لإدارة المشاريع الصغيرة والتعاون بفعالية مع الآخرين لإنجاز المهمة. ولكن هل يمكن تحسينها؟

أذكر أحد العملاء الذين أظهروا لي بفخر نظام إدارة المهام الخاص به: طبع بدقة كل بند من بنود المهام على مذكرة لزجة وصفعه على مدي شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص به. عندما أصبحت إحدى المهام ذات أولوية عالية ، قام بتحريك الورق إلى أعلى من جانب جهاز العرض الخاص به ونقل الملاحظات الأخرى إلى الأسفل. عندما كان مشغولاً للغاية ، فاضت المذكرات إلى مكتبه ، متجهاً في خطين منظمين أسفل كل جانب من شاشته إلى لوحة مفاتيحه.

للأسف ، تحطم نظام إدارة مشروعه المحلي ليلة واحدة. جاء منظف مكتب جديد في وتنظيفة بجد رصده ومكتب. في صباح اليوم التالي ، وجد كل ما لديه من أغلفة مثبتة بدقة مرصوفة في كومة واحدة أنيقة عبر الهاتف. قضى نصف ساعة في اللجوء إلى أولويات مهمته.

[المزيد من القراءة: أفضل خدمات البث التلفزيوني]

ليس هناك أي مبرر للالتزام بنظام إدارة مشروع مستند إلى الورق عندما تتمكن العديد من خدمات الويب البسيطة من القيام بهذه المهمة الآن أفضل بكثير. تساعد هذه الخدمات أيضًا على ضمان تحديث جميع أعضاء فريق المشروع بشكل سريع حول تغيير المواعيد النهائية والتطورات الجديدة.

أحب برنامج QG | Software 5pm ، وهو تكلفة غير مكلفة نسبيًا (18 دولارًا في الشهر وما فوق) ، وخدمة إدارة مشروعات سهلة الاستخدام يمكن أن يساعدك في تحديد أولويات المهام الخاصة بك وإدارة المشاريع الصغيرة. وهي تتميز بواجهة مستخدم جيدة المظهر أكثر قابلية للتخصيص من معظم الخدمات الأخرى القائمة على الويب.

5 مساءً ليس مشروع Microsoft: لا يمكن إدارة المشاريع الكبيرة أو طويلة المدى بسهولة. ومع ذلك ، فإنه يتيح لك إنشاء وتحديث المهام والمشاريع سواء على الويب أو عبر البريد الإلكتروني. تتيح لك مخططات المخطط الزمني الجذابة بصريًا التحقق سريعًا من تقدمك. يمكن لـ 5 مساءً أيضًا دمج المواعيد النهائية للمشروع مع بعض خدمات التقويم.

بشكل عام ، تقدم الساعة 5 مساءً مجموعة شاملة من خدمات إدارة المشاريع التي يجب أن تناسب احتياجات معظم مستخدمي المهام الخفيفة.

لا توجد بطاقة ائتمان مطلوبة للتجربة

التسجيل للحصول على حساب بسيط. لا تحتاج حتى إلى توفير معلومات بطاقة الائتمان للتجربة المجانية. يدعم الإصدار 5pm معظم متصفحات الويب الشائعة ، بما في ذلك الإصدارات الحديثة من Internet Explorer و Firefox و Safari و Opera.

ستحتاج إلى تحديد نطاقك الفرعي الخاص (شيء على طول خطوط mycompany.5pmweb.com ") لتسجيل الدخول إلى الخدمة ولتمكين تكامل البريد الإلكتروني. توفر العديد من مقاطع الفيديو التعليمية القصيرة إرشادات أساسية حول كيفية استخدام الخدمة.

عند النقر فوق مشروع 5 مساءً ، تظهر قائمة تفاصيل المشروع ، بما في ذلك المهام ومؤشرات التقدم ، في الجزء الأيسر. ولكن مجرد التمرير فوق أحد المشاريع لبضعة ثوانٍ سينتج نافذة معلومات منبثقة مع تفاصيل إضافية.

بعد تسجيل الدخول ، سترى أربع علامات تبويب أسفل الجانب الأيسر من الشاشة: المشاريع ، الجدول الزمني ، التقارير ، والملفات الشخصية. من المحتمل أن تقضي معظم وقتك في العمل في علامة التبويب "المشاريع". النقر فوقها يعرض قائمة مشاريع في الجزء الأيمن. عند النقر فوق أحد المشروعات ، تظهر قائمة تفاصيل المشروع ، مثل المهام ومؤشرات التقدم ، في الجزء الأيسر. ببساطة تحوم حول مشروع لبضع ثوان ستوفر المزيد من التفاصيل في نافذة معلومات منبثقة ، لمسة لطيفة.

أنا أيضا أحب الطريقة التي يمكنك تخصيص مظهر الساعة 5 ، ببساطة سحب الأعمدة لتغيير العرض أو اللجوء البيانات. حتى الساعة 5 مساءً يمكن أن تتكامل مع التقاويم التي تدعم خلاصات iCalendar ، مثل Apple iCal و Mozilla Sunbird ، حتى تتمكن من التحقق من المواعيد النهائية لمشروعك في تطبيق التقويم. تعمل مزامنة البيانات هذه مع تقويم Google أيضًا ، ولكن لسبب ما (تلوم الشركة Google) ، تكون العملية أبطأ بكثير من تطبيقات Apple و Mozilla.

دمج البريد الإلكتروني

يمكنك إدخال المشاريع والمهام مباشرة باستخدام واجهة الويب ؛ بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاؤها عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى عنوان 5 مساءً المخصص. يمكنك أيضًا استخدام البريد الإلكتروني لإضافة ما يصل إلى 20 ميغابايت من ملفات المستندات وتحديث نسبة الانتهاء من المهمة. تتيح لك المعلمات الموجودة في سطر موضوع البريد الإلكتروني إمكانية تحديد المزيد من التفاصيل مثل تواريخ البدء والمواعيد النهائية.

يعمل تكامل البريد الإلكتروني لـ 5 مساءً على تسهيل تحديث معلومات المشروع باستخدام جهاز محمول بشكل خاص. حتى إذا كانت شاشة الهاتف المحمول الصغيرة غير كافية لعرض واجهة الويب على الساعة 5 مساءً ، فلا يزال بإمكانك النقر على بريد إلكتروني لتحديث حالة المشروع.

5 مساءً يدعم أربعة أنواع من المستخدمين حتى تتمكن من ضبط الوصول إلى الخدمة. يمكن للمسؤولين القيام بكل شيء ؛ يمكن للمستخدمين تحرير المشاريع والمهام للفرق التي تقوم بتعيينها لهم ؛ يمكن للمستخدمين الخارجيين عرض المشاريع والمهام لفرقهم ؛ يمكن للعملاء الاطلاع على مشاريعهم الخاصة وتعديلها.

How 5pm Stacks Up

لقد ناقشت خدمات إدارة المشاريع الأخرى في عمود سابق. 05:00 يعالج أكثر من Basecamp شعبية ، ولكن لا يزال من السهل على neophyte إدارة المشاريع لفهم. ومع ذلك ، فإنها لا تقدم جميع القدرات الحالية للراية الراقية ، والتي أضافت مؤخراً تعاوناً في المعرفة على غرار ويكي.

تتوفر خمس خطط مدفوعة لخمسة أيام بعد الظهر ، بتكاليف تتراوح بين 18 إلى 175 دولاراً في الشهر. تدعم الخطة الأساسية خمسة مستخدمين ، وعشرة مشاريع نشطة ، و 250 ميغابايت من تخزين البيانات ، في حين تسمح الخطة المتقدمة للمستخدمين والمشروعات غير المحدودة ، وتخزين السعة التخزينية عند 5 جيجابايت. يتوفر إصدار تجريبي مجاني لمدة 14 يومًا.

لا يزال Basecamp يحكم المجثم عندما يتعلق الأمر بخدمات إدارة المشروعات على مستوى المبتدئين. ولكن إذا كنت تريد شيئًا قليلاً ، فكر في الخامسة مساءً.

ريتشارد موروشوف هو مستشار وكاتب في مجال تكنولوجيا المعلومات. أرسل له أسئلة حول استخدام التكنولوجيا في عملك الصغير المتصل بالشبكة الصغيرة الحجم عبر البريد الإلكتروني. قد يقوم PC World بتحرير استفسارك ولا يمكنه ضمان الإجابة على جميع الأسئلة.