5 نصائح قوية لزيادة شحن سير العمل بتنسيق pdf

إذا كنت مالك شركة صغيرة أو مستقلاً ، فمن المحتمل أنك تقوم بمعالجة الكثير من ملفات PDF. سواء كانت فواتير أو تقديرات أو حتى مستندات عقد ، يتم إرسال كل شيء تقريبًا في ملفات PDF هذه الأيام.

كلما زاد عدد ملفات PDF ، أصبحت إدارتها مشكلة. إليك بعض النصائح لمساعدتك في زيادة تدفق عملك.

1. وثائق التعرف الضوئي على الحروف مع FreeOCR

تعد ميزة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) بمثابة تقنية رائعة تقوم بمعالجة ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا أو التي تم تنزيلها وتجعل النص قابلاً للتعريف. قد يكون هذا مفيدًا بشكل خاص لفهرسة الصفحات التي تقوم بمسحها ضوئيًا باستخدام الماسح الضوئي. FreeOCR هي أداة مجانية لنظام التشغيل Windows تقوم بذلك.

إنه تطبيق خفيف الوزن يتماشى مع ملفات PDF الخاصة بك ، ويحلل محتواها ويحول النص غير القابل للتحديد في نموذج الصورة / PDF إلى نص عادي يمكنك العمل عليه.

2. إنشاء وتحرير ملفات PDF مع برنامج Foxit Reader

برنامج Foxit Reader عبارة عن قارئ PDF مجاني لنظام التشغيل Windows ، لكنه يمكنه فعل الكثير من قراءة ملفات PDF. تبدو واجهة Foxit قريبة بشكل خطير من مجموعة Microsoft Office ، ولكن إذا نظرنا إلى الجانب الأكثر إشراقًا ، فسيشعر مستخدمو Office بالراحة في المنزل. يمكنك إنشاء مستند في MS Word / Excel تمامًا كما تفعل الآن ، ولكن بدلاً من استخدام أداة التصدير المدمجة من MS ، يمكنك استخدام خيار Foxit المحسن كثيرًا بدلاً من ذلك.

ملاحظة مهمة: Foxit Reader يقوم بتجميع البرامج الدعائية (قراءة أشرطة الأدوات المزعجة) وإيقاف تشغيلها مع منتجها. لذلك تراقب عن كثب خطوات التثبيت وتأكد من تحديد وضع التثبيت المخصص بدلاً من الوضع الافتراضي.

إذا كان لديك برنامج Foxit Reader مثبتًا ، فيجب أن ترى خيارات PDF في برامج Office الموجودة في قائمة الشريط. إذا كنت تبحث عن طريقة أكثر ابتكارًا لإنشاء ملفات PDF ، فإن برنامج Foxit أمر لا بد منه. يمكنك أيضًا استخدام Foxit لتعليق ملفات PDF وإبرازها.

3. حفظ ملفات PDF إلى Google Drive

يمنحك Google Drive مساحة تخزينية تبلغ 15 غيغابايت مجانًا والتي يمكنك توسيعها عن طريق دفع رسوم سنوية. 15 جيجابايت ستكون كافية لمعظمنا. لماذا تريد حتى تحميل ملفات PDF الخاصة بك إلى Google Drive ، تسأل؟ حسنًا ، نفس السبب وراء عمل نسخة احتياطية للأشياء إلى السحابة. امتلاك نسخة عبر الإنترنت أمر منطقي دائمًا.

ومع Drive ، يمكنك القيام بالكثير أكثر من مجرد نسخ ملفات PDF احتياطيًا. يعني نظام إدارة المجلدات في Google Drive أن جميع ملفات PDF الخاصة بك يمكن إيداعها بطريقة منهجية مما يقلل من وقت الاسترجاع في وقت لاحق. يمكنك أيضًا إرفاقها بسرعة بالبريد الإلكتروني الخاص بك في Gmail عندما تحتاج إلى إرسال PDF إلى شخص ما. تضمن ميزة المرفقات الممتازة في Gmail ألا يضطر المستلم أبدًا إلى مغادرة المتصفح إذا كان يريد فقط إلقاء نظرة على المرفق.

4. قم بتشغيل OCR في Google Drive

يدعم Google Drive التعرف الضوئي على الحروف. مما يعني حفظ ملفات PDF الخاصة بـ OCR'd وتتيح لك البحث عنها مباشرةً.

لتمكين هذه الميزة ، انقر على أيقونة الإعدادات من صفحة Google Drive ، ثم انتقل إلى إعدادات التحميل وحدد الخيار الذي يشير إلى تحويل النص من ملف محمّل وملف صور تم تحميله. الآن سيتم فحص كل ملف PDF تقوم بتحميله وتحويله إلى تنسيق قابل للبحث.

5. ابحث عن ملفات PDF باستخدام Google Drive (أو Evernote)

الآن وبعد أن أصبحت جميع ملفات PDF التي تم مسحها ضوئيًا هي OCR وتم تحميلها على موقع مركزي واحد ، يمكن استخدامها بشكل جيد. يمكنك استخدام Google Drive للبحث ليس فقط في ملفات PDF حسب العنوان ولكن أيضًا عن طريق النص الموجود داخلها.

لذلك إذا كنت لا تتذكر اسم ملف PDF الذي تبحث عنه ولكنك تتذكر محتواه بشكل غامض ، فيمكن أن يساعدك Google Drive بالتأكيد.

البديل: يوفر Evernote وظائف مماثلة (ومحسنة) ولكنه متاح فقط لمستخدمي Evernote Premium. إذا كنت أحدهم ، لا يمكنني أن أوصي باستخدام Evernote لحفظ وفهرسة ملفات PDF الخاصة بك بدرجة كافية. نظرًا لأن تطبيق Evernote هو تطبيق لسطح المكتب ، فإن البحث يستغرق وقتًا أقل بكثير والتحديثات الأخيرة على بحث Evernote جعلته قويًا حقًا. إذا كنت على استعداد للدفع مقابل خدمة لإدارة ملفات PDF الخاصة بك ، فعليك بالتأكيد أن تبحث في Evernote.