3 ميزات مخفية في outlook.com لزيادة الإنتاجية

إذا كنت تستخدم بريد Outlook الإلكتروني بانتظام ، فربما يرجع السبب في ذلك إلى كونك إنسانًا وظيفيًا ومنتجًا على الأقل معتدل يساهم في المجتمع. لذلك ، مبروك. ولكن هناك دائمًا مجال أكبر قليلاً لأي شخص لزيادة الإنتاجية ورفع مستوى الأمور.

ربما لن تتغير بعض الميزات المخفية في Outlook بما يكفي لتزيد من مهاراتك الإنتاجية فجأة ، ولكن هذه الميزات سوف تساعدك على الأقل في قضاء وقت أقل في محاولة البحث في رسائل البريد الإلكتروني. لذا أعطهم رصاصة واحدة.

1. التخلص بسرعة من البريد غير الهام مع الاجتياح

ربما تكون قد رأيت زر Sweep يجلس في شريط القوائم أعلى Outlook.com ، لكن لا تعرف ما الذي يفعله. إنها تتيح لك حرفيًا أن تكتسح الفوضى في البريد الوارد بسرعة وفعالية. عند عرض بريد إلكتروني ، انقر فوق Sweep لإظهار إجراءات سريعة تتوافق مع رسالة البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية أو مرسلها.

على سبيل المثال ، إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني كجزء من رسالة إخبارية تريد أن يتولى Outlook العناية بها تلقائيًا ، فيمكنك الحصول على Sweep. يمكنك تلقائيًا حذف جميع رسائل البريد الإلكتروني من هذا المرسل من صندوق الوارد الخاص بك ، وحظر جميع رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية من المرسل ، والاحتفاظ بأحدثها ، وحذف الباقي تلقائيًا من هذا المرسل أو حذف رسائل البريد الإلكتروني دائمًا من المرسل الذي يتجاوز عمره 10 أيام.

Sweep قابلة للتخصيص وقابلة للتكيف مع المجلدات والفئات المختلفة ، بحيث يمكنك اختيار أرشفة هذه الرسائل الإلكترونية بدلاً من ذلك.

2. إدارة وتخصيص فئات Outlook الخاص بك

سواء كنت تعرف ذلك أم لا ، فمن المحتمل أنك تستخدم ميزة الفئات في Outlook. يعمل هذا تلقائيًا على فرز أنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات ذكية مناسبة وإظهار محتوى يستحق التركيز عليك. تعرض فئة الصور كل الصور في رسالة بريد إلكتروني وتعرضها في معرض جميل ، بينما توفر لك فئة تحديثات الشحن رمز التتبع والتحديثات على الحزمة.

لكن ما قد لا تعرفه هو أن هذه الفئات قابلة للتخصيص تمامًا ، وهناك ما هو متاح لك أكثر بكثير مما كنت قد قمت بتمكينه في الشريط الجانبي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إضافة الفئات الخاصة بك ووضع قواعد لرسائل البريد الإلكتروني التي تقع فيها.

لتخصيص الفئات ، انقر أيقونة الإعدادات في الجزء العلوي الأيسر من Outlook.com واختر إدارة الفئات من القائمة. هنا يمكنك اختيار أي من الفئات الطويلة التي تريد تمكينها (التصفية) والتي تريد أن تظهر على وجه التحديد في قائمة المجلدات للوصول السريع.

يمكنك أيضًا إنشاء الفئة الخاصة بك عن طريق النقر فوق فئة جديدة.

نصيحة: للاستفادة من فئة جديدة ، ضع في اعتبارك النقر فوق إدارة القواعد في قائمة " الإعدادات " وإنشاء قاعدة لفرز أنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا في هذه الفئة.

3. Outlook.com لديه اختصارات لوحة المفاتيح وفرة

هل أنت متعصب اختصار لوحة المفاتيح؟ أو ربما كنت تبحث فقط عن طرق أسرع لإكمال المهام الشائعة في Outlook. وفي كلتا الحالتين ، لدى Outlook اختصار لوحة المفاتيح لكل وظيفة بريد إلكتروني تستخدمها تقريبًا. هناك العشرات التي تغطي كل شيء من كتابة بريد إلكتروني إلى قراءة واحدة إلى اتخاذ إجراء.

لرؤية القائمة الكاملة لاختصارات لوحة المفاتيح التي يمكنك استخدامها ، فقط اضغط على ؟ المفتاح في أي مكان على Outlook.com. يمكنك أيضًا التحقق من لقطة الشاشة الموضحة أعلاه.

كيف يمكنك استخدام Outlook.com؟

الآن بعد أن عرفت كيف "تجتاح" رسائلك ، وتخصيص فئاتك الذكية والمناورة في طريقك باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح ، فأنت في طريقك إلى أن تصبح محترفًا في Outlook - وشخصًا يمكنه التغلب على مهمة البريد الإلكتروني الشاقة.